Het is dinsdagavond, je zit eindelijk op de bank en je telefoon trilt: een klant vraagt via WhatsApp of je zaterdag nog plek hebt. Even later appt iemand anders over een offerte. Antwoord je nu, dan heb je nooit echt vrij. Antwoord je morgen, dan heeft de klant misschien al ergens anders geboekt. Een automatisch bericht in WhatsApp Zakelijk lost een groot deel van dat dilemma op. De klant ziet meteen dat zijn bericht is aangekomen en weet wanneer er antwoord komt.
In de gratis WhatsApp Business-app stel je zo'n bericht in een paar minuten in. Toch zit het verschil tussen een bericht dat klanten geruststelt en een bericht dat ze irriteert in de details: de timing, de toon en vooral wat je belooft. Hieronder lees je welke automatische berichten er zijn en hoe je ze instelt. Je krijgt teksten die je zo kunt overnemen, en je leest waar de grens ligt van wat een automatisch antwoord kan.
Welke automatische berichten WhatsApp Zakelijk kent
De zakelijke app heeft drie hulpmiddelen die vaak door elkaar worden gehaald. Ze hebben elk een eigen taak.
Het begroetingsbericht
Dit bericht gaat automatisch naar iemand die je voor het eerst een bericht stuurt, of die na een langere periode zonder contact weer van zich laat horen. Het is je digitale "goedemiddag, waarmee kan ik helpen?". Je gebruikt het om de klant op weg te helpen: wat kan hij je vragen, en welke informatie heb je nodig?
Het afwezigheidsbericht
Dit bericht gaat uit wanneer jij niet beschikbaar bent. Je kiest of het altijd verstuurd wordt, alleen buiten je openingstijden (die je in je bedrijfsprofiel invult) of volgens een eigen schema, bijvoorbeeld tijdens je vakantie. Dit is het bericht waar de meeste ondernemers op doelen als ze een automatisch antwoord zoeken.
Snelle antwoorden
Snelle antwoorden gaan niet vanzelf de deur uit. Het zijn opgeslagen teksten die je met een korte snelkoppeling invoegt, bijvoorbeeld door een schuine streep en een trefwoord te typen. Handig voor vragen die je tien keer per week krijgt: je adres, je prijzen, hoe parkeren werkt.
Werk je met een groter klantenservicesysteem dat via een softwarepartij aan WhatsApp is gekoppeld, dan zijn er meer mogelijkheden. Voor de meeste kleine bedrijven is de app zelf ruim voldoende om mee te beginnen.
Wat het je kost als je dit laat liggen
Geen automatisch antwoord betekent niet dat er niets gebeurt. De klant vult de stilte zelf in. Sommigen denken dat je dicht bent of geen zin hebt in nieuwe klanten. Anderen sturen hetzelfde bericht nog eens, bellen erachteraan of vragen het gewoon bij de concurrent. Vooral bij spoedklussen en last-minute afspraken wint vaak wie het eerst reageert.
Ook een slecht automatisch bericht kost je iets. "We reageren zo snel mogelijk" klinkt vriendelijk, maar zegt niets. Komt je antwoord pas twee dagen later, dan voelt de klant zich alsnog aan het lijntje gehouden. En een begroeting van tien regels met disclaimers leest niemand. De klant scrolt erlangs en stelt alsnog de vraag die je net had beantwoord.
Dan is er nog je eigen tijd. Zonder snelle antwoorden typ je elke dag dezelfde uitleg over openingstijden en adres opnieuw. Dat zijn losse minuutjes, maar ze komen precies op de momenten dat je met iets anders bezig bent.
Zo stel je een automatisch bericht in WhatsApp Zakelijk in
De precieze menunamen verschillen wat per telefoon en per versie van de app. De route is meestal: instellingen, dan de zakelijke tools. Loop deze stappen in deze volgorde door:
- Gebruik de zakelijke app. In de gewone WhatsApp kun je geen automatische berichten instellen. Je kunt je bestaande nummer overzetten naar WhatsApp Business. Maak eerst een back-up van je chats.
- Vul je bedrijfsprofiel volledig in. Denk aan openingstijden, adres, een korte omschrijving en je website. Het afwezigheidsbericht "buiten openingstijden" leunt op die tijden. Kloppen ze niet, dan gaat het bericht op de verkeerde momenten uit.
- Zet het begroetingsbericht aan. Schrijf een korte tekst (zie de voorbeelden hieronder) en kies wie het ontvangt. Vaak is het verstandig om vaste contacten uit te sluiten, zodat je beste klanten geen standaardwelkom krijgen.
- Zet het afwezigheidsbericht aan. Kies "buiten openingstijden" als basis. Gebruik een eigen schema voor vakanties en vrije dagen.
- Maak drie tot vijf snelle antwoorden. Begin met de vragen die je het vaakst krijgt. Meer hoeft niet: je moet ze ook nog onthouden.
- Test alles vanaf een ander nummer. Vraag een vriend of collega je op verschillende tijdstippen te appen. Zo zie je wat de klant ziet.
- Zet een herinnering in je agenda. Pas je berichten aan rond vakanties en feestdagen, zoals Kerst, Pasen of Koningsdag in Nederland en de nationale feestdag in België.
Voorbeeldteksten die wél werken
Een goed automatisch bericht is kort, zegt wanneer er antwoord komt en vertelt wat de klant intussen kan doen. Pas de toon aan je klanten aan. In Nederland is "je" bij de meeste kleine zaken gewoon. In Vlaanderen en bij formelere beroepen ligt "u" vaak meer voor de hand.
Begroetingsbericht:
Hoi, leuk dat je ons appt! Wil je een afspraak maken? Stuur dan je naam, de behandeling en een paar momenten die jou uitkomen. Dan reageren we binnen openingstijden meestal binnen een uur.
Afwezigheidsbericht buiten openingstijden:
Bedankt voor je bericht. We zijn nu gesloten en reageren morgen vóór 10.00 uur. Gaat het om iets dringends? Bel dan tijdens openingstijden, dan helpen we je direct.
Vakantiebericht:
We zijn met vakantie tot en met zondag 14 juli. Vanaf maandag beantwoorden we alle berichten op volgorde van binnenkomst. Fijn dat je even geduld hebt!
Snel antwoord voor je locatie (/adres):
Je vindt ons aan de Dorpsstraat 12. Parkeren kan gratis op het plein achter de kerk, op twee minuten lopen.
Zie je wat deze teksten gemeen hebben? Ze noemen een concreet moment en vragen meteen om de informatie die je nodig hebt. Daarmee scheelt het je later een heen-en-weertje.
Een dag in de praktijk: een kapsalon met twee stoelen
Neem een kleine kapsalon in een middelgrote stad. De eigenaar knipt zelf en heeft één medewerker. Zo ziet een gewone woensdag eruit met de automatische berichten aan.
- 07.40 uur – Bij het ontbijt ziet ze drie berichten van gisteravond. Alle drie de klanten kregen het afwezigheidsbericht met de belofte van antwoord vóór 10.00 uur. Niemand heeft nog eens gestuurd. Ze plant twee afspraken in en beantwoordt een prijsvraag.
- 09.15 uur – Een nieuwe klant appt voor het eerst. Het begroetingsbericht vraagt om naam, behandeling en voorkeursmomenten. Tussen twee klanten door ziet ze dat alles er al staat en bevestigt ze met één bericht.
- 12.30 uur – In de lunchpauze vraagt iemand wat balayage kost. Met het snelle antwoord /prijzen is het in vijf seconden geregeld.
- 14.00 uur – Een klant van vorige week appt dat haar hoofdhuid jeukt na het verven. Dit is geen moment voor standaardteksten. De eigenaar belt haar na de volgende afspraak zelf even op.
- 16.45 uur – Terwijl ze midden in een kleurbehandeling staat, gaat de telefoon. Ze kan niet opnemen, en de beller spreekt niets in. Hier helpt WhatsApp niet: wie belt, krijgt geen automatisch bericht.
- 18.00 uur – De salon sluit en het afwezigheidsbericht gaat vanzelf aan.
- 21.30 uur – Er komt een vraag binnen over een afspraak voor zaterdag. De klant krijgt het afwezigheidsbericht en weet dat er morgenochtend antwoord komt. De eigenaar laat haar telefoon met een gerust hart liggen.
Het automatische bericht heeft hier geen afspraak geboekt of een klacht opgelost. Wel heeft het verwachtingen gemanaged, en daardoor kon zij haar avond houden.
Wat je beter niet doet
- Vage beloftes. "Zo snel mogelijk" of "spoedig" zegt de klant niets. Noem een tijdstip dat je haalbaar vindt, ook op drukke dagen.
- Te lange teksten. Alles boven een paar zinnen wordt overgeslagen. Zet details liever in je bedrijfsprofiel of in een snel antwoord.
- Het bericht vergeten. Een vakantiebericht dat in september nog aanstaat, of openingstijden die niet meer kloppen, ondermijnen het vertrouwen. Een schema met een einddatum voorkomt dat.
- Alles automatiseren. Een automatisch bericht kan bevestigen en doorverwijzen. Het kan geen gesprek voeren. Doe niet alsof er een medewerker reageert als dat niet zo is.
- Gevoelige gegevens vragen. Vraag geen burgerservicenummer, rijksregisternummer, medische details of betaalgegevens via een automatisch bericht. Welke regels precies gelden, hangt af van je branche en land. Bij twijfel kun je dit beter persoonlijk of via een beveiligd kanaal regelen.
- Ongevraagde reclame. Een automatisch bericht is geen plek voor aanbiedingen. WhatsApp heeft eigen regels over zakelijke berichten, en klanten haken snel af als ze zich bestookt voelen.
Wanneer een mens het moet overnemen
Een automatisch antwoord is een ontvangstbevestiging, geen oplossing. Er zijn situaties waarin de klant zo snel mogelijk een echt mens nodig heeft:
- Klachten en ontevreden klanten. Een standaardtekst als reactie op een klacht voelt als een deur die dichtgaat. Reageer persoonlijk, en bel bij voorkeur.
- Spoed. Een lekkage, een buitengesloten klant, een kapotte verwarming midden in de winter. Voor vakmensen is snel persoonlijk contact hier het verschil tussen een klus en een gemiste klus.
- Gezondheid en veiligheid. Zoals de klant met de jeukende hoofdhuid: dat vraagt om aandacht en een inschatting, niet om een sjabloon.
- Ingewikkelde offertes en onderhandelingen. Daarbij moet je doorvragen. Dat kan een automatisch bericht niet.
En vergeet de telefoon niet. Veel klanten bellen liever dan dat ze appen, zeker bij spoed of als ze al lang wachten. Voor die bellers doet je WhatsApp-instelling niets. Kun je de telefoon vaak niet opnemen, dan heb je daar een aparte oplossing voor nodig. Denk aan een collega die opneemt, een duidelijke voicemail of een telefonische receptionist zoals Ringhum.
Aan de slag: je volgende stap
Reserveer vanavond twintig minuten. Controleer je bedrijfsprofiel, zet een afwezigheidsbericht met een concreet tijdstip aan en schrijf een begroetingsbericht dat om de juiste informatie vraagt. Maak daarna drie snelle antwoorden voor je meest gestelde vragen. Test alles vanaf een ander nummer en zet een herinnering voor je volgende vakantie in je agenda.
Kijk na een paar weken terug. Welke vragen komen nog steeds binnen? Maak daar een snel antwoord van, of zet het antwoord in je profiel. Een automatisch bericht is nooit af. Het groeit mee met wat je klanten echt willen weten.
Veelgestelde vragen
Kan ik een automatisch bericht instellen in de gewone WhatsApp?
Nee. Begroetings- en afwezigheidsberichten zitten alleen in de WhatsApp Business-app of in zakelijke koppelingen via een softwarepartij. De Business-app is gratis en je kunt je bestaande nummer overzetten. Maak vooraf een back-up van je chats en controleer daarna of alles goed is meegekomen. Zakelijk en privé op één nummer combineren is mogelijk, maar veel ondernemers kiezen voor een apart nummer.
Wat is het verschil tussen een begroetingsbericht en een afwezigheidsbericht?
Het begroetingsbericht gaat naar mensen die je voor het eerst appen, of na een lange tijd weer. Het helpt de klant op weg. Het afwezigheidsbericht gaat uit wanneer jij niet beschikbaar bent, bijvoorbeeld buiten openingstijden of tijdens vakantie. Het vertelt wanneer er antwoord komt. Je kunt ze allebei tegelijk aanzetten. Houd ze dan wel kort, zodat de klant niet twee lappen tekst krijgt.
Spreek ik klanten in mijn automatische bericht aan met je of u?
Kies wat past bij hoe je klanten ook aan de balie of telefoon aanspreekt. In Nederland is "je" bij kappers, horeca en de meeste kleine zaken heel gewoon. In Vlaanderen, bij advocaten, notarissen, zorgverleners of een ouder publiek is "u" vaak veiliger. Wees vooral consequent: wissel niet halverwege een bericht of tussen begroeting en afwezigheidsbericht.
Kan een automatisch bericht in WhatsApp ook afspraken inplannen?
Niet in de Business-app zelf. Je kunt wel een link naar je online agenda in het begroetingsbericht zetten, zodat klanten zelf een moment kiezen. Wil je dat afspraken ook via de telefoon worden geboekt terwijl jij aan het werk bent, dan heb je een andere oplossing nodig. Denk aan een collega, een planningsdienst of een telefonische receptionist die in je agenda kan boeken.
Wat Ringhum hier doet: een automatisch WhatsApp-bericht vangt de appers op, maar niet de mensen die bellen. Ringhum neemt je telefoon dag en nacht op, beantwoordt veelgestelde vragen, plant afspraken in, neemt berichten aan en kan ook op WhatsApp antwoorden. Klachten, spoed en lastige gesprekken horen bij een mens. Die zet Ringhum voor je klaar om zelf terug te bellen. Ben je zzp'er, kijk dan eens bij Ringhum voor zelfstandigen.
