Das Telefon klingelt, während Sie beim Kunden sind, in der Behandlung stecken oder gerade die Mittagsbestellungen rausgehen. Sie lassen es klingeln, rufen später zurück und erreichen oft niemanden mehr. Irgendwann taucht die Frage auf, ob nicht jemand anderes diese Anrufe annehmen sollte. Dann kommt die zweite Frage: Was kostet ein Sekretariatsservice eigentlich, und lohnt sich das für einen Betrieb Ihrer Größe?
Vorweg die ehrliche Antwort: Einen festen Marktpreis gibt es nicht. Die Kosten für einen Sekretariatsservice hängen davon ab, wie viele Anrufe Sie haben, wie lange die Gespräche dauern, zu welchen Zeiten angerufen wird und was am Telefon passieren soll. Eine einfache Nachricht kostet weniger als eine Terminbuchung mit Rückfrage. Die Preise unterscheiden sich außerdem je nach Land, Anbieter und Vertragslaufzeit.
Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie sich die Preise zusammensetzen, wo die Kosten stecken, die in keinem Angebot auftauchen, und wie Sie Angebote so vergleichen, dass Sie hinterher keine Überraschung auf der Rechnung erleben.
Was kostet ein Sekretariatsservice? Die üblichen Preismodelle
Fast alle Anbieter arbeiten mit einem von vier Modellen oder mit einer Mischung daraus. Wer die Modelle kennt, kann Angebote überhaupt erst vergleichen.
Grundgebühr plus Inklusivkontingent
Sie zahlen monatlich einen festen Betrag. Darin ist eine bestimmte Zahl an Anrufen oder Minuten enthalten. Was darüber hinausgeht, wird einzeln berechnet, und zwar meist teurer als die enthaltenen Einheiten. Dieses Modell passt, wenn Ihr Anrufaufkommen über das Jahr ziemlich gleichmäßig ist. In Saisonbetrieben wie Gastronomie, Hotellerie oder im Handwerk vor dem Winter kann das Kontingent schnell aufgebraucht sein.
Abrechnung pro Minute
Bezahlt wird die tatsächliche Gesprächszeit. Achten Sie darauf, ob sekunden- oder minutengenau abgerechnet wird und ob die Nachbearbeitung mitzählt, also das Aufschreiben und Weiterleiten der Nachricht. Bei vielen kurzen Anrufen macht diese Taktung einen spürbaren Unterschied.
Abrechnung pro Anruf
Jeder angenommene Anruf kostet einen festen Betrag, egal ob er zwanzig Sekunden oder fünf Minuten dauert. Das ist gut planbar. Teuer wird es aber, wenn viele Anrufe nur kurze Fragen sind („Haben Sie heute offen?“) oder wenn Werbeanrufe mitgezählt werden.
Zusatzleistungen und Zuschläge
Hier entscheidet sich oft der Endpreis. Typische Posten sind:
- Einrichtungsgebühr beim Start
- Zuschläge für Abende, Wochenenden und Feiertage
- Terminvergabe in Ihrem Kalender statt bloßer Nachrichtenaufnahme
- Weiterleitung per SMS, E-Mail oder Messenger
- Fremdsprachige Annahme
- Individuelle Gesprächsleitfäden oder Schulung der Mitarbeitenden auf Ihren Betrieb
- Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfristen
Fragen Sie bei jedem Angebot nach, welche dieser Punkte enthalten sind. Ein günstiger Grundpreis ohne Abend- und Wochenendannahme ist für einen Restaurantbetrieb kaum etwas wert.
Die Kosten, die in keinem Angebot stehen
Wer nur auf die monatliche Rechnung schaut, übersieht die Hälfte der Rechnung. Ein Sekretariatsservice kostet Geld. Kein Sekretariatsservice kostet aber auch etwas, nur taucht das nirgends als Posten auf.
Verpasste Anrufe. Wer beim ersten Versuch niemanden erreicht, ruft oft einfach beim nächsten Betrieb an. Wie viele Aufträge oder Buchungen Ihnen so entgehen, wissen Sie meist gar nicht, weil diese Anrufer keine Nachricht hinterlassen.
Ihre eigene Zeit. Jeder Rückruf, jedes Abhören der Mailbox und jedes Hinterhertelefonieren kostet Arbeitszeit, oft genau die, in der Sie eigentlich abrechenbare Arbeit erledigen würden.
Unterbrechungen. Wer mitten in einer Aufgabe ans Telefon geht, braucht danach Zeit, um wieder hineinzufinden. Bei Handwerkern auf der Baustelle oder in der Praxis ist das besonders spürbar.
Nachbearbeitung beim Dienstleister. Bekommen Sie vom Service nur „Herr Soundso hat angerufen, bitte zurückrufen“, verlagert sich die eigentliche Arbeit wieder zu Ihnen. Eine gute Nachricht enthält Anliegen, Dringlichkeit und Rückrufnummer, im besten Fall ist der Termin schon gebucht.
Ein Arbeitstag durchgerechnet: der Sanitärbetrieb
Nehmen wir einen kleinen Heizungs- und Sanitärbetrieb in einer Kleinstadt: Inhaber, zwei Monteure, die Partnerin macht vormittags die Buchhaltung. Ein ganz normaler Dienstag im Oktober:
- 7:15 Uhr: Eine Hausverwaltung meldet einen tropfenden Heizkörper in einer Mietwohnung. Der Inhaber sitzt schon im Transporter.
- 9:40 Uhr: Eine Privatkundin fragt nach einem Termin für die Heizungswartung. Das Gespräch dauert, weil sie mehrere Fragen zum Ablauf hat.
- 10:05 Uhr: Ein Werbeanruf für Firmenversicherungen.
- 12:10 Uhr: Ein Lieferant bestätigt kurz eine Lieferung für morgen.
- 14:30 Uhr: Ein Neukunde möchte ein Angebot für ein Badezimmer. Er will einen Vor-Ort-Termin.
- 16:55 Uhr: Die Kundin von 9:40 Uhr ruft noch einmal an, um den Termin zu verschieben.
- 19:30 Uhr: Ein Anrufer meldet, dass die Heizung komplett ausgefallen ist. Kleinkinder im Haus.
Das sind sieben Anrufe, aber sehr unterschiedliche. Je nach Preismodell sieht die Rechnung ganz anders aus:
- Pro Anruf: Der Werbeanruf und die Lieferbestätigung kosten genauso viel wie das ausführliche Wartungsgespräch.
- Pro Minute: Die kurzen Anrufe sind günstig, das Wartungsgespräch und die Badanfrage schlagen stärker zu Buche, je nach Taktung auch die Nachbearbeitung.
- Mit Kontingent: Im Oktober, wenn die Heizsaison beginnt, ist das Kontingent schneller erschöpft als im Juni.
- Abendzuschlag: Der Anruf um 19:30 Uhr ist bei vielen Anbietern nur gegen Aufpreis abgedeckt oder gar nicht. Gerade dieser Anruf ist aber der wichtigste des Tages.
Ohne Service hätte der Inhaber abends sieben Rückrufe vor sich, einer davon ein Notfall, der vielleicht längst bei einem anderen Betrieb gelandet ist. Daran sehen Sie: Entscheidend ist nicht der niedrigste Einzelpreis, sondern welches Modell zu Ihrem tatsächlichen Anrufmuster passt.
Sekretariatsservice-Kosten richtig vergleichen: Checkliste
Bevor Sie Angebote einholen, lohnt sich eine Woche Vorarbeit. Danach können Sie jedes Angebot realistisch durchrechnen.
- Eine Woche lang Anrufe notieren. Uhrzeit, ungefähre Dauer, Anliegen. Auch die verpassten Anrufe aus der Anrufliste zählen.
- Anrufe sortieren. Was ist reine Info (Öffnungszeiten, Anfahrt), was ist Terminwunsch, was ist Bestellung oder Reservierung, was ist dringend, was ist Werbung?
- Zeiten festlegen. Brauchen Sie nur Ihre Geschäftszeiten abgedeckt, die Mittagspause, die Abende oder rund um die Uhr?
- Gewünschtes Ergebnis definieren. Reicht eine Nachricht, oder soll direkt ein Termin im Kalender landen?
- Ihre Woche in jedes Angebot einsetzen. Rechnen Sie Ihre echten Zahlen durch, nicht die Beispielrechnung des Anbieters.
- Nach Zuschlägen fragen. Abende, Wochenenden, Feiertage, Fremdsprachen, Einrichtung.
- Vertragsbedingungen prüfen. Laufzeit, Kündigungsfrist, was bei Überschreitung des Kontingents passiert.
- Testanruf machen. Rufen Sie während einer Testphase selbst an, auch zu ungünstigen Zeiten, und prüfen Sie, wie die Nachricht bei Ihnen ankommt.
Klassisches Telefonsekretariat oder KI-Telefonassistent?
Neben dem klassischen Telefonservice mit Mitarbeitenden in einem Callcenter gibt es inzwischen KI-Telefonassistenten. Sie nehmen Anrufe automatisch an, beantworten häufige Fragen, buchen Termine oder nehmen Bestellungen auf. Ringhum ist ein solcher Assistent.
Die Kostenlogik unterscheidet sich: Ein KI-Assistent ist nicht an Schichtpläne gebunden, deshalb fallen Abende, Wochenenden und mehrere gleichzeitige Anrufe meist nicht als eigene Zuschläge ins Gewicht. Wie genau abgerechnet wird, sollten Sie trotzdem beim jeweiligen Angebot prüfen, für Ringhum finden Sie das auf der Seite mit den Preisen.
Ehrlich gesagt passt nicht jede Lösung zu jedem Betrieb:
- KI eignet sich gut für wiederkehrende Anliegen: Terminbuchung, Öffnungszeiten, Reservierungen, Bestellungen, Nachrichtenaufnahme, Vorsortierung nach Dringlichkeit. Für Handwerksbetriebe mit vielen Anrufen während der Arbeit auf der Baustelle ist das oft eine große Entlastung, mehr dazu auf der Seite für Handwerker.
- Ein Mensch ist besser bei sehr erklärungsbedürftigen Gesprächen, bei emotional belastenden Situationen und überall dort, wo Verhandlungsgeschick oder Fingerspitzengefühl gefragt ist.
Viele Betriebe fahren mit einer Kombination am besten: Die Routine läuft automatisch, alles Heikle landet gezielt bei Ihnen.
Wann ein Mensch ans Telefon gehört
Kein Service, ob mit Menschen oder KI, sollte Ihnen jedes Gespräch abnehmen. Legen Sie vorher fest, welche Anrufe sofort zu Ihnen durchgestellt oder mit hoher Dringlichkeit gemeldet werden:
- Echte Notfälle, etwa Heizungsausfall im Winter, Wasserschaden oder ein Gast, der vor verschlossener Hoteltür steht.
- Beschwerden und Konflikte. Ein verärgerter Stammkunde will mit dem Chef sprechen, nicht mit einer Nachricht.
- Große Aufträge und Verhandlungen, bei denen es um Preise, Fristen oder Sonderwünsche geht.
- Sensible Themen, etwa gesundheitliche Fragen in einer Praxis oder rechtliche Angelegenheiten.
- Wichtige Stammkunden und Partner, die gewohnt sind, Sie direkt zu erreichen.
Ein guter Service erkennt solche Anrufe, sagt dem Anrufer ehrlich, was als Nächstes passiert, und gibt Ihnen alle Informationen, damit Ihr Rückruf sofort zielgerichtet ist.
Fazit: Erst das eigene Anrufmuster kennen, dann vergleichen
Die Kosten für einen Sekretariatsservice lassen sich nicht pauschal beziffern, aber gut einschätzen, sobald Sie wissen, wann, wie oft und weshalb bei Ihnen angerufen wird. Der konkrete nächste Schritt: Führen Sie ab morgen eine Woche lang eine einfache Anrufliste. Mit dieser Liste rechnen Sie zwei oder drei Angebote durch, inklusive Zuschlägen und Vertragsbedingungen, und machen bei Ihrem Favoriten einen Testlauf. Vergessen Sie dabei nicht die Gegenrechnung: Was kosten Sie die Anrufe, die heute niemand annimmt?
Häufig gestellte Fragen
Lohnt sich ein Sekretariatsservice auch für Selbstständige mit wenigen Anrufen?
Oft ja, gerade weil jeder einzelne Anruf zählt. Wer allein arbeitet, kann während eines Termins nicht abnehmen, und ein verpasster Neukunde wiegt schwerer als in einem großen Betrieb. Wichtig ist ein Modell ohne hohe Grundgebühr oder mit kleinem Kontingent. Rechnen Sie mit Ihrer tatsächlichen Anrufzahl und prüfen Sie, ob Sie flexibel kündigen können, falls sich Ihr Bedarf ändert.
Warum unterscheiden sich die Preise so stark zwischen Anbietern?
Weil die Leistungen sehr unterschiedlich sind. Manche Anbieter nehmen nur Namen und Rückrufnummer auf, andere buchen Termine, beantworten Fachfragen oder sind rund um die Uhr erreichbar. Dazu kommen verschiedene Taktungen, Zuschläge für Randzeiten und Vertragslaufzeiten. Vergleichen Sie deshalb nie nur den Grundpreis, sondern setzen Sie Ihre eigene Anrufwoche in jedes Angebot ein.
Sind die Kosten für einen Sekretariatsservice steuerlich absetzbar?
In der Regel handelt es sich um Betriebsausgaben, weil die Leistung für Ihr Geschäft erbracht wird. Wie genau das bei Ihnen behandelt wird, hängt aber von Ihrer Rechtsform, Ihrem Land und Ihrer individuellen Situation ab. Klären Sie das am besten mit Ihrer Steuerberatung, bevor Sie fest damit kalkulieren.
Merken Anrufer, dass sie nicht direkt mit dem Betrieb sprechen?
Das hängt von der Umsetzung ab. Ein guter Service meldet sich mit Ihrem Firmennamen, kennt Ihre Abläufe und gibt verlässliche Auskünfte. Bei einem KI-Assistenten sollten Anrufer ehrlich erfahren, mit wem sie sprechen. Die meisten Kunden stört das wenig, solange ihr Anliegen schnell und zuverlässig erledigt wird und sie bei Bedarf einen Menschen erreichen.
Wie schnell kann ein Sekretariatsservice starten?
Das variiert je nach Anbieter und Umfang. Eine einfache Rufumleitung mit Nachrichtenaufnahme ist meist schnell eingerichtet. Sollen Termine direkt in Ihren Kalender gebucht oder individuelle Abläufe hinterlegt werden, brauchen Sie etwas mehr Vorbereitung. Planen Sie Zeit ein, um Ihre häufigsten Fragen und Antworten aufzuschreiben, denn davon hängt die Qualität ab.
Was Ringhum hier tut: Ringhum nimmt Ihre Anrufe rund um die Uhr an, beantwortet häufige Fragen, bucht Termine, nimmt Bestellungen, Reservierungen und Nachrichten auf und antwortet auch auf WhatsApp. Dringende oder heikle Anliegen werden an Sie weitergegeben, statt sie automatisch abzuwickeln. Für Gespräche, die Erfahrung, Verhandlung oder persönliches Fingerspitzengefühl brauchen, bleiben Sie selbst die richtige Ansprechperson.
