Je staat bij een klant, je telefoon trilt en een nieuwe klant appt: "Kunnen jullie morgen langskomen?" Een kwartier later komt er nog een appje: "Hallo?" Steeds meer klanten appen liever dan dat ze bellen. Dat werkt alleen als het zakelijke WhatsApp van je bedrijf duidelijk, herkenbaar en goed bereikbaar is.
WhatsApp zakelijk aanmaken is technisch in een kwartier gebeurd. De keuzes vooraf bepalen of het je later tijd kost of tijd oplevert: welk nummer je gebruikt, wat er in je profiel staat en wat klanten te zien krijgen als jij niet kunt reageren. In dit artikel lees je hoe je het in één keer goed opzet, welke fouten veel ondernemers maken en wanneer een gesprek beter door een mens kan worden gevoerd.
Eerst kiezen: welk nummer en welke variant
Voordat je iets downloadt, beslis je twee dingen: welk telefoonnummer je zakelijke WhatsApp krijgt en welke versie bij je bedrijf past.
Het nummer
Een WhatsApp-account hoort altijd bij één telefoonnummer. Gebruik je nu je privénummer voor WhatsApp en kies je hetzelfde nummer voor zakelijk, dan zet je je bestaande account om naar een zakelijk account. Privé en werk lopen dan door elkaar. Voor veel zzp'ers is dat in het begin prima. Wil je het gescheiden houden, kies dan een apart nummer:
- Een tweede mobiel nummer, bijvoorbeeld via een tweede simkaart of eSIM in dezelfde telefoon. Op de meeste telefoons kun je de gewone WhatsApp en de zakelijke app naast elkaar gebruiken, elk met een eigen nummer.
- Je vaste bedrijfsnummer. Dat kan ook. Bij het verifiëren kies je dan voor een gesproken code via een telefoontje in plaats van een sms. Klanten herkennen het nummer dan meteen van je website, je bus of je visitekaartje.
Kies een nummer dat je voor langere tijd houdt. Wisselen kan, maar klanten hebben je oude nummer opgeslagen, en dat geeft verwarring.
De variant
De WhatsApp Business-app is gratis en bedoeld voor kleine bedrijven. Je installeert hem op je telefoon en kunt hem ook op een computer en andere gekoppelde apparaten gebruiken. Voor de meeste zelfstandigen, winkels, salons, restaurants en vakmensen is dit de juiste keuze.
Het zakelijke WhatsApp-platform is bedoeld voor grotere organisaties, of voor situaties waarin je WhatsApp wilt koppelen aan andere systemen, zoals een klantenservicepakket, een boekingssysteem of een slimme assistent die automatisch antwoordt. Dat platform werkt anders: je hebt meestal een technische partij nodig en er zijn kosten aan verbonden die per land en per type gesprek verschillen. Twijfel je? Begin met de app. Overstappen kan later nog.
WhatsApp zakelijk aanmaken in zeven stappen
- Download de WhatsApp Business-app uit de appwinkel van je telefoon. Let erop dat je de zakelijke app kiest en niet de gewone WhatsApp.
- Voer het gekozen nummer in. Gebruik je een nummer dat al bij een gewone WhatsApp hoort, dan biedt de app aan om dat account over te zetten. Je chatgeschiedenis kun je daarbij meestal meenemen.
- Verifieer het nummer met de code die je per sms krijgt. Bij een vast nummer kies je voor 'Bel mij' en luister je de code af.
- Vul je bedrijfsnaam in. Gebruik de naam die klanten van je kennen, zoals die op je gevel, bus of website staat. Een naam die niets met je bedrijf te maken heeft, of een losse zoekterm, schept verwarring.
- Kies een categorie die je bedrijf goed beschrijft, bijvoorbeeld restaurant, kapper of installateur.
- Maak je profiel compleet: logo als profielfoto, een korte omschrijving, adres, openingstijden, e-mailadres en website.
- Stel de berichthulpmiddelen in (zie hieronder) en stuur jezelf een testbericht vanaf een ander nummer, zodat je ziet wat een klant ziet.
Je profiel en automatische berichten die echt helpen
Een kaal profiel roept vragen op en leidt tot extra appjes. Een volledig profiel beantwoordt de helft van die vragen al voordat iemand iets typt.
De omschrijving. Schrijf in één of twee zinnen wat je doet en voor wie. Bijvoorbeeld: "Loodgieter en cv-monteur in en rond Amersfoort. Lekkages, onderhoud en nieuwe installaties." Laat holle kreten weg.
Openingstijden. Vul ze eerlijk in. Een klant die om half tien 's avonds appt, ziet dan meteen dat je gesloten bent en verwacht geen direct antwoord.
Begroetingsbericht. Dit krijgt iemand die je voor het eerst appt, of na een lange stilte. Houd het kort en praktisch: "Bedankt voor je bericht! Vertel ons wat je nodig hebt en waar het om gaat. We reageren meestal binnen werktijd op dezelfde dag." Beloof alleen een reactietijd die je echt waarmaakt.
Afwezigheidsbericht. Dit stel je in voor buiten je openingstijden of voor je vakantie. Vermeld wanneer je weer reageert en wat iemand moet doen als het echt dringend is.
Snelle antwoorden. Sla de antwoorden op die je elke week opnieuw typt: je adres en parkeerinformatie, hoe een afspraak verzetten werkt, welke foto's je nodig hebt voor een offerte. Met een korte snelkoppeling plak je ze in een chat.
Labels. Geef chats een label zoals 'nieuwe klant', 'offerte gestuurd' of 'wacht op betaling'. Zo zie je in één oogopslag wat er nog openstaat.
Catalogus. Heb je vaste producten of diensten, zoals een lunchmenu, behandelingen of standaardpakketten, dan kun je die in een catalogus zetten. Klanten bladeren erdoor zonder dat jij alles hoeft uit te leggen.
Deel daarna je zakelijke nummer, de korte chatlink of de QR-code die de app voor je maakt. Zet ze op je website, je offertes en de toonbank.
Een gewone dinsdag met zakelijk WhatsApp
Neem een installateur met één bus en een parttime kracht op kantoor.
07.15 uur. Voordat hij vertrekt, staan er twee berichten van de avond ervoor. Beide klanten kregen het afwezigheidsbericht met de tekst dat ze vanaf half acht antwoord krijgen. Niemand heeft het gevoel genegeerd te zijn.
08.40 uur. Op kantoor beantwoordt zijn collega via de computer een vraag over een offerte. Met een snel antwoord vraagt ze de klant om foto's van de oude ketel. De chat krijgt het label 'offerte'.
11.30 uur. Een klant appt dat er water uit het plafond druppelt. Dat is geen klusje voor een appgesprek. De collega belt meteen terug en plant hem tussendoor in.
13.00 uur. In de lunchpauze stuurt de installateur zelf drie korte updates naar klanten: "Ik ben rond drie uur bij u." Dat scheelt hem telefoontjes van mensen die willen weten waar hij blijft.
17.30 uur. Het afwezigheidsbericht gaat automatisch aan. Wie daarna appt, leest wanneer er weer iemand reageert en welk nummer je belt bij een echte noodsituatie.
Het patroon is duidelijk. WhatsApp werkt uitstekend voor foto's, afspraken bevestigen en korte updates. Voor spoed en gevoelige gesprekken blijft de telefoon belangrijk, en die moet dan ook opgenomen worden.
Valkuilen die je beter vermijdt
- Eén telefoon voor alles en niemand die meekijkt. Ligt jouw telefoon in de bus, dan wacht iedereen. Koppel ook een computer of tablet op kantoor, zodat een collega kan reageren.
- Reactietijden beloven die je niet haalt. "Wij reageren binnen vijf minuten" werkt tegen je zodra je een drukke dag hebt.
- Ongevraagd reclame sturen. Stuur alleen berichten naar mensen die daar duidelijk mee hebben ingestemd. Hoe streng de regels voor marketing en privacy precies zijn, verschilt per land. In Nederland en België speelt de AVG altijd een rol. Ga zorgvuldig om met klantgegevens en foto's die je via de app ontvangt.
- Privé en zakelijk door elkaar. Gebruik je één nummer voor beide, dan ziet een klant ook je privéstatus. Kijk kritisch wat daar staat.
- Je telefoonlijn vergeten. Een goed ingericht WhatsApp-account vangt een deel van de vragen op. Klanten die bellen, verwachten nog steeds dat er iemand opneemt, zeker bij spoed.
Wanneer een mens het gesprek moet overnemen
Automatische berichten en snelle antwoorden zijn handig, maar ze vervangen geen echt gesprek. Neem zelf contact op, liefst telefonisch, bij:
- Spoed: lekkage, storing, een gast die buitengesloten staat, een allergie bij een bestelling.
- Klachten: een boze klant wil gehoord worden, niet een standaardtekst lezen.
- Grote of ingewikkelde opdrachten waarbij je moet doorvragen voordat je een prijs kunt noemen.
- Gevoelige onderwerpen, zoals medische of financiële zaken. Die voer je liever niet uitgebreid via een chat.
- Twijfel over wat iemand bedoelt. Eén telefoontje is vaak sneller dan tien appjes heen en weer.
Zet in je afwezigheidsbericht ook hoe mensen je bij spoed bereiken. Dan weet een klant met een echt probleem waar hij terechtkan.
Conclusie: zo maak je vandaag de eerste stap
WhatsApp zakelijk aanmaken is het makkelijke deel. Het verschil zit in de voorbereiding en de inrichting. Doe het in deze volgorde:
- Kies een vast nummer dat bij je bedrijf blijft: een tweede mobiel nummer of je vaste bedrijfsnummer.
- Installeer de WhatsApp Business-app en verifieer het nummer.
- Maak je profiel compleet met naam, logo, omschrijving, adres en openingstijden.
- Schrijf een begroetingsbericht, een afwezigheidsbericht en minstens vijf snelle antwoorden.
- Koppel een tweede apparaat, zodat niet alles van jouw telefoon afhangt.
- Spreek af wie spoed en klachten telefonisch afhandelt.
- Zet je nummer of QR-code op je website, offertes en toonbank.
Plan er een rustig uur voor in. Dat uur verdien je in de weken daarna ruim terug.
Veelgestelde vragen
Is WhatsApp Business gratis?
De WhatsApp Business-app zelf is gratis te downloaden en te gebruiken, inclusief profiel, automatische berichten, labels en catalogus. Je betaalt alleen je gewone mobiele data of wifi. Kosten ontstaan pas als je overstapt op het zakelijke WhatsApp-platform voor grotere organisaties of koppelingen met andere systemen. Die kosten verschillen per land, per type gesprek en per partij die je helpt met de koppeling.
Kan ik WhatsApp Business met mijn vaste nummer gebruiken?
Ja. Je voert je vaste nummer in en kiest bij de verificatie voor een gesproken code. Je krijgt dan een telefoontje op dat vaste nummer waarin de code wordt voorgelezen. Daarna draait de app gewoon op je smartphone. Het voordeel is dat klanten het nummer al kennen van je website en briefpapier, en dat je privénummer privé blijft.
Kan ik WhatsApp en WhatsApp Business op één telefoon gebruiken?
Dat kan, zolang beide apps een eigen nummer hebben. Met een telefoon die twee simkaarten of een eSIM ondersteunt, gebruik je de gewone WhatsApp voor privé en de zakelijke app voor je bedrijf. Gebruik je voor beide hetzelfde nummer, dan zet je je bestaande account om. Er is dan nog maar één account voor dat nummer.
Raak ik mijn chats kwijt als ik overstap naar WhatsApp Business?
Meestal niet. Zet je je bestaande WhatsApp-account op dezelfde telefoon om naar de zakelijke app, dan kun je je chatgeschiedenis tijdens het overzetten meenemen. Maak voor de zekerheid vooraf een back-up. Stap je tegelijk over op een nieuw nummer of een nieuwe telefoon, controleer dan eerst hoe de back-up op jouw toestel werkt.
Veel klanten appen, maar net zoveel klanten bellen nog, vaak juist op de momenten dat jij niet kunt opnemen. Ringhum neemt je telefoon dag en nacht aan, maakt afspraken, noteert bestellingen en berichten en kan ook op WhatsApp antwoorden. Gaat het om spoed of iets gevoeligs, dan geeft Ringhum het bericht aan jou door. Bekijk hoe dat werkt voor vakmensen, of lees de uitleg in het helpcentrum.
