Przekierowanie połączeń na inny numer: jak to zrobić w firmie

Jest wtorek, środek dnia. Stoisz przy kliencie, jesteś w trasie albo właśnie wchodzisz na spotkanie, a telefon firmowy wibruje w kieszeni po raz trzeci w ciągu kwadransa. Nie odbierzesz. Ktoś po drugiej stronie słyszy długie sygnały, rozłącza się i najpewniej dzwoni do kolejnej firmy z listy.

Przekierowanie połączeń na inny numer to najprostszy sposób, żeby takie telefony nie przepadały. Możesz przekazać wszystkie rozmowy dalej albo tylko te, których sam nie odbierzesz: gdy masz zajęte, gdy telefon jest wyłączony lub poza zasięgiem, albo gdy nikt nie podnosi słuchawki przez kilkanaście sekund. Ustawienie zajmuje zwykle minutę i działa w praktycznie każdym telefonie komórkowym.

Poniżej znajdziesz konkretne kody i ścieżki w ustawieniach, przykład dnia w małej firmie, listę kontrolną oraz najczęstsze błędy. Na końcu podpowiadamy, dokąd w ogóle warto kierować połączenia, bo to pytanie jest często ważniejsze niż sam sposób włączenia przekierowania.

Jakie są rodzaje przekierowania połączeń

Zanim cokolwiek ustawisz, zdecyduj, kiedy telefon ma przekazywać rozmowy dalej. Standard sieci komórkowych przewiduje cztery podstawowe warianty:

• Bezwarunkowe – każde połączenie od razu trafia na inny numer, a Twój telefon w ogóle nie dzwoni. Dobre na urlop albo gdy na stałe obsługę telefonów przejmuje ktoś inny.
• Gdy nie odbierasz – telefon dzwoni u Ciebie przez ustalony czas, a dopiero potem połączenie przechodzi dalej. Najczęściej najlepszy wybór dla właściciela małej firmy.
• Gdy masz zajęte – drugi dzwoniący nie słyszy sygnału zajętości, tylko trafia pod inny numer.
• Gdy jesteś niedostępny – telefon jest wyłączony, rozładowany albo poza zasięgiem.

Warianty warunkowe (trzy ostatnie) możesz łączyć. Wiele firm ustawia wszystkie trzy na ten sam numer, dzięki czemu klient zawsze z kimś porozmawia, a właściciel nadal odbiera wtedy, kiedy może.

Jak ustawić przekierowanie połączeń na inny numer w telefonie

Kody GSM, które działają w większości sieci

Najszybciej jest wpisać kod na klawiaturze telefonu i nacisnąć zieloną słuchawkę, tak jakbyś dzwonił. Numer docelowy najlepiej podać w formacie międzynarodowym, z +48 na początku.

• Bezwarunkowe: **21*numer#
• Gdy nie odbierasz: **61*numer#
• Gdy nie odbierasz, z określonym czasem: **61*numer**czas# (czas w sekundach, zwykle od 5 do 30, co 5)
• Gdy zajęte: **67*numer#
• Gdy niedostępny: **62*numer#
• Wszystkie warunkowe naraz: **004*numer#

Żeby sprawdzić, co jest aktualnie ustawione, wpisz na przykład *#21# albo *#61#. Wyłączenie wszystkich przekierowań to ##002#, a samego bezwarunkowego ##21#.

Te kody są standardowe, ale operatorzy mogą mieć własne ograniczenia, a niektóre taryfy blokują przekierowania albo wymagają ich aktywacji. Jeśli kod nie działa, sprawdź to na infolinii lub w aplikacji swojego operatora.

Ustawienia w smartfonie

Jeśli wolisz menu niż kody:

• Android – aplikacja Telefon, potem Ustawienia i zwykle Połączenia lub Usługi dodatkowe, a tam Przekazywanie połączeń. Nazwy różnią się w zależności od producenta.
• iPhone – Ustawienia, Telefon, Przekazywanie połączeń. Tu włączysz przekierowanie bezwarunkowe; warianty warunkowe najłatwiej ustawić kodami opisanymi wyżej.

Telefon stacjonarny i numer wirtualny

W przypadku linii stacjonarnej lub telefonii internetowej przekierowanie ustawia się zazwyczaj w panelu klienta albo z poziomu centrali. Zasady są podobne, ale szczegóły zależą od dostawcy, więc warto zajrzeć do jego instrukcji.

Co kosztuje przekierowanie i co tracisz bez niego

Sama usługa przekierowania bywa bezpłatna, ale przekazana dalej rozmowa często jest liczona jak połączenie wychodzące z Twojego numeru. Jeśli masz abonament z nielimitowanymi rozmowami krajowymi, zwykle nie zauważysz różnicy. Inaczej bywa przy przekierowaniu na numer zagraniczny, w roamingu albo na numery specjalne. Stawki i zasady różnią się między operatorami i taryfami, więc przed wyjazdem lub większą zmianą sprawdź to w swoim cenniku.

Dużo ważniejszy jest koszt nieodebranego telefonu. Klient, który chce umówić wizytę, zamówić usługę czy zarezerwować stolik, rzadko zostawia wiadomość i rzadko dzwoni drugi raz. Do tego dochodzi czas, który tracisz wieczorem na oddzwanianie do osób, które w międzyczasie załatwiły sprawę gdzie indziej.

Przykład: dzień w firmie hydraulicznej

Pan prowadzący jednoosobową firmę hydrauliczną pod Poznaniem ustawia rano przekierowanie warunkowe: gdy nie odbiera przez 20 sekund, gdy ma zajęte albo gdy jest poza zasięgiem.

• 7:40 – jedzie do pierwszego zlecenia. Dzwoni klientka z pękniętym wężykiem pod zlewem. Odbiera przez zestaw głośnomówiący i umawia się na popołudnie.
• 9:15 – leży pod umywalką z kluczem w ręku. Telefon dzwoni, nikt nie odbiera, po 20 sekundach połączenie przechodzi na numer docelowy. Klient zostawia swoje dane i opis problemu z ogrzewaniem.
• 11:30 – rozmawia z hurtownią o częściach. W tym czasie dzwoni ktoś z pytaniem o wycenę łazienki. Zamiast sygnału zajętości trafia pod przekierowany numer.
• 14:00 – w piwnicy u klienta nie ma zasięgu. Dwa połączenia przechodzą dalej jako „niedostępny”.
• 17:30 – w przerwie przegląda notatki ze wszystkich przekierowanych rozmów i oddzwania tylko do tych, które wymagają decyzji.
• 21:00 – wpisuje ##002#? Nie, zostawia przekierowania na noc, bo wieczorne telefony też ktoś przyjmie i zapisze.

Najważniejsze w tym przykładzie jest to, że po drugiej stronie każdego przekierowania był ktoś, kto rozmowę rzeczywiście obsłużył, a nie kolejna skrzynka głosowa.

Lista kontrolna przed włączeniem przekierowania

1. Wybierz numer docelowy – osobę, która naprawdę odbierze, albo usługę, która przyjmie zgłoszenie.
2. Ustal, kiedy ma działać – bezwarunkowo czy tylko w sytuacjach, gdy sam nie odbierasz.
3. Dobierz czas dzwonienia – za krótki odbierze Ci szansę na samodzielną rozmowę, za długi zniechęci klienta.
4. Sprawdź taryfę – zwłaszcza przy przekierowaniu za granicę lub w roamingu.
5. Wyłącz pocztę głosową na numerze docelowym albo upewnij się, że nie przejmie rozmowy jako pierwsza.
6. Zadzwoń testowo z innego telefonu we wszystkich wariantach: bez odbierania, przy zajętej linii i z wyłączonym telefonem.
7. Ustal, jak dostajesz informacje o przyjętych rozmowach – SMS, e-mail, notatka.
8. Zapisz sobie kod wyłączenia, żeby po urlopie szybko wrócić do normalnego trybu.

Czego unikać

Przekierowania na prywatny telefon pracownika bez ustaleń. Jeśli klienci mają trafiać do kogoś z zespołu, ustalcie godziny, zasady i to, co dzieje się po pracy. Telefon dzwoniący w niedzielę wieczorem szybko psuje atmosferę.

Pętli przekierowań. Numer A przekazuje na B, a B z powrotem na A. Klient słyszy ciszę albo komunikat o błędzie. Zawsze testuj po zmianach.

Zapominania o wyłączeniu. Bezwarunkowe przekierowanie ustawione na urlop potrafi działać tygodniami po powrocie, a Ty dziwisz się, że telefon milczy.

Kierowania wszystkiego do skrzynki głosowej. Formalnie połączenie jest obsłużone, ale wielu dzwoniących rozłącza się, gdy słyszy nagranie.

Kiedy rozmowę powinien przejąć człowiek

Przekierowanie to tylko droga. Nie każda sprawa powinna kończyć się na zapisaniu notatki. Osobiście warto rozmawiać przy pilnych awariach, takich jak zalanie mieszkania czy brak ogrzewania zimą, przy reklamacjach i zdenerwowanych klientach, w sprawach wymagających wyceny na miejscu lub negocjacji, a także we wszystkim, co dotyczy zdrowia, bezpieczeństwa albo poufnych danych. Dobre rozwiązanie przyjmujące przekierowane połączenia powinno rozpoznawać takie sytuacje i od razu dawać Ci znać albo łączyć rozmowę z Tobą.

Od czego zacząć już dziś

Najprostszy pierwszy krok: ustaw przekierowanie warunkowe kodem **004*numer#, wybierz numer, pod którym ktoś faktycznie odbierze, i zrób trzy testowe połączenia z telefonu znajomego. Jeżeli nie masz komu przekazywać rozmów albo ta osoba też bywa zajęta, rozważ numer, który odbiera zawsze, także w nocy i w weekendy.

Więcej praktycznych porad o obsłudze telefonów w małej firmie znajdziesz na blogu Ringhum, a szczegółowe instrukcje konfiguracji w centrum pomocy.

Najczęściej zadawane pytania

Czy przekierowanie połączeń jest płatne?

Sama usługa często jest bezpłatna, ale przekazana rozmowa może być liczona jak połączenie wychodzące z Twojego numeru. Przy abonamencie z nielimitowanymi rozmowami krajowymi zwykle nie ma dodatkowych opłat. Inaczej bywa przy przekierowaniu na numer zagraniczny lub w roamingu. Zasady zależą od operatora i taryfy, dlatego najlepiej sprawdzić je w swoim cenniku lub na infolinii.

Jak wyłączyć przekierowanie połączeń?

Najszybciej wpisać na klawiaturze kod ##002# i nacisnąć przycisk połączenia. Wyłącza on wszystkie przekierowania naraz. Jeśli chcesz wyłączyć tylko przekierowanie bezwarunkowe, użyj ##21#. Możesz też wejść w ustawienia aplikacji Telefon i odznaczyć przekazywanie połączeń. Po wyłączeniu warto zadzwonić testowo z innego numeru i upewnić się, że telefon znów dzwoni normalnie.

Czy osoba dzwoniąca wie, że połączenie zostało przekierowane?

Zazwyczaj nie. Dzwoniący słyszy zwykły sygnał, a potem odbiera osoba lub usługa pod numerem docelowym. W niektórych sieciach może pojawić się krótki komunikat lub inny dźwięk, ale to zależy od operatora. Dlatego dobrze, żeby po drugiej stronie ktoś przedstawiał się nazwą Twojej firmy, wtedy klient od razu wie, że dodzwonił się we właściwe miejsce.

Czy mogę przekierować połączenia tylko wtedy, gdy nie odbieram?

Tak, to przekierowanie warunkowe. Kod 61numer# przekazuje rozmowę, gdy nie odbierzesz, a wersja z czasem, na przykład **61numer20#, pozwala ustalić, po ilu sekundach to nastąpi. Możesz też dodać przekierowanie przy zajętej linii i braku zasięgu. Dzięki temu nadal odbierasz sam, kiedy możesz, a resztę przejmuje ktoś inny.

Jak pomaga tu Ringhum: Ringhum to wirtualny recepcjonista, na którego numer możesz ustawić przekierowanie warunkowe. Odbiera, gdy Ty nie możesz, o każdej porze: umawia wizyty, przyjmuje zamówienia i rezerwacje, zapisuje wiadomości, odpowiada też na WhatsAppie i przesyła Ci podsumowanie rozmowy. Pilne i delikatne sprawy zostawia Tobie. Najlepiej sprawdza się przy powtarzalnych telefonach; tam, gdzie potrzebna jest Twoja ocena, nadal decydujesz Ty.