Sabah dükkânı açıyorsunuz ve telefonda gece gelmiş mesajlar bekliyor. Biri fiyat soruyor, biri yarın için yer ayırtmak istiyor, bir diğeri adresi soruyor. Bunların hepsi kişisel WhatsApp'ınıza, aile grubunun mesajlarıyla karışık düşüyor. Çoğu işletme sahibi bu noktada ayrı bir WhatsApp işletme hesabı açmaya karar verir. Doğru karar, çünkü kurulumu kısa sürüyor ve müşteriyle yazışmayı çok daha düzenli hale getiriyor.
Kısa cevap şöyle: Telefonunuzun uygulama mağazasından ücretsiz WhatsApp Business uygulamasını indiriyorsunuz. İşletme için kullanacağınız numarayı giriyorsunuz, gelen kodla numarayı doğruluyorsunuz, işletme adınızı ve kategorinizi seçiyorsunuz. Ardından profilinizi, çalışma saatlerinizi ve otomatik mesajlarınızı dolduruyorsunuz. Bu yazıda her adımı sırasıyla anlatıyoruz. Kurulumdan önce vermeniz gereken kararları ve sık yapılan hataları da ele alıyoruz.
WhatsApp işletme hesabı açmadan önce karar vermeniz gerekenler
Kurulum kolay. Asıl önemli olan, başlamadan önce birkaç şeyi netleştirmek. Bunları sonradan değiştirmek zahmetli olabiliyor.
Hangi numarayı kullanacaksınız?
Bir numara aynı anda hem normal WhatsApp'ta hem WhatsApp Business'ta etkin olamaz. Üç seçeneğiniz var:
- Kişisel numaranızı işletmeye çevirmek: Müşterileriniz zaten bu numarayı biliyorsa pratik bir yoldur. Ama özel hayatınızla işiniz aynı hesapta kalır.
- Ayrı bir cep numarası almak: İşi özelden ayırmanın en temiz yolu budur. Çalışanınız hesabı yönetecekse de en rahat seçenek budur.
- İşletmenin sabit hattını kullanmak: WhatsApp Business sabit hatla da kurulabilir. Doğrulama kodu SMS yerine sesli aramayla gelir, bu yüzden kurulum sırasında o hattın başında olmanız gerekir.
Müşterilerin kartvizitte, tabelada veya internette gördüğü numara hangisiyse, genellikle en doğru seçim odur. İnsanlar zaten o numarayı arıyor. Aynı numaraya yazabilmeleri işlerini kolaylaştırır.
İşletme adını baştan doğru yazın
İşletme adı müşterinin ekranında görünen addır. Tabeladaki adınızı kullanın, sonuna anahtar kelime ya da slogan eklemeyin. Ad değişikliği sonradan yapılabilse de sınırlı olabilir ve inceleme gerektirebilir. Baştan doğru yazmak en iyisi.
WhatsApp işletme hesabı nasıl yapılır: adım adım kurulum
Aşağıdaki adımlar genel akışı anlatır. Uygulama güncellendikçe menü adları küçük farklılıklar gösterebilir.
- Uygulamayı indirin. Telefonunuzun uygulama mağazasında WhatsApp Business'ı aratın ve yükleyin. Normal WhatsApp'la karıştırmayın, simgesinde küçük bir B harfi bulunur.
- Koşulları kabul edin ve numaranızı girin. Ülke kodunun doğru seçildiğinden emin olun.
- Numarayı doğrulayın. Gelen altı haneli kodu girin. Sabit hat kullanıyorsanız SMS'in gelmesini bekleyin, gelmezse sesli arama seçeneğini seçin ve kodu telefondan dinleyin.
- Geçmişi taşıyın (isterseniz). Kişisel WhatsApp'taki bir numarayı çeviriyorsanız, uygulama sohbet geçmişini aktarmayı önerir. Başlamadan önce normal WhatsApp'ta yedek almanız iyi olur.
- İşletme adını, kategoriyi ve profil fotoğrafını ekleyin. Profil fotoğrafı için logonuzu ya da vitrininizin net bir fotoğrafını kullanın. Küçük ekranda da okunabilmeli.
- İşletme profilini doldurun. Ayarlardaki işletme araçları bölümünden adres, çalışma saatleri, kısa açıklama, e-posta ve varsa web sitenizi ekleyin.
- Mesajlaşma araçlarını kurun. Karşılama mesajını, uzakta mesajını ve hazır yanıtları ayarlayın. Bunları aşağıda ayrıca anlatıyoruz.
- Katalog ekleyin (uygunsa). Ürün ya da hizmet satıyorsanız fotoğraf, açıklama ve isterseniz fiyatla katalog oluşturabilirsiniz.
- Numaranızı duyurun. Uygulamadaki kısa bağlantıyı veya QR kodu kullanın. Tabelaya, menüye, fatura altına ve sosyal medya profillerinize ekleyin.
Hesabı işe yarar hale getiren ayarlar
Hesabı açmak işin yarısı. Müşteri deneyimini asıl belirleyen şey, gelen mesajlara ne olduğu.
Karşılama mesajı
Sizinle ilk kez yazışan ya da uzun süredir yazmamış birine otomatik gider. Kısa tutun ve ne yapabileceğini söyleyin. Örneğin: «Merhaba, Deniz Kuaför'e hoş geldiniz. Randevu için gün ve saat yazmanız yeterli, en kısa sürede dönüyoruz.»
Uzakta mesajı
Çalışma saatleri dışında gelen mesajlara otomatik yanıt verir. Ne zaman döneceğinizi açıkça yazın. «Yarın sabah dokuzda yanıtlıyoruz» demek, belirsiz bir «en kısa sürede» demekten daha çok güven verir.
Hazır yanıtlar ve etiketler
Adres, çalışma saatleri, otopark ve ödeme yöntemleri gibi her gün tekrar yazdığınız cevapları hazır yanıt olarak kaydedin. Kısa bir kısayolla gönderebilirsiniz. Etiketlerle de sohbetleri «yeni müşteri», «sipariş bekliyor», «ödendi» gibi gruplara ayırabilirsiniz. İki kişi aynı hesaba bakıyorsa bu ayrım çok işe yarar.
Örnek bir gün: mahalle restoranında WhatsApp
Eskişehir'de küçük bir ev yemekleri restoranı düşünün. İşletmeci sabit hattı WhatsApp Business'a bağlamış, profilini ve otomatik mesajlarını kurmuş.
- 08:10 Gece gelen üç mesaj var. Uzakta mesajı gece gitmiş, müşteriler sabah dönüleceğini biliyor. İşletmeci hazır yanıtla günün menüsünü iki müşteriye gönderiyor.
- 11:30 Bir şirket öğlen için on kişilik paket sipariş soruyor. Sohbete «sipariş bekliyor» etiketi eklenir, katalogdaki yemekler paylaşılır.
- 12:45 Mutfak yoğun. Telefon aynı anda çalıyor, WhatsApp'a da iki yeni mesaj düşüyor. Mesajlara ancak yirmi dakika sonra bakılabiliyor. Biri bu arada başka yerden sipariş vermiş.
- 15:00 Sakin saat. Bekleyen sohbetler tek tek kapatılıyor, akşam için bir masa ayrılıyor.
- 22:30 Kapanıştan sonra gelen yer ayırtma talebine uzakta mesajı gidiyor. Talep ertesi sabah yanıtlanacak.
Bu gün, WhatsApp Business'ın neyi çözdüğünü de neyi çözmediğini de gösteriyor. Düzen sağlıyor ama yoğun saatte mesajlara ve aramalara yine birinin bakması gerekiyor. Restoranlar bu yüzden yoğun saatleri ayrıca planlamalı. Bu konuda restoranlar için hazırladığımız sayfada daha fazla fikir bulabilirsiniz.
Kaçınmanız gereken hatalar
- İstenmeyen toplu mesaj göndermek: Sizi eklememiş ya da izin vermemiş kişilere kampanya mesajı yollamak şikâyete ve hesabın kısıtlanmasına yol açabilir. Kişisel verilerle ilgili kurallar ülkeye göre değişir, kendi ülkenizdeki yükümlülükleri kontrol edin.
- Profili yarım bırakmak: Çalışma saati ya da adres eksikse müşteri aynı soruyu yazar, siz de aynı cevabı tekrar tekrar verirsiniz.
- Otomatik mesajla her şeyi halletmeye çalışmak: Karşılama ve uzakta mesajları iyi bir başlangıçtır ama sohbeti yürütemez. Soruya gerçekten cevap verilmediği sürece müşteri bekler.
- Hesabın sahibini belirsiz bırakmak: Kim bakıyor, hangi saatlerde bakıyor? Bu belli değilse mesajlar arada kaybolur.
- Uygulamayı silmeden önce yedek almamak: Telefon değiştirirken sohbetleri yedeklemeyi unutmayın.
Ne zaman bir insan devreye girmeli?
Otomatik mesajlar ve yazılı yanıtlar rutin sorular için harikadır. Bazı durumlarda ise cevabı bir insanın vermesi gerekir:
- Şikâyet, iade ya da bir hatadan kaynaklanan sorun varsa.
- Sağlık, hukuk veya para gibi hassas konular söz konusuysa.
- Müşteri sinirliyse ya da mesajdan meseleyi anlamak zorsa.
- Büyük, özel ya da pazarlık gerektiren bir sipariş geldiyse.
Böyle mesajlar için ekipte kimin devreye gireceğini önceden belirleyin. Gerekirse müşteriyi arayın. Bazen iki dakikalık bir telefon görüşmesi on mesajlık yazışmadan daha iyi sonuç verir.
Sonuç: bugün yapabileceğiniz somut adım
Bugün şu dört şeyi yapın. Hangi numarayı kullanacağınıza karar verin. Uygulamayı indirip numarayı doğrulayın. Profilinizi eksiksiz doldurun. En sık sorulan beş soruyu hazır yanıt olarak kaydedin. Ardından karşılama ve uzakta mesajlarınızı yazın ve numaranızı QR koduyla tabelaya ekleyin. Bir hafta sonra gelen mesajlara bakın: hangi sorular tekrar ediyor, hangi saatlerde mesajlar yanıtsız kalıyor? Kurulumu bu bilgiye göre iyileştirin.
Sıkça sorulan sorular
Normal WhatsApp ile WhatsApp Business'ı aynı numarada kullanabilir miyim?
Aynı numara aynı anda iki uygulamada etkin olamaz. Ama tek bir telefona iki uygulamayı da kurup her birini farklı numarayla kullanabilirsiniz. Örneğin kişisel numaranız normal WhatsApp'ta, işletme numaranız WhatsApp Business'ta çalışabilir. Kişisel numaranızı işletme hesabına taşımak isterseniz, uygulama geçiş sırasında sohbet geçmişini aktarmayı önerir.
WhatsApp işletme hesabını sabit hatla açabilir miyim?
Evet. Kurulumda sabit hat numaranızı girin ve SMS gelmediğinde sesli arama seçeneğini seçin. Sistem sizi arar ve doğrulama kodunu sesli okur. Kod gelirken o hattın başında olmanız ve aramayı karşılayabilmeniz gerekir. Santral ya da yönlendirme kullanıyorsanız, doğrulama aramasının doğru hatta düştüğünden emin olun.
WhatsApp Business ücretli mi?
Uygulamanın kendisi ücretsiz indirilir ve günlük yazışmalar için ücret alınmaz. Çok yüksek mesaj hacmi olan, birden fazla sistemi entegre etmek isteyen büyük işletmeler için ayrı bir işletme platformu da vardır. Bu platformun ücretlendirmesi farklıdır ve zaman içinde değişebilir. Karar vermeden önce güncel koşulları kontrol edin.
İşletme hesabında yeşil onay işareti nasıl alınır?
Doğrulanmış rozet otomatik olarak verilmez. Başvuru ve uygunluk koşulları zaman zaman değişir, bazı seçenekler ücretli olabilir ve her ülkede aynı şekilde sunulmayabilir. Küçük bir işletme için rozetten daha önemli olan, eksiksiz bir profil, tanıdık bir işletme adı ve mesajlara düzenli yanıt vermektir.
Ringhum hakkında kısa bir not: Ringhum, işletmeniz için telefonları gece gündüz yanıtlayan bir yapay zekâ resepsiyonisttir. Randevu, sipariş ve rezervasyon alır, mesaj bırakır, WhatsApp'ta gelen rutin sorulara da cevap verebilir. Şikâyet ve hassas konuları ise ekibinize bırakır. Yoğun saatlerde kaçan aramalar ve mesajlar sizin için sorunsa nasıl çalıştığını inceleyebilir, fiyatlara göz atabilirsiniz. Kurulum sorularınız için yardım merkezimiz de açık.
