朝、店を開ける準備をしていると、海外のお客様から「WhatsAppで予約できますか？」というメールが届いている。団体ツアーの添乗員や海外の仕入れ先からは「WhatsAppで連絡したい」と言われる。日本国内では別のメッセージアプリが主流なので、これまで使ってこなかったお店も多いと思います。それでも、訪日客や海外の取引先とのやり取りでは、WhatsAppが連絡手段として当たり前になっている場面があります。
WhatsAppビジネスアカウントの作り方そのものは難しくありません。WhatsApp Businessアプリ（無料）をスマートフォンに入れ、電話番号を認証して、お店のプロフィールを入力すれば開設できます。ただし、どの番号で登録するかを最初に間違えると、後から変更するのが面倒です。また、開設しても返信の体制がないと、かえってお客様を待たせることになります。
この記事では、番号の決め方、具体的な手順、開設直後にやっておきたい設定、よくある失敗、そして人が直接対応すべき場面まで、小さなお店や事務所の目線で順番に説明します。
WhatsAppビジネスアカウントが役立つお店、そうでもないお店
WhatsAppは国や地域によって普及の度合いが大きく違います。お客様がどこから来るかで、効果も変わります。
役立ちやすいケース
- 訪日客が多い宿泊施設、飲食店、体験型のツアーやレッスン
- 海外の仕入れ先や取引先と、写真や見積もりをやり取りする会社
- 外国籍のお客様が多い美容室、整体院、不動産仲介など
優先度が低いケース
- お客様がほぼ国内の方で、電話や国内のメッセージアプリで足りている
- 返信する人手がまったく確保できない（開設しても既読のまま放置になる）
迷う場合は、ここ数か月の問い合わせを振り返ってみてください。「WhatsAppはありますか」と聞かれたことが何度かあれば、開設する価値は十分にあります。
作り方の前に決めること：どの電話番号で登録するか
WhatsAppのアカウントは電話番号と結びついています。ここが一番大事なポイントです。
個人の携帯番号はなるべく避ける
店主個人の携帯番号で登録すると、その人が休むときや辞めるときに困ります。また、1つの番号は、通常のWhatsAppとWhatsApp Businessの両方で同時には使えません。個人でWhatsAppを使っている番号を流用すると、個人用のアカウントがビジネス用に切り替わります。
店の固定電話番号も使える
WhatsApp Businessは固定電話番号でも登録できます。SMSを受け取れない番号の場合は、認証のときに「電話で受け取る」を選びます。すると自動音声の電話がかかってきて、認証コードを読み上げてくれます。お店の代表番号で登録しておけば、名刺や公式サイトに載せている番号とWhatsAppの番号がそろうので、お客様も迷いません。
番号を入れるときの形式
国の選択で日本（+81）を選び、番号の先頭の「0」を除いて入力します。たとえば「075」で始まる番号なら「75」から入力します。
WhatsAppビジネスアカウントの作り方：開設手順
ここからは実際の手順です。所要時間は、準備ができていれば30分ほどです。
- お店用のスマートフォンを用意する：スタッフ間で共有できる端末が理想です。
- アプリをインストールする：アプリストアで「WhatsApp Business」を検索します。緑のアイコンに「B」の文字が入っているのがビジネス版です。
- 利用規約に同意し、電話番号を入力する：日本（+81）を選び、先頭の0を除いて入力します。
- 認証コードを受け取る：携帯番号ならSMSで届きます。固定電話の場合は、SMSの待ち時間が終わったあとに「電話で受け取る」を選び、その固定電話の前で待機します。
- ビジネス名を入れる：看板や公式サイトと同じ店名にします。後から変更すると、お客様の画面で表示が変わって混乱の元になります。
- 業種（カテゴリ）を選ぶ：飲食店、宿泊施設などから近いものを選びます。
- プロフィール写真を設定する：ロゴか店構えの写真が見分けやすいです。
- ビジネスプロフィールを埋める：説明文、住所、営業時間、メールアドレス、公式サイトを入力します。海外のお客様向けなら、説明文は日本語と英語を併記すると親切です。
これで開設は完了です。ただ、このままでは「つながるけれど、返事がいつ来るか分からない」状態です。次の設定まで済ませておきましょう。
開設直後にやっておきたい4つの設定
ビジネスツールの画面から設定できます。
あいさつメッセージ
初めて連絡してきたお客様や、しばらく連絡がなかったお客様に自動で送られます。「メッセージありがとうございます。ご予約の場合は、日付・人数・お名前をお送りください」のように、次に何を送ればいいかを書いておくと、やり取りの回数が減ります。
不在メッセージ
営業時間外に自動で返信します。「現在営業時間外です。翌朝10時以降に順番にご返信します」と、いつ返事が来るかを明記するのがコツです。
クイック返信
よく聞かれる質問（アクセス、駐車場、キャンセル規定、アレルギー対応など）の答えを登録しておくと、短縮キーで呼び出せます。スタッフが変わっても、答えの内容がぶれません。
ラベルとカタログ
「新規予約」「返信待ち」「対応済み」などのラベルを付けると、誰が何に返信すべきかが一目で分かります。メニューや商品、プランが決まっているなら、カタログに写真と説明を載せておくと便利です。
ある一日の例：小さな旅館の場合
客室数の少ない、家族で営む旅館を想像してください。
- 7:30 朝食の準備中に、海外から「今夜2名泊まれますか」とメッセージが届く。不在メッセージが「8時半以降に返信します」と自動で返しているので、お客様は待てばいいと分かっている。
- 8:40 女将が空室を確認し、クイック返信で料金の目安とチェックイン時間を送る。予約が決まったら「新規予約」ラベルを付ける。
- 11:00 別のお客様から駅からの行き方の質問。登録しておいた道案内と地図を送るだけで済む。
- 15:00 チェックインが重なる時間帯。メッセージに返信できない間に、代表番号へ英語の電話がかかってくる。ここが一番取りこぼしやすい時間帯。
- 21:30 閉館後に届いた問い合わせには不在メッセージが返り、翌朝まとめて対応する。
この例で分かるとおり、WhatsAppは「急がない問い合わせ」をうまくさばけます。一方で、手がふさがっている時間の電話は別の手当てが必要です。
よくある失敗と避け方
- 個人の番号で作ってしまう：担当者が変わるたびに番号の引き継ぎで困ります。最初からお店の番号で作りましょう。
- 通常版のWhatsAppをお店用に使う：プロフィールや自動返信などのビジネス機能が使えません。
- 既読のまま放置する：お客様には読まれたことが分かります。返信できない日は、不在メッセージを手動でオンにしておきます。
- 店名やプロフィールを空欄にする：本当にそのお店かどうか分からず、警戒されます。
- 一人の端末に頼り切る：その人が休むと止まります。共有端末か、複数人で見られる体制を考えておきます。
人が直接対応したほうがいい場面
メッセージや自動返信は便利ですが、すべてを任せるべきではありません。
- クレームやトラブル：文字だけのやり取りは誤解が広がりやすいので、早めに電話で直接話すほうが収まりやすいです。
- 体調、アレルギー、安全に関わる相談：確認漏れが大きな問題になります。必ず担当者が責任を持って答えます。
- 金額の大きい見積もりや契約：条件を口頭でも確認し、記録を残します。
- 急ぎの用件：当日の遅刻連絡や道に迷ったお客様には、電話で即答したほうが親切です。
まとめ：今日やること
- 登録する番号を決める（できればお店の代表番号）
- WhatsApp Businessアプリを入れて認証し、プロフィールを埋める
- あいさつメッセージと不在メッセージを設定する
- よくある質問を5つほどクイック返信に登録する
- 公式サイトや予約確認メールに「WhatsAppでも受け付けています」と書き添える
ここまでやれば、明日から問い合わせを受け付ける準備は整います。運用のヒントはRinghumブログでも紹介しています。
よくある質問
WhatsApp Businessの利用にお金はかかりますか？
WhatsApp Businessアプリは無料で入手でき、基本的な機能も費用をかけずに使えます。ただし通信料はかかります。大量の自動送信やシステム連携が必要な規模になると、別の仕組みを検討することになり、条件が変わる場合があります。小さなお店なら、まずはアプリで始めれば十分です。
固定電話の番号でも登録できますか？
できます。認証のときにSMSを受け取れないため、待ち時間が過ぎたら「電話で受け取る」を選んでください。自動音声の電話がその番号にかかってきて、認証コードを読み上げます。受話器の近くでメモを用意して待つと確実です。番号は+81を選び、先頭の0を除いて入力します。
今使っている個人のWhatsAppをビジネス用に切り替えられますか？
同じ番号でWhatsApp Businessに移行することはでき、これまでのトークも引き継げます。ただし、その番号は通常版のWhatsAppでは使えなくなります。個人のやり取りとお店のやり取りが混ざるので、できればお店専用の番号で新しく作るほうが、後々の管理が楽です。
複数のスタッフで同じアカウントを使えますか？
1つのアカウントに、メインのスマートフォンのほか、連携した端末やパソコンからもアクセスできます。連携できる台数には上限があり、仕様も変わることがあるため、最新の設定画面で確認してください。ラベルで担当や対応状況を分けておくと、誰が返信するかで迷いません。
WhatsAppはメッセージに強い一方、上の例の15時のように、手が離せない時間の電話までは受けられません。Ringhumは、そうした電話にAIが24時間応答し、予約や伝言を受け付け、WhatsAppでの返信にも対応するサービスです。込み入った相談やクレームは、もちろんスタッフにつなぐべき場面です。宿泊施設での使い方はホテル・旅館向けページをご覧ください。
