現場に出ていたり、お客様の対応をしていたりする間に電話が鳴ります。手が空いて画面を見ると不在着信が三件。折り返すと、一件はもう他の業者に決めたあとでした。小さな事業では、こういう日が珍しくありません。電話を代わりに受けてくれる秘書代行（電話代行）を考え始めると、まず気になるのが「いくらかかるのか」、つまり秘書代行の相場です。
先に結論を言います。秘書代行の料金は「月にいくら」という一つの数字では比べにくいサービスです。月額の基本料に何件分の応対が含まれるか。超えたら一件ごとにいくらかかるか。受付時間外や土日が別料金か。初期費用や最低契約期間はあるか。これらの組み合わせによって、同じ月額表示でも実際の支払いは大きく変わります。地域や業種、事業者ごとの差も大きいので、ネット上の金額をそのまま当てはめると見誤りやすくなります。
この記事では金額を並べるのではなく、料金表のどこを見れば自社にとっての本当の相場がわかるかを整理します。見積もりの取り方、安さで選んで後悔しやすい点、人が対応すべき電話の見分け方まで、実務の目線でまとめました。
秘書代行の相場を左右する料金の仕組み
多くの秘書代行は、いくつかの料金要素を組み合わせて請求します。比べるときは、次の四つを必ず分けて確認してください。
月額基本料と、含まれる件数
基本料には「月◯件まで」という応対件数が含まれているのが一般的です。ここで確認したいのは件数の数え方です。間違い電話や営業電話、数秒で切れた電話も一件と数えるのか。同じお客様からのかけ直しは別件になるのか。事業者によって定義が違い、それが実際の負担に直結します。
超過料金
含まれる件数を超えた分は、一件ごとの従量課金になることが多いです。繁忙期だけ電話が増える業種では、基本料が安くても超過分で月の合計が膨らむことがあります。逆に、件数の多いプランを選んで毎月使い切れないのも無駄になります。
受付時間と時間外・休日
平日の日中だけが基本料の範囲で、早朝・夜間・土日祝は別料金や対応外、という形はよくあります。「24時間対応」とあっても、時間外は録音を残すだけという場合もあるので、その時間帯に誰が何をしてくれるのかを確認しましょう。
初期費用・契約期間・オプション
専用番号の発行、応対マニュアルの作成、伝言の通知方法（メール、チャット、電話）、予約台帳への入力、外国語対応などは、オプション扱いになりやすい部分です。最低契約期間や解約の申し出時期も、総額に効いてきます。
実際の一日で考える：小さなリフォーム会社の場合
社長と職人二人で回している、地域のリフォーム会社を例にします。ある平日はこんな一日でした。
- 8:10 現場へ移動中に、水漏れで困っている方から電話。運転中で出られない。
- 9:30 見積もり済みのお客様から、工事日の相談。
- 11:45 回線や広告の営業電話。
- 12:20 浴室リフォームを検討中の方から、現地調査の依頼。
- 14:00 取引先の資材店から納期の連絡。
- 17:50 仕事帰りの方から、見積もりの問い合わせ。
- 19:30 夕食後に、トイレの交換について相談したい方から電話。
この一日を料金の仕組みに当てはめると、気づくことがあります。まず、8:10と19:30は一般的な受付時間の外になりやすく、ここが別料金か対応外かで価値が大きく変わります。次に、11:45の営業電話も一件として数えられるなら、月の件数枠を思った以上に消費します。そして12:20や17:50のような新規の問い合わせは、伝言だけで終わるか、現地調査の日程まで押さえてもらえるかで成約への影響が違います。
つまりこの会社にとっての「相場」は、月額の安さより、朝晩をカバーできるか、新規客の用件をどこまで受けてもらえるかで決まります。業種が変われば、重視すべき点も変わります。職人仕事の電話事情は職人・工事業向けのページでも整理しています。
秘書代行の相場を自社に当てはめる手順
見積もりを依頼する前に、次の順で準備すると比較が正確になります。
- 一〜二週間、着信を記録する。 時刻、相手の種類、用件、出られたかどうかを簡単にメモします。
- 時間帯で分ける。 営業時間内、早朝・夜間、休日のどこに電話が集まっているかを見ます。
- 用件で分ける。 新規の問い合わせ、予約・日程変更、既存客の相談、取引先、営業電話に分類します。
- 必要な対応を決める。 伝言だけで足りるのか。予約を入れてほしいのか。よくある質問に答えてほしいのか。
- 同じ条件で複数の事業者に見積もりを取る。 件数、時間帯、対応内容をそろえて伝えます。
- 月の合計額で比べる。 電話が少ない月と多い月の両方で試算し、超過料金まで含めます。
- 解約条件を確認する。 最低契約期間、解約の申し出時期、番号を引き継げるかを確認します。
この手順を踏むと、見た目の月額ではなく、自社の電話の実態に対していくら払うのかが見えてきます。
安さだけで選ぶと起きやすいこと
料金表の安さで決めると、あとから次のような不満が出がちです。
- 件数の数え方で想定外の請求になる。 営業電話や無言電話まで数えられ、超過料金が続く。
- 伝言の質が足りない。 名前と番号だけで用件がわからず、結局こちらから聞き直すことになる。
- 肝心の時間帯が対応外。 朝晩や土日の電話は留守番電話に回るだけだった。
- 長い契約に縛られる。 合わないと感じても、すぐには解約できない。
申し込む前に、応対の流れや伝言の届き方を試せるか確認しておくと安心です。
人が電話を取るべき場面
人の秘書代行でもAIの電話受付でも、外部に任せないほうがよい電話があります。
- 強い不満やクレームで、謝罪や判断がその場で必要なもの
- 漏水、故障、体調など、緊急性の高い相談
- 金額や条件の交渉が絡む、大きな商談
- 事情が込み入っていて、事業者本人にしか判断できない相談
大事なのは、こうした電話が来たときに「すぐ担当者へ回す」「至急の連絡として通知する」というルールを最初に決めておくことです。任せる電話と自分で取る電話を分けておけば、どの方法を選んでも失敗が減ります。
人の秘書代行とAI受付の費用の考え方
人が応対する秘書代行は、オペレーターの人件費が料金の土台にあります。受付時間の延長や件数の増加は、そのまま費用に反映されやすい仕組みです。一方、AIの電話受付は時間帯や同時着信に強く、夜間や休日の一次受付、予約、よくある質問への回答をまとめて任せやすいのが特徴です。ただし、先に挙げたような繊細な電話は人が引き継ぐ前提で考えるべきです。
電話の多くが予約、営業時間、場所、見積もり依頼といった定型の用件なら、AI受付が向いています。相談の大半が一件ごとに事情の違う込み入った内容なら、人の応対が合います。両方を組み合わせる形もあります。一人で事業をしている方の使い方は個人事業主向けのページにまとめています。
まとめ：まず二週間、電話を記録する
秘書代行の相場は、他社の料金表ではなく自社の電話の実態から決まります。今日からできる次の一歩は、一〜二週間の着信を時刻と用件で記録することです。そのうえで、取れていない時間帯、任せたい用件、自分で取るべき電話を書き出し、同じ条件で見積もりを比べてください。月額の安さではなく、取りこぼしていた問い合わせをどれだけ拾えるかで判断すると、後悔しにくくなります。
よくある質問
秘書代行の料金は月いくらくらい見ておけばいいですか？
事業者、地域、受付時間、件数によって幅が大きく、一つの金額では言えません。まず自社の月の着信件数と、電話が集まる時間帯を把握してください。そのうえで、超過料金や時間外料金を含めた月の合計額を、複数の事業者で同じ条件のまま比べるのが確実です。
電話が少ない個人事業主でも秘書代行は割に合いますか？
件数が少なくても、一件の問い合わせが大きな仕事につながる業種なら検討の価値があります。基本料に対して実際に使う件数が少なすぎないか、従量制や少件数のプランがあるかを確認しましょう。取りこぼしている電話がどの時間帯に多いかで判断するのがおすすめです。
営業電話も料金に含まれてしまいますか？
事業者によって扱いが違います。営業電話や間違い電話、すぐに切れた電話を一件と数えるかどうかは、契約前に必ず確認してください。営業電話が多い事業では、この数え方の違いが月の請求額に大きく影響します。
夜間や土日の電話も任せられますか？
対応している事業者はありますが、別料金になったり、時間外は録音だけになったりすることがあります。夜間や休日に誰が何をしてくれるのかを具体的に確認しましょう。AIの電話受付は時間帯を問わず一次受付をしやすいため、時間外の電話が多い事業では候補になります。
RinghumはAIの電話受付として、24時間電話に出て、予約や注文の受付、伝言の記録、WhatsAppでの応答を行います。クレームや緊急の相談など人が対応すべき電話は、担当者への引き継ぎを前提に設計できます。料金体系は料金ページで確認できますので、自社の着信記録と見比べて判断してください。
