Telefonsekretariat für Anwälte: Was Kanzleien wirklich brauchen

Es ist Dienstagvormittag, Sie sitzen in der Güteverhandlung beim Arbeitsgericht, das Handy ist stumm geschaltet. In der Kanzlei klingelt das Telefon. Am Apparat ist eine Frau, die gestern ihre Kündigung bekommen hat und wissen will, was sie jetzt tun muss. Ihre Fachangestellte spricht gerade auf der anderen Leitung mit einer Rechtsschutzversicherung. Nach sechs Freizeichen legt die Anruferin auf und wählt die nächste Kanzlei auf ihrer Liste.

Genau hier hilft ein Telefonsekretariat für den Anwalt. Es nimmt Anrufe an, wenn niemand in der Kanzlei frei ist, erfasst das Anliegen, vergibt Termine und leitet Dringendes sofort weiter. Für eine Kanzlei reicht das allerdings nicht. Sie braucht einen Telefondienst, der die Verschwiegenheit ernst nimmt, keine Rechtsauskünfte gibt und Fristensachen zuverlässig erkennt.

Dieser Artikel zeigt Ihnen, worauf es bei der Auswahl ankommt, wie ein typischer Kanzleitag mit einer guten Anrufannahme abläuft und in welchen Fällen weiterhin ein Mensch ans Telefon gehört.

Warum Kanzleien am Telefon besonders verwundbar sind

In vielen Branchen ist ein verpasster Anruf ärgerlich. In einer Kanzlei kann er ein ganzes Mandat kosten. Wer eine Kündigung, einen Bußgeldbescheid oder eine Räumungsklage in der Hand hält, steht unter Druck. Solche Anrufer warten nicht bis morgen, sie rufen einfach die nächste Nummer an.

Dazu kommen drei weitere Anrufergruppen, die Zeit binden:

• Bestehende Mandanten, die nach dem Sachstand fragen, Unterlagen ankündigen oder einen Rückruf möchten.
• Dritte wie Gerichte, Gegenseite, Versicherungen oder Behörden, deren Anliegen oft schnell an die richtige Person gehört.
• Allgemeine Anfragen zu Öffnungszeiten, Anfahrt, Erstberatung oder benötigten Unterlagen.

In kleinen Kanzleien mit einer Anwältin oder einem Anwalt und ein bis zwei Fachangestellten landet das alles auf denselben Schreibtischen. Jeder Anruf unterbricht Schriftsatzarbeit, Fristenkontrolle oder Mandantengespräche. Gerade in Gerichtsterminen, Mittagspausen, Urlaubszeiten und nach Büroschluss bleibt das Telefon dann oft unbesetzt.

Was ein Telefonsekretariat für den Anwalt leisten muss

Nicht jeder Telefonservice passt zu einer Kanzlei. Achten Sie auf diese Punkte.

Anliegen sauber und vollständig aufnehmen

Eine gute Notiz enthält Name, Rückrufnummer, Rechtsgebiet, einen kurzen Sachverhalt in den Worten des Anrufers, ein vorhandenes Aktenzeichen und vor allem eventuell genannte Daten wie Zugang eines Schreibens oder einen Gerichtstermin. So können Sie oder Ihr Team vor dem Rückruf einschätzen, wie eilig die Sache ist.

Termine nach Ihren Regeln vergeben

Erstberatungen, Besprechungen mit Bestandsmandanten und Telefontermine sollten in Ihren Kalender eingetragen werden. Dabei gelten Ihre Vorgaben, also welche Zeitfenster frei sind, wie lange ein Termin dauert und welche Rechtsgebiete Sie überhaupt bearbeiten.

Dringendes erkennen und sofort weiterleiten

Eine Festnahme, eine laufende Frist oder ein Termin am selben Tag dürfen nicht in einer Rückrufliste verschwinden. Legen Sie Stichworte und Situationen fest, bei denen sofort durchgestellt oder eine Eilnachricht verschickt wird.

Keine Rechtsauskunft am Telefon

Der Telefondienst darf freundlich, verbindlich und hilfsbereit sein. Er darf aber keine Einschätzung zur Rechtslage, zu Erfolgsaussichten oder Fristen abgeben. Ein klarer Satz wie „Das klärt die Anwältin gern mit Ihnen persönlich, ich notiere alles und sorge für einen schnellen Rückruf“ schützt Sie und den Anrufer.

Verschwiegenheit und Datenschutz: darauf müssen Sie achten

Anwälte unterliegen einer strengen beruflichen Verschwiegenheitspflicht. Das gilt auch dann, wenn Sie externe Dienstleister in die Anrufannahme einbinden. Schon die Information, dass jemand eine bestimmte Kanzlei anruft, kann sensibel sein. Die genauen Anforderungen unterscheiden sich zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz. Klären Sie Zweifelsfälle deshalb mit Ihrer Rechtsanwaltskammer.

Diese Fragen sollten Sie jedem Anbieter stellen, bevor Sie ihm Ihre Leitung anvertrauen:

• Wo werden Gesprächsnotizen und Aufzeichnungen gespeichert, und wie lange?
• Wer hat Zugriff auf die Daten, und lassen sich Inhalte auf Wunsch löschen?
• Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach der DSGVO?
• Ist der Anbieter bereit, sich schriftlich zur Verschwiegenheit zu verpflichten, so wie es Ihr Berufsrecht verlangt?
• Werden Anrufer zu Beginn darauf hingewiesen, falls das Gespräch aufgezeichnet oder automatisiert verarbeitet wird?

Erhalten Sie auf diese Fragen keine klaren, schriftlichen Antworten, ist der Anbieter für eine Kanzlei ungeeignet, egal wie günstig oder bequem er ist.

Ein Tag in einer kleinen Kanzlei: so kann es aussehen

Nehmen wir eine Kanzlei für Arbeits- und Mietrecht in einer mittelgroßen Stadt. Dort arbeiten eine Anwältin und eine Rechtsanwaltsfachangestellte in Teilzeit. Die Anrufannahme übernimmt das Telefonsekretariat, sobald im Büro niemand abhebt.

• 7:40 Uhr: Ein Arbeitnehmer ruft vor Schichtbeginn an. Er hat am Vortag eine Kündigung erhalten. Der Telefondienst notiert das Zugangsdatum, markiert den Anruf als eilig und bietet eine Erstberatung am selben Nachmittag an. Der Anrufer nimmt den Termin an.
• 9:15 Uhr: Die Anwältin ist im Gerichtstermin, die Fachangestellte spricht mit einem Mandanten. Ein Vermieter fragt nach dem Stand seiner Räumungssache. Er nennt sein Aktenzeichen, bekommt keine inhaltliche Auskunft und stattdessen die Zusage eines Rückrufs bis Mittag.
• 11:30 Uhr: Die Geschäftsstelle eines Gerichts möchte einen Termin verlegen. Die Nachricht geht sofort per E-Mail an die Fachangestellte, damit sie den Fristenkalender prüfen kann.
• 13:00 Uhr: In der Mittagspause fragen zwei Anrufer nach Anfahrt und benötigten Unterlagen für die Erstberatung. Beide bekommen die Antworten, die die Kanzlei vorher hinterlegt hat.
• 18:45 Uhr: Nach Büroschluss meldet sich eine Mieterin, deren Wohnung morgen geräumt werden soll. Weil „Räumung morgen“ als Eilfall hinterlegt ist, geht eine Nachricht aufs Mobiltelefon der Anwältin. Sie entscheidet selbst, ob sie noch zurückruft.

Am nächsten Morgen findet die Kanzlei eine geordnete Liste mit allen Anrufen, Anliegen und bereits vergebenen Terminen vor. Die Arbeitsweise bleibt dieselbe, es gehen nur keine Anrufe mehr verloren.

Telefonsekretariat in der Kanzlei einrichten: Schritt für Schritt

1. Anrufe eine Woche lang beobachten. Notieren Sie, wann das Telefon unbeantwortet bleibt und welche Anliegen am häufigsten vorkommen. Zahlen brauchen Sie dafür nicht, schon grobe Muster helfen.
2. Die Form des Dienstes wählen. Ein klassischer Büroservice mit Menschen am Telefon, ein KI-Telefonassistent oder eine Kombination aus beidem haben jeweils Stärken. Menschen können besser auf sehr emotionale Anrufer eingehen. Eine KI ist rund um die Uhr erreichbar und nimmt mehrere Anrufe gleichzeitig an.
3. Datenschutz und Verschwiegenheit schriftlich klären. Nutzen Sie dafür die Fragen aus dem Abschnitt oben.
4. Einen Gesprächsleitfaden schreiben. Legen Sie Begrüßung, abzufragende Angaben, Ihre Rechtsgebiete, Themen, die Sie nicht bearbeiten, und die Standardantworten auf häufige Fragen fest.
5. Eilfälle definieren. Schreiben Sie auf, welche Situationen sofort weitergeleitet werden und an wen, tagsüber und nachts.
6. Kalender anbinden. Hinterlegen Sie freie Zeitfenster und Termindauern, damit keine Doppelbuchungen entstehen.
7. Testen. Rufen Sie selbst an, spielen Sie einen aufgeregten Mandanten und einen Eilfall durch, und passen Sie den Leitfaden an.
8. Nach einem Monat nachjustieren. Prüfen Sie, welche Anfragen unklar geblieben sind, und ergänzen Sie die Antworten.

Wann ein Mensch das Gespräch übernehmen sollte

Eine automatisierte oder externe Anrufannahme ist stark bei Routine. Einige Anrufe gehören aber direkt zu Ihnen oder Ihrem Team:

• Strafrechtliche Eilfälle, etwa eine Festnahme oder Durchsuchung, die gerade läuft.
• Drohender Fristablauf am selben oder nächsten Tag.
• Stark belastete Anrufer, zum Beispiel in familienrechtlichen Krisen oder bei Gewalt. Hier zählt menschliche Zuwendung mehr als jede Effizienz.
• Anrufe der Gegenseite oder des Gerichts, bei denen es um Vergleichsangebote oder verfahrensrelevante Absprachen geht.
• Beschwerden von Mandanten, die ein persönliches Gespräch verdienen.

Ein guter Dienst erkennt solche Situationen und stellt durch oder benachrichtigt Sie sofort. Er versucht nicht, sie selbst zu lösen.

Fazit: der nächste Schritt

Für eine Kanzlei ist ein Telefonsekretariat kein Luxus. Es sorgt dafür, dass Mandanten in akuten Lagen jemanden erreichen, und es schützt Ihre Konzentration. Entscheidend ist ein Dienst, der verschwiegen arbeitet, keine Rechtsauskünfte gibt und Eilfälle zuverlässig an Sie weiterreicht.

Ihr konkreter nächster Schritt: Führen Sie ab morgen eine Woche lang eine einfache Strichliste über unbeantwortete Anrufe und ihre Anlässe. Schreiben Sie danach Ihre Eilfall-Regeln auf eine Seite. Mit diesen beiden Unterlagen können Sie jeden Anbieter gezielt prüfen, ob Büroservice oder KI.

Häufig gestellte Fragen

Darf ein externes Telefonsekretariat Anrufe für eine Anwaltskanzlei annehmen?

Grundsätzlich ja, wenn Sie den Dienstleister sorgfältig auswählen, ihn zur Verschwiegenheit verpflichten und den Datenschutz vertraglich regeln. Die genauen berufsrechtlichen Anforderungen unterscheiden sich je nach Land. Klären Sie Unsicherheiten mit Ihrer Rechtsanwaltskammer, bevor Sie den Dienst starten, und lassen Sie sich alle Zusagen des Anbieters schriftlich geben.

Gibt das Telefonsekretariat Auskunft zum Stand eines Verfahrens?

Das sollte es nicht. Selbst eine harmlos wirkende Auskunft kann heikel sein, weil sich die Identität des Anrufers am Telefon kaum sicher prüfen lässt. Besser ist: Der Dienst nimmt Aktenzeichen und Anliegen auf und sagt einen Rückruf zu. Die Auskunft gibt dann jemand aus der Kanzlei, der die Akte und den Mandanten kennt.

Lohnt sich ein Telefonservice auch für einen Einzelanwalt?

Gerade für Einzelanwälte oft besonders, denn ohne eigenes Sekretariat bleibt das Telefon bei jedem Gerichtstermin, jeder Besprechung und jedem Urlaubstag unbesetzt. Ob es sich wirtschaftlich rechnet, hängt davon ab, wie viele Anfragen Sie heute verpassen und welche Mandate daran hängen. Eine Woche Strichliste gibt Ihnen darauf eine ehrliche Antwort.

Was ist besser für die Kanzlei, ein menschlicher Büroservice oder eine KI?

Beides hat seinen Platz. Menschen reagieren feinfühliger auf sehr aufgewühlte Anrufer. Eine KI ist rund um die Uhr erreichbar, nimmt mehrere Anrufe gleichzeitig an und arbeitet Ihren Leitfaden jedes Mal gleich ab. Viele Kanzleien lassen Routine automatisch erledigen und leiten sensible oder dringende Gespräche direkt an einen Menschen weiter.

Was Ringhum hier übernimmt: Ringhum ist ein KI-Telefonassistent, der Anrufe Ihrer Kanzlei rund um die Uhr annimmt, Anliegen nach Ihrem Leitfaden aufnimmt, Termine in Ihren Kalender einträgt, Nachrichten weitergibt und auch auf WhatsApp antwortet. Rechtsauskünfte gibt er nicht, und Eilfälle leitet er nach Ihren Regeln an Sie weiter. Wie das für kleine Kanzleien und Einzelanwälte aussieht, lesen Sie auf der Seite für Selbstständige. Die Tarife finden Sie unter Preise.