WhatsApp Business einrichten: Schritt für Schritt für Betriebe

Das Telefon klingelt, während Sie gerade beim Kunden sind. Zwei Minuten später kommt eine WhatsApp auf Ihr privates Handy: „Haben Sie morgen noch einen Termin frei?“ Am Abend folgen drei weitere Nachrichten, eine davon mit Fotos von einem tropfenden Wasserhahn. So sieht der Alltag in vielen kleinen Betrieben aus. Die Kundschaft schreibt längst per WhatsApp, nur ist der Kanal selten sauber eingerichtet.

Wenn Sie WhatsApp Business einrichten, trennen Sie Geschäftliches von Privatem. Sie bekommen ein Firmenprofil mit Öffnungszeiten und Adresse und können Nachrichten automatisch beantworten, wenn Sie gerade nicht können. Die App ist kostenlos und in einer knappen Stunde eingerichtet. Der eigentliche Aufwand liegt woanders: in ein paar guten Entscheidungen vorab und in einer klaren Regel, wer die Nachrichten danach beantwortet.

Diese Anleitung führt Sie durch beides. Sie erfahren, welche Nummer Sie nehmen sollten, was ins Profil gehört und welche Fehler Sie besser gleich vermeiden.

Bevor Sie anfangen: die Nummer entscheidet

Die wichtigste Entscheidung treffen Sie, bevor Sie die App überhaupt öffnen: Mit welcher Telefonnummer läuft Ihr WhatsApp Business? Eine Nummer kann immer nur in einer WhatsApp-Variante aktiv sein, also entweder im normalen WhatsApp oder in WhatsApp Business.

Sie haben im Wesentlichen drei Möglichkeiten:

• Ihre bestehende Mobilnummer. Das geht am schnellsten. Dafür gehört diese Nummer künftig dem Geschäft, und private Chats müssen umziehen. Für Soloselbstständige, die ohnehin nur eine Nummer haben, ist das oft pragmatisch.
• Eine zweite Mobilnummer. Mit einer eigenen SIM, oder als eSIM bei Handys mit Dual-SIM, trennen Sie Privates und Geschäftliches sauber. Das ist für die meisten Betriebe die übersichtlichste Lösung.
• Ihre Festnetznummer. Viele wissen nicht, dass das geht. Bei der Einrichtung wählen Sie dazu statt der SMS die Bestätigung per Anruf. Ihre Kundschaft kennt dann eine einzige Nummer für Anruf und WhatsApp. Das wirkt professionell und steht ohnehin schon auf Visitenkarte, Website und Fahrzeug.

Bedenken Sie außerdem: WhatsApp greift auf das Adressbuch des Geräts zu. Wer ein separates Geschäftshandy nutzt, mischt Privat- und Kundenkontakte nicht. Datenschutzfragen beurteilen Betriebe in Deutschland, Österreich und der Schweiz zum Teil unterschiedlich. Lassen Sie sich im Zweifel von Ihrer Datenschutzberatung oder Kammer sagen, was für Ihren Betrieb sinnvoll ist.

WhatsApp Business einrichten: Schritt für Schritt

So gehen Sie vor, wenn die Nummer feststeht:

1. App installieren. Laden Sie „WhatsApp Business“ aus dem App-Store Ihres Smartphones. Achten Sie darauf, dass es wirklich die Business-Variante ist, sie hat ein eigenes Symbol.
2. Nummer bestätigen. Geben Sie die gewählte Nummer ein. Bei einer Mobilnummer kommt ein Code per SMS, bei einer Festnetznummer wählen Sie „Anrufen“ und notieren den Code, den eine Ansage vorliest.
3. Chats übernehmen (optional). Lief die Nummer bisher im normalen WhatsApp, bietet die App an, den Chatverlauf zu übernehmen. Das ist praktisch, wenn bereits Kundengespräche darin stecken.
4. Firmennamen festlegen. Verwenden Sie den Namen, unter dem man Sie kennt, also „Malerbetrieb Schneider & Sohn“ und nicht „Schneider Handy“. Kürzel und Fantasienamen verwirren eher.
5. Kategorie wählen. Zum Beispiel Restaurant, Handwerk oder Gesundheit. Das hilft der Kundschaft, Sie einzuordnen.
6. Profil ausfüllen. Ergänzen Sie Adresse, Öffnungszeiten, eine kurze Beschreibung, E-Mail und Website. Laden Sie als Profilbild Ihr Logo oder ein gut erkennbares Foto vom Laden hoch.
7. Automatische Nachrichten einrichten. Begrüßung, Abwesenheit und Schnellantworten, mehr dazu im nächsten Abschnitt.
8. Katalog anlegen (wenn passend). Bäckereien, Blumenläden oder Werkstätten mit festen Leistungen können Produkte oder Pakete mit Bild und Beschreibung zeigen.
9. Bekannt machen. In den Einstellungen finden Sie einen Kurzlink und einen QR-Code. Setzen Sie beides auf Website, Rechnungen, Aushang und in die E-Mail-Signatur.
10. Testen. Schreiben Sie sich von einem anderen Handy selbst an. Prüfen Sie, ob Begrüßung und Abwesenheitsnachricht so ankommen, wie Sie es wollen.

Begrüßung, Abwesenheit, Schnellantworten: die drei wichtigsten Helfer

Unter „Unternehmenstools“ finden Sie die Funktionen, die WhatsApp Business vom privaten WhatsApp unterscheiden.

Begrüßungsnachricht

Diese Nachricht erhält jemand, der Ihnen zum ersten Mal schreibt oder sich längere Zeit nicht gemeldet hat. Halten Sie sie kurz und nützlich. Ein Beispiel: „Danke für Ihre Nachricht an die Tischlerei Berger! Schreiben Sie uns gern kurz, worum es geht, Fotos helfen sehr. Wir melden uns in der Regel am selben Werktag.“

Abwesenheitsnachricht

Sie greift außerhalb der Öffnungszeiten oder wenn Sie sie manuell einschalten. Sagen Sie ehrlich, wann eine Antwort kommt, und was in dringenden Fällen zu tun ist: „Wir sind gerade nicht erreichbar und antworten ab morgen 8 Uhr. Bei einem Notfall rufen Sie bitte unsere Nummer an.“ Versprechen Sie nur, was Sie halten können.

Schnellantworten

Für Fragen, die ständig kommen, wie Anfahrt, Parkmöglichkeiten, Preise auf Anfrage oder benötigte Unterlagen, legen Sie Textbausteine an. Mit einem Schrägstrich und einem Kürzel, etwa „/anfahrt“, fügen Sie sie in Sekunden ein. Zusätzlich helfen Labels wie „Neue Anfrage“, „Angebot verschickt“ oder „Termin steht“, damit nichts untergeht.

Ein ganz normaler Tag: so sieht es eingerichtet aus

Nehmen wir einen Friseursalon mit drei Plätzen, der WhatsApp Business über seine Festnetznummer nutzt.

• 7:40 Uhr: Eine Kundin schreibt vor der Arbeit, ob sie heute noch zum Nachschneiden kommen kann. Der Salon öffnet um 9 Uhr, also antwortet automatisch die Abwesenheitsnachricht mit den Öffnungszeiten.
• 9:05 Uhr: Die Inhaberin öffnet die App, sieht das Label „Neue Anfrage“ und bietet 12:30 Uhr an. Die Kundin bestätigt mit einem Daumen.
• 10:15 Uhr: Jemand fragt nach dem Preis für Strähnchen. Die Mitarbeiterin schickt per Schnellantwort „/farbe“ einen Text, der erklärt, dass der Preis von Haarlänge und Aufwand abhängt, und bietet eine kurze Beratung an.
• 11:00 bis 15:00 Uhr: Im Salon ist viel los, alle Hände sind am Kopf der Kundschaft. Das Telefon klingelt mehrmals, niemand kann rangehen. Zwei Anrufer versuchen es später nicht noch einmal.
• 18:30 Uhr: Nach Ladenschluss kommen vier Nachrichten. Die Abwesenheitsnachricht greift, am nächsten Morgen werden sie abgearbeitet.

Die WhatsApp-Seite funktioniert hier gut. Die Lücke liegt beim Telefon in der Stoßzeit. Darauf kommen wir weiter unten zurück.

Typische Fehler, die Sie vermeiden sollten

• Privat und Geschäft auf einer Nummer mischen. Spätestens wenn Kundschaft Ihren Status oder Ihr privates Profilbild sieht, wird es unangenehm.
• Profil halb leer lassen. Fehlende Öffnungszeiten führen zu genau den Fragen, die Sie sich sparen wollten.
• Zu lange automatische Texte. Niemand liest fünf Absätze. Zwei bis drei Sätze reichen.
• Antwortzeiten versprechen, die nicht klappen. „Wir antworten sofort“ ist im Handwerk oder in der Gastronomie selten realistisch.
• Keiner fühlt sich zuständig. Wenn mehrere Leute auf das Konto schauen, braucht es eine klare Regel, wer antwortet und wann.
• Werbung ungefragt verschicken. Massennachrichten an alle Kontakte nerven und können rechtliche Fragen aufwerfen. Schreiben Sie werblich nur, wer dem ausdrücklich zugestimmt hat.
• Sensible Daten im Chat. Gesundheitsangaben, Kontodaten oder Ausweiskopien gehören eher nicht in einen Messenger-Verlauf auf einem Diensthandy.

Wann ein Mensch übernehmen sollte

Automatische Nachrichten sind für Wiederkehrendes gedacht. Sobald es heikel wird, sollte eine Person antworten:

• bei Beschwerden oder verärgerter Kundschaft,
• bei Notfällen, etwa einem Wasserschaden, einem Ausfall der Heizung im Winter oder einer kurzfristigen Absage einer großen Feier,
• bei komplexen Angeboten, bei denen Sie nachfragen oder vor Ort schauen müssen,
• wenn jemand unsicher oder älter ist und lieber telefonieren möchte.

Im Zweifel ist ein kurzer Anruf schneller als zehn Nachrichten hin und her. WhatsApp ersetzt das Gespräch nicht, es entlastet es.

Fazit: heute einrichten, morgen klare Regeln

WhatsApp Business einzurichten ist kein großes Projekt. Entscheiden Sie zuerst über die Nummer, am besten eine eigene Geschäftsnummer oder Ihr Festnetz. Füllen Sie das Profil vollständig aus und schreiben Sie eine kurze Begrüßung und eine ehrliche Abwesenheitsnachricht. Legen Sie dazu fünf bis zehn Schnellantworten für die häufigsten Fragen an. Danach kommt der wichtigste Schritt: Legen Sie im Team fest, wer wann antwortet.

Ihr nächster Schritt: Nehmen Sie sich heute eine halbe Stunde, gehen Sie die zehn Schritte oben durch und schicken Sie sich zum Schluss selbst eine Testnachricht. Weitere praktische Tipps für den Kundenkontakt finden Sie im Ringhum-Blog.

Häufig gestellte Fragen

Kostet WhatsApp Business etwas?

Die WhatsApp-Business-App selbst ist kostenlos und reicht für die meisten kleinen Betriebe völlig aus. Für größere Unternehmen mit sehr vielen Nachrichten oder Anbindung an eigene Systeme gibt es eine separate Plattform-Lösung, bei der je nach Nutzung Kosten anfallen können. Kosten entstehen außerdem indirekt, etwa für eine zweite SIM-Karte oder ein eigenes Diensthandy.

Kann ich WhatsApp Business mit meiner Festnetznummer nutzen?

Ja. Bei der Einrichtung geben Sie die Festnetznummer ein und wählen statt der SMS die Bestätigung per Anruf. Eine Ansage liest Ihnen den Code vor, den Sie in die App eintippen. Die App selbst läuft dann trotzdem auf einem Smartphone. Ihre Kundschaft kann Ihnen aber unter der bekannten Festnetznummer schreiben.

Kann ich WhatsApp und WhatsApp Business auf einem Handy nutzen?

Ja, beide Apps können parallel auf einem Gerät installiert sein, allerdings mit zwei verschiedenen Nummern. Bei Handys mit Dual-SIM oder eSIM geht das besonders einfach. Dieselbe Nummer kann aber nicht gleichzeitig in beiden Apps aktiv sein. Sie müssen sich also entscheiden, welche Nummer wohin gehört.

Können mehrere Mitarbeitende auf dasselbe Konto zugreifen?

Über die Funktion für verknüpfte Geräte lässt sich ein Konto zusätzlich auf weiteren Geräten oder am Computer nutzen. So können Sie im Büro am Rechner antworten und Ihr Team gleichzeitig unterwegs. Wichtig ist eine klare Absprache, wer welche Anfrage übernimmt. Labels wie „in Bearbeitung“ helfen, Doppelantworten zu vermeiden.

Was passiert mit meinen alten Chats, wenn ich umsteige?

Wenn Sie eine Nummer vom normalen WhatsApp auf WhatsApp Business umstellen, bietet die App an, den Chatverlauf zu übernehmen. Legen Sie vorher trotzdem eine Sicherung an. Wenn Sie stattdessen eine neue Nummer nehmen, beginnen Sie mit einem leeren Konto und informieren Ihre Kundschaft über die neue Nummer.

Was Ringhum hier übernimmt: WhatsApp löst das Schreiben, aber nicht die Anrufe, die in der Stoßzeit ins Leere laufen, wie im Friseursalon oben zwischen 11 und 15 Uhr. Ringhum nimmt diese Anrufe rund um die Uhr an. Es beantwortet Standardfragen, bucht Termine, nimmt Bestellungen oder Nachrichten auf und kann auch auf WhatsApp antworten. Beschwerden, Notfälle und Beratungen mit Fingerspitzengefühl gehören weiterhin zu Ihnen, und genau dafür bleibt so mehr Zeit. Was das für Ihren Betrieb kostet, sehen Sie auf der Preisseite.