施術中、現場作業中、接客の真っ最中に電話が鳴ります。出られないまま留守電に切り替わり、折り返したときには相手はもう別のお店に決めていた。小さな事業を回していると、こうした場面は珍しくありません。電話代行サービスを検討し始めるのは、たいていこの「取りこぼし」が気になり出したときです。
ところが電話代行サービスの料金を調べると、月額基本料、コール単価、超過料金、時間外加算、初期費用と項目が多く、どこが安いのか一目では分かりません。そもそも料金は事業者ごと、プランごとに大きく違います。一律の「相場」をうのみにするより、自社の電話の鳴り方に合った料金体系を選ぶことのほうがずっと大切です。
この記事では、電話代行の料金がどんな要素で決まるのか、見積もりで何を確認すればよいか、人による代行とAI受付をどう使い分けるかを、現場の目線で整理します。
電話代行サービスの料金体系は主に3つ
細かな名称は事業者によって違いますが、料金の組み立て方はおおむね次の3つに分かれます。
1. 月額固定+一定件数まで込み
毎月の基本料金に一定のコール件数が含まれ、それを超えると1件ごとに超過料金がかかる形です。最も一般的な形で、着信数が毎月だいたい読める事業者に向いています。注意したいのは超過料金の単価です。基本料金が安く見えても、繁忙期に件数が膨らむと請求額が想定を大きく上回ることがあります。
2. 完全従量課金
基本料金を抑え、受けた件数や通話時間に応じて支払う形です。電話が少ない月は安く済みますが、件数が多い事業者では割高になりやすい傾向があります。開業したばかりで着信数がまだ読めない時期には検討しやすい形です。
3. 基本料金+オプション積み上げ
基本の一次受付に、予約登録、営業時間外の対応、土日祝の対応、緊急時の転送、英語など外国語での対応といった機能を足していく形です。必要なものだけ選べる反面、気づけばオプションだらけになり、当初の想定とかけ離れた金額になることもあります。
どの形でも、初期費用・契約期間・解約条件が別に設定されていることが多いので、月額だけで比べないようにしましょう。
料金を左右する「見えにくい」要素
見積もり表の金額が同じでも、実際の負担は条件次第で変わります。特に次の点は、契約前に必ず確かめておきたいところです。
- 1件の数え方:間違い電話や営業電話、無言電話も1件に数えるのか。通話時間に上限はあるか。
- 対応時間帯:平日の日中だけなのか。夜間・早朝・土日祝は別料金か、そもそも対応外か。
- 報告の方法:メール、チャット、管理画面など、どの手段で伝言を受け取るか。手段によって追加料金がかかることもあります。
- どこまで対応してくれるか:用件を聞いて伝えるだけか、予約を確定させるところまでできるか。この差は、あなたが後でかける折り返しの手間に直結します。
- 最低契約期間:数か月から年単位の縛りがある場合、合わなかったときに抜けにくくなります。
「伝言を受けるだけ」の代行は、結局あなたが全件折り返すことになります。料金が安くても、折り返しに取られる時間まで含めて考えると、割に合わないこともあります。
ある水道工事店の一日で考えてみる
具体的に考えてみましょう。社長と職人2人で回している、地域の小さな水道工事店があるとします。
- 8:30 社長は現場へ向かう車の中。運転中のため電話に出られない。
- 9:15 トイレの水漏れで困っている個人宅から着信。急ぎの内容だが、社長は配管作業中。
- 11:00 管理会社から定期点検の日程調整の電話。
- 12:40 昼休みに折り返そうとするが、営業電話や見積もりだけの問い合わせが混ざっていて、どれから折り返すべきか分からない。
- 19:30 仕事帰りの会社員から「週末に見てもらえるか」という問い合わせ。事務所はもう閉まっている。
この事業者に必要なのは、①急ぎかどうかを判断して本当に緊急なものだけ社長へ転送すること、②点検や見積もりの日程は空き枠に沿って予約まで進めること、③夜間の問い合わせも取りこぼさないこと、の3つです。
日中だけ・伝言のみのプランでは、9:15の緊急案件は伝言止まり、19:30の問い合わせは対応外になります。一方、夜間対応や予約登録、緊急転送をオプションで全部付けると、今度は費用がかさみます。料金表を見る前に、自社の「一日の電話」を書き出してみると、何に対してお金を払うべきかがはっきりします。職人や個人事業の方の使い方については職人・工事業向けのページでもまとめています。
電話代行サービスの料金を比べるときのチェックリスト
複数の事業者を比べるときは、次の手順で進めると判断がぶれません。
- 1か月の着信を記録する:件数、時間帯、用件(予約・問い合わせ・緊急・営業電話)をざっくり分けてメモします。
- 取りこぼしている時間帯を特定する:作業中、昼休み、営業時間外など、出られない時間がいつかを把握します。
- 必要な対応レベルを決める:伝言だけでよいのか、予約確定や注文受付まで任せたいのか。
- 同じ条件で見積もりを取る:着信件数と時間帯をそろえ、初期費用・基本料金・超過料金・オプションを含めた総額で比べます。
- 繁忙月で試算する:一番電話が多い月の件数で計算し、超過料金がどうなるか確かめます。
- 契約期間と解約条件を確認する:試用期間の有無、途中解約の扱いを確認します。
- 応対品質を試す:可能なら試用や自分で試しに電話をかけて、名乗り方や聞き取りの正確さを確かめます。
人の代行とAI受付、どちらが向いているか
電話代行には、オペレーターが応対する従来型に加えて、AIが応答する受付サービスも増えています。料金の考え方も少し違います。
人による代行は、言葉にしにくい事情をくみ取る柔軟さが強みです。その分、対応時間や件数に応じて費用が上がりやすく、深夜や休日まで広げるとコストも増えます。AI受付は、時間帯を問わず同じように応答でき、予約や注文の受付、よくある質問への回答といった定型の用件を得意とします。夜間や休日の電話が多い、同じ質問が繰り返される、といった事業者には相性がよい傾向があります。
ただし、AIが向かない電話もあります。
- 怒りや不満がこもったクレーム
- 金額や条件を交渉したい問い合わせ
- 体調や事故など、状況を丁寧に聞き取る必要がある相談
- 長年の常連客との込み入ったやりとり
こうした電話は、最初の受付はAIや代行に任せても、最終的には人が対応すべきです。どちらの方式を選ぶにしても、「この種の電話はすぐ自分に回す」というルールを決めておくことが、料金以上に満足度を左右します。
契約前に避けたい失敗
- 月額の安さだけで選ぶ:超過料金やオプションで、結果的に割高になる例は少なくありません。
- 自社の情報を渡さないまま始める:料金表、定休日、対応エリアなどを共有しないと、代行側は「担当者から折り返します」としか言えず、折り返しの手間が減りません。
- 伝言の受け取り方を決めていない:メールが埋もれて対応が遅れれば、代行を入れた意味が薄れます。
- 長期契約にいきなり縛られる:まずは短期間で試し、効果を確かめてから本契約にするのが安全です。
まとめ:まず「自社の電話」を見える化する
電話代行サービスの料金は、事業者やプランによって大きく違い、単純な相場比較では判断できません。大切なのは、自社の着信件数・時間帯・用件を把握し、「どの電話を、どこまで任せたいか」を決めてから見積もりを比べることです。
次の一歩としては、今週から1〜2週間、出られなかった電話と時間帯だけでもメモしてみてください。それだけで、必要なのが日中の一次受付なのか、夜間の予約受付なのか、緊急時の転送なのかが見えてきます。そのうえで、繁忙月の件数で総額を試算すれば、大きく外すことはありません。
よくある質問
電話代行サービスの料金の相場はどれくらいですか？
事業者、対応時間、件数、オプションによって大きく変わるため、一律の相場はありません。月額固定型、従量課金型、オプション積み上げ型で計算の仕方も異なります。自社の月間着信数と必要な対応時間をそろえて複数社から見積もりを取り、初期費用や超過料金まで含めた総額で比べるのが確実です。
電話が少ない個人事業主でも契約する意味はありますか？
件数が少なくても、一件の取りこぼしが大きな損失になる業種では意味があります。たとえば一件の依頼が大きな売上になる工事業や、予約制のサロンなどです。件数が少ないなら従量課金型や、低額から始められるプランが候補になります。まずは出られなかった電話がどれだけあるかを記録してから判断しましょう。
夜間や土日の電話にも対応してもらえますか？
対応している事業者もありますが、時間外は別料金だったり、そもそも対応外だったりと条件はさまざまです。夜間・休日の電話が多い場合は、時間帯による加算の有無を必ず確認してください。時間を問わず応答できるAI受付は、こうした時間帯の取りこぼしを減らしたい場合に検討しやすい選択肢です。
AIの電話受付だけで、人の対応は不要になりますか？
予約や営業時間の案内など定型の用件はAIに任せやすい一方、クレーム、価格交渉、事情を丁寧に聞く必要がある相談は人が対応すべきです。AIで一次受付をして、内容に応じて担当者へ転送したり、伝言を残したりする使い分けが現実的です。どの電話を自分に回すか、ルールを事前に決めておきましょう。
Ringhumは、AIが電話に24時間応答し、予約や注文、伝言の受付、WhatsAppでの返信までを行う電話受付サービスです。緊急の電話や人が対応すべき用件は担当者へ回す運用もできます。料金の仕組みは料金ページで、一人で事業を営む方向けの使い方は個人事業主向けのページでご確認いただけます。
