海外のお客さまから「WhatsAppで連絡してもいいですか」と聞かれる場面が増えてきました。一人で店や仕事を回している方なら、施術中や現場作業中にスマホが鳴り続け、私用のメッセージと予約の相談が同じ画面に並んでしまう、という経験があるかもしれません。
結論から言うと、WhatsAppのビジネスアカウントは法人でなくても、個人事業主やフリーランスが作れます。必要なのはアプリと電話番号だけで、アプリ自体は無料です。ただし、個人用アカウントとの番号の分け方を最初に決めておかないと、あとで面倒なことになります。
この記事では、個人で事業をしている方がWhatsAppビジネスアカウントを始めるときに押さえておきたい違い、手順、注意点、そして「ここは人が対応したほうがいい」という場面までを、実務の目線でまとめます。
個人でもWhatsAppビジネスアカウントは作れる？
作れます。WhatsAppには大きく分けて次の三つの使い方があります。
- WhatsApp(個人用アプリ)：家族や友人とのやり取り向け
- WhatsApp Business(ビジネス用アプリ)：小さな店や個人事業主向け。無料で、スマホに入れてすぐ使える
- WhatsApp Business Platform(API)：大量の問い合わせを扱う企業向け。システム連携が前提で、利用料の仕組みも別
一人で仕事をしている方に合うのは、ほとんどの場合二つ目のビジネス用アプリです。登録に法人番号や開業届の提出を求められることは基本的になく、店名や屋号で始められます。
日本ではお客さまとの連絡にLINEを使うのが一般的ですが、訪日客や海外の取引先、日本在住の外国籍の方はWhatsAppを使っていることがよくあります。ゲストハウス、着物レンタル、通訳ガイド、出張の美容や整体、海外とやり取りのある制作業などでは、窓口をひとつ増やす価値があります。
個人用とビジネス用、何が違うのか
見た目は似ていますが、ビジネス用アプリには仕事で使うための機能がそろっています。
ビジネス用アプリでできること
- ビジネスプロフィール：屋号、住所、営業時間、業種、ウェブサイトなどを表示できる
- あいさつメッセージ：初めて連絡してきた人に自動で送る文面
- 不在メッセージ：営業時間外や手が離せないときの自動返信
- クイック返信：よく使う文面(料金の案内、アクセス、キャンセル規定など)を短いショートカットで呼び出せる
- ラベル：「新規」「予約済み」「支払い待ち」などでチャットを整理できる
- カタログ：メニューやプランを写真付きで見せられる
個人用アプリにはこうした機能がないため、仕事用に使い続けると、営業時間外に返事ができない、同じ説明を毎回手で打つ、という状態になりがちです。
一番大事な違い：電話番号は一つにつき一つのアカウント
ひとつの電話番号は、個人用かビジネス用のどちらか一方にしか登録できません。今使っている携帯番号でビジネスアカウントを作ると、その番号の個人用WhatsAppはビジネス用に移ることになります。私用と仕事を分けたいなら、仕事用の番号を別に用意するのが基本です。
方法としては、デュアルSIM対応のスマホに仕事用の番号を入れる、仕事用のスマホを一台持つ、固定電話の番号で登録する(SMSの代わりに音声通話で認証できる場合がある)などがあります。どれが向いているかは、端末や契約によって変わります。
個人事業主がWhatsAppビジネスアカウントを始める手順
- 使う番号を決める：私用と分けるか、今の番号をそのまま仕事用にするかを先に決める。迷ったら分けるほうが後悔が少ない。
- WhatsApp Businessアプリを入れる：公式のアプリストアから入手する。
- 番号を認証する：SMSまたは音声通話で届くコードを入力する。
- プロフィールを整える：屋号、業種、営業時間、所在地、ひと言の紹介文。営業時間は実際に返信できる時間にする。
- あいさつメッセージを作る：日本語と英語を併記し、「何をお伝えいただければ早く対応できるか」を書く(希望日時、人数、用件など)。
- 不在メッセージを設定する：営業時間外に自動で返るようにし、いつ返信するかを明記する。
- クイック返信を三つ以上用意する：料金、アクセス、キャンセル規定など、毎回聞かれることから。
- ラベルを決める：「新規」「対応中」「確定」くらいの少なさから始める。
- 名刺、ウェブサイト、予約ページに番号を載せる：どの窓口で何を受け付けるのかも書き添える。
ここまでなら半日もかからずに終わることが多いはずです。
ある一日の例：一人で営む着物レンタル店
浅草で着物レンタルと着付けを一人で切り盛りしている店を想像してください。
- 7:30 開店前にスマホを開くと、夜中に海外から三件のメッセージ。不在メッセージが「10時から順にお返事します。希望日・人数・身長を送ってください」と返しているので、二件はすでに必要な情報がそろっている。
- 9:00 クイック返信で料金表とアクセスを送り、二件の予約を確定。ラベルを「確定」に変える。
- 10:30〜12:30 着付けが続き、スマホに触れない。その間に届いた問い合わせには、あいさつメッセージと不在メッセージが一次対応する。
- 13:00 昼休みに返信。一件は「雨の日でも大丈夫か」という質問で、キャンセル規定のクイック返信を使う。
- 15:00 店の固定電話が鳴るが、着付け中で出られない。後でかけ直すと、相手は国内の団体予約の担当者だった。
- 19:00 閉店後、「支払い待ち」ラベルのチャットだけ確認して、その日の対応を終える。
この例でわかるのは、WhatsAppは文字の問い合わせを上手に貯めておけるものの、手が離せない時間帯の電話までは受けてくれない、ということです。個人の店では、取りこぼしはメッセージよりも電話で起きやすいと考えておくと備えやすくなります。
避けたいこと
- 私用の連絡先と混ぜる：お客さまに家族の写真入りプロフィールや私的なステータスが見えてしまう。
- 返信できない時間を営業時間にする：自動返信を入れても、実際の返事が遅いと信用を落とす。
- 一斉送信に頼る：相手の同意がない宣伝メッセージの送りすぎは、ブロックや通報につながり、アカウントの利用が制限されることもある。
- 大事な合意をチャットだけで済ませる：高額の予約や作業内容の変更は、確認の文面を残し、必要なら書面や請求書でも示す。
- バックアップを取らない：機種変更や故障でやり取りが消えると、予約の確認ができなくなる。
- 個人情報を雑に扱う：パスポートの写真や住所などは必要な範囲だけ受け取り、不要になったら消す。取り扱いのルールは国や業種で異なるので、扱う情報が多い場合は確認しておく。
人が対応すべき場面
自動返信やクイック返信は便利ですが、何でも任せていいわけではありません。次のような場面は、本人が直接やり取りしたほうが結果的に早く、信頼にもつながります。
- クレームや返金の相談
- 体調、アレルギー、ケガなど安全に関わる内容
- 団体予約や金額の大きい見積もり
- 文面からお客さまの焦りや不安が伝わるとき
- 言葉のすれ違いが起きていると感じたとき
こうした連絡には「担当者から直接ご連絡します」と短く返し、できれば電話や音声メッセージに切り替えると話が早く進みます。
まとめ：まず番号の分け方を決める
個人でもWhatsAppビジネスアカウントは無料で作れ、一人で回している事業ほど自動返信やクイック返信の効果を感じやすくなります。最初の一歩は、仕事用の番号をどうするかを決めることです。そのうえで、プロフィール、あいさつメッセージ、不在メッセージ、クイック返信の四つを今日のうちに整えておくと、明日からの問い合わせ対応がぐっと楽になります。あわせて、手が離せない時間の電話をどう受けるかも一緒に考えておくと安心です。
よくある質問
開業届を出していなくても使えますか？
WhatsApp Businessアプリの登録では、開業届や法人番号の提出は基本的に求められません。屋号や自分の名前で始められます。ただし、税務や事業の届け出は別の話なので、売上が出ているなら国のルールに沿って手続きをしておきましょう。プロフィールには、お客さまが見て信頼できる名前と所在地を載せるのがおすすめです。
今の個人用アカウントをビジネス用に切り替えられますか？
同じスマホ・同じ番号なら、ビジネス用アプリに移行してチャット履歴を引き継ぐことができます。ただし、その番号の個人用アカウントはビジネス用に置き換わるため、私用と分けたい場合は別の番号で作るほうが向いています。移行の前には、念のためバックアップを取っておきましょう。
料金はかかりますか？
WhatsApp Businessアプリ自体は無料で使えます。通信費は通常どおりかかります。大量の自動配信やシステム連携が必要な企業向けのWhatsApp Business Platformは別の仕組みで、利用料が発生します。個人や小さな店なら、まず無料のアプリで十分に始められることがほとんどです。
LINEとWhatsAppの両方を使うべきですか？
お客さまの多くが国内の方ならLINEが中心で構いません。訪日客や海外の取引先、外国籍のお客さまが多いなら、WhatsAppも窓口に加える価値があります。両方使う場合は、ウェブサイトや名刺に「国内のお客さまはLINE、海外のお客さまはWhatsApp」のように案内を書いておくと混乱が減ります。
Ringhumについて：Ringhumは、手が離せない時間にも電話に24時間出て、予約や伝言を受け付け、WhatsAppでのやり取りにも対応するAI電話受付です。一人で事業をしている方向けの使い方は個人事業主向けのページに、費用は料金ページにまとめています。クレームや込み入った相談など、本人が対応すべき連絡は無理に自動化せず、あなたにつなぐ前提で使うのがおすすめです。
