Der Vormittag ist verplant: um neun die Verhandlung am Amtsgericht, danach ein Mandantengespräch, dazwischen ein Schriftsatz, der heute noch raus muss. Die Rechtsanwaltsfachangestellte ist im Urlaub oder hat ohnehin genug mit Fristen und Post zu tun. Das Telefon klingelt trotzdem, und hinter jedem Anruf kann ein neues Mandat stehen, ein besorgter Mandant oder eine Gegenseite, die einen Vergleich anbieten will.
Ein Sekretariatsservice für Anwaltskanzleien soll genau diese Lücke schließen. Er nimmt Anrufe an, wenn in der Kanzlei niemand rangehen kann, hält das Anliegen sauber fest, vergibt Termine und leitet Dringendes weiter. Er berät nicht, er bewertet keine Fälle und er bestätigt keine Fristen. Er sorgt dafür, dass kein Anrufer ins Leere läuft und Sie mit vollständigen Informationen zurückrufen können.
In diesem Artikel geht es darum, was ein solcher Service in einer Kanzlei konkret übernehmen sollte, wo die berufsrechtlichen Grenzen liegen und an welchen Stellen ein Mensch das Gespräch führen muss.
Warum das Telefon in der Kanzlei so oft liegen bleibt
In kleinen und mittleren Kanzleien kommen mehrere Dinge zusammen. Anwältinnen und Anwälte sind häufig außer Haus, bei Gericht, beim Notar, bei Mandanten. Das Sekretariat ist mit Fristenkontrolle, beA-Postfach, Abrechnung und Aktenführung voll ausgelastet. Und viele Anrufe kommen genau dann, wenn niemand Zeit hat: früh morgens, in der Mittagspause, nach Feierabend, wenn Berufstätige endlich in Ruhe telefonieren können.
Was das kostet, lässt sich nicht pauschal beziffern, aber die Folgen kennt jede Kanzlei:
- Neue Mandanten rufen die nächste Kanzlei an. Wer eine Kündigung bekommen hat oder einen Bußgeldbescheid, will heute mit jemandem sprechen und nicht auf eine Mailbox.
- Bestehende Mandanten werden unruhig. Ein unbeantworteter Anruf wirkt in einer laufenden Sache schnell wie Desinteresse.
- Konzentration geht verloren. Jede Unterbrechung beim Schriftsatz kostet mehr Zeit als das Gespräch selbst.
- Rückrufe ohne Kontext. Eine Nummer auf dem Display ohne Namen und Anliegen bedeutet oft zwei, drei Anläufe, bis man weiß, worum es geht.
Was ein Sekretariatsservice für Anwaltskanzleien leisten sollte
Ein guter Telefonservice in der Kanzlei ist kein Ersatz für die Fachangestellte, sondern eine verlässliche erste Station. Sinnvoll sind vor allem diese Aufgaben.
Erstkontakt neuer Mandanten
Der Service nimmt Name, Rückrufnummer, Rechtsgebiet und eine kurze Beschreibung des Anliegens auf. Wichtig ist auch die Frage nach der Gegenseite, damit Sie vor dem Rückruf einen Interessenkonflikt prüfen können. Ebenso hilfreich: ob es bereits einen Termin, ein Schreiben mit Datum oder eine Frist gibt, die der Anrufer kennt. Der Service notiert das, ohne es einzuordnen.
Anrufe bestehender Mandanten
Hier geht es meist um Rückrufwünsche, Unterlagen, die nachgereicht werden, oder Terminverschiebungen. Der Service hält fest, um welche Sache es geht, und gibt Standardauskünfte, die Sie freigegeben haben, etwa zu Bürozeiten oder wie Unterlagen sicher übermittelt werden können. Inhaltliche Auskünfte zum Verfahrensstand gehören nicht dazu.
Terminvergabe
Erstberatungen, Besprechungstermine, Telefontermine: Wenn der Kalender gepflegt ist und klare Regeln hinterlegt sind, welche Termine wofür gedacht sind, kann der Service direkt buchen. Das spart das typische Hin und Her per Rückruf.
Weiterleitung von Dringendem
Gerichte, Kollegen der Gegenseite, eine Polizeidienststelle bei einem Strafverteidigungsmandat: Für solche Anrufe brauchen Sie eine klare Regel, wann sofort durchgestellt oder per Nachricht alarmiert wird.
Verschwiegenheit und Datenschutz: worauf es ankommt
Die anwaltliche Verschwiegenheit gilt auch dann, wenn ein externer Dienstleister die Anrufe annimmt. In Deutschland regelt das Berufsrecht, unter welchen Voraussetzungen Kanzleien Dienstleister einbinden dürfen, unter anderem mit einer schriftlichen Verpflichtung zur Verschwiegenheit. Hinzu kommt der Datenschutz, in der Regel mit einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung. In Österreich und der Schweiz gelten eigene berufsrechtliche Vorgaben; klären Sie im Zweifel mit Ihrer Kammer, was für Ihre Kanzlei gilt.
Praktisch heißt das:
- Lassen Sie sich schriftlich bestätigen, wie Gesprächsinhalte gespeichert, wer darauf zugreifen kann und wie lange sie aufbewahrt werden.
- Fragen Sie, wo die Daten verarbeitet werden.
- Legen Sie fest, welche Informationen der Service überhaupt erfragen soll. Weniger ist hier oft besser: Für einen Rückruf reichen Name, Nummer, Rechtsgebiet, Gegenseite und ein, zwei Sätze zum Anliegen.
- Der Service sollte am Telefon niemals bestätigen, ob jemand Mandant der Kanzlei ist. Schon diese Auskunft kann unter die Verschwiegenheit fallen.
Ein Tag in einer kleinen Kanzlei: ein Beispiel
Eine Einzelkanzlei für Arbeits- und Familienrecht in einer mittelgroßen Stadt, eine Anwältin, eine Fachangestellte in Teilzeit bis mittags.
7:40 Uhr. Ein Arbeitnehmer ruft auf dem Weg zur Arbeit an, er hat gestern eine Kündigung erhalten. Der Service nimmt seine Daten auf, fragt nach dem Arbeitgeber als Gegenseite und nach dem Datum des Schreibens. Er sagt nichts zu Fristen, bietet aber den nächsten freien Erstberatungstermin an. Der Anrufer bucht für den nächsten Vormittag. Die Anwältin sieht die Notiz um acht und bemerkt das Kündigungsdatum. Sie ruft vorsorglich selbst zurück.
9:15 Uhr. Die Anwältin ist im Termin beim Arbeitsgericht, die Fachangestellte bearbeitet das beA. Eine Mandantin in einer Scheidungssache will wissen, ob ihre Unterlagen angekommen sind. Der Service nimmt die Frage auf, sagt einen Rückruf am Nachmittag zu und erklärt, wie sie weitere Unterlagen über den freigegebenen Weg schicken kann.
11:30 Uhr. Ein Kollege der Gegenseite ruft an und möchte über einen Vergleich sprechen. Laut Regel ist das ein Anruf für die Anwältin persönlich. Der Service notiert Kanzlei, Aktenzeichen und Erreichbarkeit und schickt sofort eine Nachricht aufs Handy.
12:45 Uhr. Mittagspause, die Fachangestellte ist gegangen. Zwei Anrufe: eine Terminverschiebung, die direkt im Kalender erledigt wird, und eine Werbeanfrage, die freundlich abgewiesen wird.
18:20 Uhr. Eine Frau ruft aufgelöst an, ihr Partner ist mit dem gemeinsamen Kind nicht wie vereinbart zurückgekommen. Hier geht es nicht um Terminbuchung. Der Service nimmt die Kerndaten auf, verweist bei akuter Gefahr auf den Notruf und leitet die Nachricht als dringend weiter, so wie die Anwältin es für familienrechtliche Notfälle festgelegt hat.
Am Abend liegt keine einzige unbekannte Nummer in der Anrufliste. Jeder Rückruf beginnt mit dem, was die Anwältin wissen muss.
Wann ein Mensch das Gespräch übernehmen muss
Ein Telefonservice, egal ob mit Menschen oder als KI-Telefonassistent, stößt in einer Kanzlei an klare Grenzen. Diese Gespräche gehören zu Ihnen oder zu Ihrem Team:
- Alles, was nach Rechtsrat klingt. „Muss ich das unterschreiben?“, „Habe ich noch Zeit?“ Der Service darf das nicht beantworten, auch nicht ungefähr.
- Fristen. Der Service nimmt Daten auf, die der Anrufer nennt, aber er berechnet, bestätigt oder notiert keine Fristen. Fristenkontrolle bleibt in der Kanzlei.
- Anrufe von Gerichten, Behörden und der Gegenseite, sofern Sie das nicht ausdrücklich anders regeln.
- Emotionale Ausnahmesituationen: Haft, Gewalt, Kindesentzug, Todesfälle. Hier braucht es schnelle Weiterleitung und einen Menschen.
- Beschwerden und Honorarfragen, die über Standardauskünfte hinausgehen.
Gerade KI-gestützte Services eignen sich gut für das Wiederkehrende: Daten aufnehmen, Termine buchen, Standardfragen beantworten, rund um die Uhr. Je sensibler und individueller ein Gespräch, desto eher sollte es durchgestellt oder als dringende Rückrufbitte markiert werden.
Checkliste: So richten Sie den Service in Ihrer Kanzlei ein
- Anrufarten sammeln. Gehen Sie eine typische Woche durch: Wer ruft an, mit welchem Anliegen?
- Für jede Anrufart eine Regel festlegen: selbst erledigen, Nachricht, sofort weiterleiten.
- Gesprächsleitfaden für Neuanfragen schreiben: Name, Nummer, Rechtsgebiet, Gegenseite, kurzer Sachverhalt, bekannte Termine oder Schreiben.
- Freigegebene Auskünfte definieren: Bürozeiten, Anfahrt, Ablauf der Erstberatung, sichere Wege für Unterlagen.
- Verbotene Auskünfte klar benennen: keine Rechtsauskunft, keine Fristen, keine Bestätigung, wer Mandant ist.
- Kalender vorbereiten: feste Zeitfenster für Erstberatungen und Rückrufe.
- Eskalationswege festlegen: Wer wird wann wie benachrichtigt, auch außerhalb der Bürozeiten?
- Verträge prüfen: Verschwiegenheitsverpflichtung und Auftragsverarbeitung schriftlich.
- Probeanrufe machen. Rufen Sie selbst an, als Neumandant, als Gegenseite, als Notfall.
- Nach zwei Wochen nachschärfen. Welche Notizen waren unvollständig, welche Weiterleitung kam zu spät?
Fazit: Erreichbar sein, ohne die Kontrolle abzugeben
Ein Sekretariatsservice für Anwaltskanzleien lohnt sich, wenn er eng geführt wird: klare Regeln, klare Grenzen, saubere Notizen. Der nächste konkrete Schritt ist die Bestandsaufnahme aus der Checkliste. Notieren Sie eine Woche lang, welche Anrufe verpasst oder unterbrochen haben. Daraus ergibt sich fast von selbst, was ein Service übernehmen soll und was in der Kanzlei bleibt.
Häufig gestellte Fragen
Darf ein externer Telefonservice überhaupt Anrufe für eine Kanzlei annehmen?
Grundsätzlich ja, aber unter Bedingungen. In Deutschland verlangt das Berufsrecht unter anderem eine schriftliche Verpflichtung des Dienstleisters zur Verschwiegenheit, dazu kommen die Anforderungen des Datenschutzes. In Österreich und der Schweiz gelten eigene Regeln. Klären Sie vor dem Start, welche Vorgaben für Ihre Kanzlei gelten, und lassen Sie sich die Vereinbarungen schriftlich geben.
Kann der Service Erstberatungstermine direkt vergeben?
Ja, wenn Ihr Kalender aktuell ist und feste Zeitfenster für Erstberatungen hinterlegt sind. Sinnvoll ist, dass der Service vorher Gegenseite und Rechtsgebiet erfragt, damit Sie einen möglichen Interessenkonflikt prüfen können. Bei eilbedürftigen Fällen sollte zusätzlich eine Rückrufbitte an Sie gehen, statt nur auf den nächsten freien Termin zu verweisen.
Was passiert, wenn ein Anrufer nach seiner Frist fragt?
Der Service gibt dazu keine Auskunft, weder geschätzt noch allgemein. Er notiert das Datum des Schreibens, das der Anrufer nennt, markiert die Nachricht als eilig und sagt einen zeitnahen Rückruf aus der Kanzlei zu. Fristberechnung und Fristenkontrolle bleiben vollständig bei Ihnen und Ihrem Team.
Eignet sich ein KI-Telefonassistent für eine Kanzlei?
Für wiederkehrende Aufgaben gut: Neuanfragen aufnehmen, Termine buchen, Standardfragen beantworten, auch nachts und am Wochenende. Für sensible Gespräche, Anrufe von Gerichten oder Notfälle braucht es klare Weiterleitungsregeln an einen Menschen. Entscheidend sind ein guter Gesprächsleitfaden und eindeutige Grenzen, was der Assistent sagen darf.
Was Ringhum hier leisten kann: Ringhum nimmt als KI-Telefonassistent Anrufe Ihrer Kanzlei rund um die Uhr an, nimmt Neuanfragen nach Ihrem Leitfaden auf, bucht Termine, beantwortet freigegebene Standardfragen und leitet Dringendes nach Ihren Regeln weiter, auch per WhatsApp. Rechtsrat und Fristen bleiben bei Ihnen. Wie das für Einzelanwälte und größere Kanzleien aussieht, finden Sie unter Ringhum für Selbstständige und Ringhum für Unternehmen; Fragen zur Einrichtung beantwortet das Hilfecenter.
