朝の仕込みをしている最中、カットの途中、屋根の上で作業しているとき。小さなお店や会社を回していると、電話が鳴るのはいつも手が離せない瞬間です。出られなかった着信履歴を夕方にまとめて見て、かけ直しても相手はもう別のお店に予約していた。そんな経験は、多くの経営者に覚えがあるはずです。
そこで注目されているのがAI電話サービスです。人の代わりにAIが電話に出て、用件を聞き取り、予約を入れたり、伝言を残したり、よくある質問に答えたりします。留守番電話のように「あとで折り返します」で終わらせず、その場で用件を前に進められるのが大きな違いです。
この記事では、AI電話サービスで実際に何ができるのか、どんな業種や電話に向いていて、どんな電話は人が出るべきなのかを整理します。導入前に確認しておきたいポイントもチェックリストにまとめました。
AI電話サービスでできること・できないこと
AI電話サービスは、ひと言でいえば「電話の一次受付をAIが担う仕組み」です。一般的には、いま使っている電話番号から転送を設定するか、専用の番号を用意して運用します。転送の方法は契約している電話会社や回線の種類によって異なるため、事前に確認が必要です。
得意なこと
- 予約・注文・空き状況の確認：日時や人数、メニューを聞き取り、予約表に反映する
- よくある質問への回答：営業時間、定休日、駐車場、アクセス、支払い方法など
- 伝言の受付：名前、連絡先、用件を整理して、メッセージやチャットで知らせる
- 時間外・休日の対応：深夜や早朝でも同じ品質で電話に出る
- 同時着信への対応：何本重なっても話し中にならない
苦手なこと
一方で、相手の感情に寄り添う必要がある話や、状況によって判断が変わる相談は、AIだけで完結させるべきではありません。クレーム、事故やトラブルの連絡、金額交渉、個別の事情が絡む込み入った相談などです。ここを無理にAIに任せると、かえって信頼を失います。
出られなかった電話は、何を失っているのか
電話に出られないことの損失は、目に見えにくいのが厄介です。着信履歴には番号が残りますが、その人が何をしたかったのかは分かりません。
- 新規のお客様は、つながらなければ次の候補に電話をかけることが多い
- 既存のお客様でも、何度かつながらないと「忙しそうだから」と足が遠のく
- かけ直しの時間そのものが、本来の仕事の時間を削っている
- 営業中に電話へ出るたび、目の前のお客様への接客が途切れる
つまり問題は「電話に出られない」ことだけでなく、「電話に出ることで本業が止まる」ことでもあります。AI電話サービスはこの両方を軽くするための選択肢です。
ある一日の例：スタッフ二人の美容室の場合
具体的にイメージしてみましょう。オーナーとスタッフの二人で営業している美容室の、ある火曜日です。
- 8:40 開店前。仕込みとタオルの準備中に、昨夜の閉店後に入った予約を確認。21時過ぎにAIが受けたカラーの予約が一件、予約表に入っている。
- 10:15 オーナーはカット中、スタッフはシャンプー中。電話が鳴るが、AIが応答し「来週土曜の午後に空きはありますか」という問い合わせに、空いている枠を案内して予約を確定。
- 11:30 「駐車場はありますか」という電話。AIが近隣の駐車場の案内をそのまま回答。スタッフは手を止めずに済む。
- 13:00 昼休憩中に、常連のお客様から「先日のパーマのことで相談したい」という電話。AIは内容を聞き取り、要点をまとめてオーナーのスマートフォンに伝言として送る。オーナーは休憩の終わりに自分で折り返す。
- 15:45 同時に二本の電話。一本は予約変更、一本は営業時間の確認。どちらもAIが対応し、話し中にはならない。
- 19:10 閉店後、片付けをしながら一日の伝言と予約を確認して終了。
ポイントは、13時の相談のように「人が対応すべき電話」をAIが見分けて、確実に人へ渡していることです。全部をAIに任せるのではなく、定型の電話をAIに、気持ちの通った対応が必要な電話を人に、という分担が理想です。
AI電話サービスを選ぶ前のチェックリスト
サービスを比較する前に、まず自分の電話の中身を把握しておくと、選び方がぐっと楽になります。次の順番で確認してみてください。
- 一週間分の電話を書き出す：どんな用件が多いか、どの時間帯に集中するかをメモする
- AIに任せたい用件を決める：予約、営業時間の案内、伝言など、毎回同じ答えで済むものを選ぶ
- 人に回す条件を決める：クレーム、緊急、常連の相談など、必ず人が対応する用件を明確にする
- 予約・連絡の流れを確認する：受けた予約がどこに入り、伝言がどの方法で届くか（メール、チャット、WhatsAppなど）
- 言葉づかいを確認する：敬語の自然さ、お店の名乗り方、聞き取りの正確さを、実際にテスト通話で確かめる
- 料金体系を確認する：月額固定か、通話量で変わるか。自分の着信の量に合うかを見る
- 電話番号と転送の設定：今の番号を使い続けられるか、転送設定にどんな手間がかかるか
- 止め方・戻し方を知っておく：不具合や繁忙期に、すぐ人の対応へ切り替えられるか
特に5番は飛ばさないでください。資料を読むより、自分のお店に電話をかけてみるほうが、お客様にどう聞こえるかがよく分かります。
導入でやりがちな失敗
いきなり全部の電話を任せる
最初から全ての電話をAIに流すと、想定していなかった用件で戸惑うお客様が出てきます。まずは営業時間外だけ、あるいは忙しい時間帯だけから始めて、様子を見ながら広げるほうが安全です。
回答内容を更新しない
臨時休業、メニュー変更、年末年始の営業日など、情報が古いままだとAIは古い情報を案内してしまいます。お店の情報が変わったら、AIの設定もその日のうちに直す習慣をつけましょう。
伝言を見ない
AIが丁寧に伝言を取っても、確認しなければ意味がありません。昼休みと閉店後など、確認するタイミングを決めておくと漏れが減ります。
「AIです」と隠そうとする
お客様に人間だと思わせるような運用は、後で不信感につながります。自然な受け答えでありながら、自動応答であることは誠実に伝えるほうが長い目で見て安心です。
人が電話に出るべきとき
AI電話サービスは万能ではありません。次のような電話は、AIが受けたとしても速やかに人へ引き継ぐ設計にしておきましょう。
- 怒っている、困っているなど、感情が強く出ているお客様
- 水漏れ、設備の故障、体調不良など、急ぎの判断が必要な連絡
- 見積もりや値引きなど、金額の交渉が絡む話
- 長年の常連さんで、オーナーと直接話したい方
- 行政手続きや契約など、誤った案内が大きな影響を持つ内容
業種によって線引きは変わります。飲食店なら予約や営業時間の案内が中心でAI向きの電話が多い一方、設備工事や修理の仕事では緊急連絡の見極めが大切になります。業種ごとの使い方は、飲食店向けの活用法や個人事業主向けの活用法も参考になります。
よくある質問
AI電話サービスは、今の電話番号のまま使えますか？
多くの場合、今の番号から転送を設定することで使えます。ただし、転送の方法や可否は契約している電話会社や回線の種類によって異なります。固定電話か携帯電話か、IP電話かでも手順が変わるため、導入前にご自身の回線で転送設定ができるかを確認しておくと安心です。
お客様はAIだと気づいて嫌がりませんか？
受け答えが不自然だと戸惑う方もいますが、すぐにつながって用件が済むことを歓迎するお客様も少なくありません。大切なのは、自動応答であることを隠さず、必要なときにはきちんと人へつなぐことです。テスト通話で自分のお店らしい話し方になっているかを確かめましょう。
どんな業種に向いていますか？
予約、注文、営業時間の案内など、毎回似た用件の電話が多い業種に向いています。飲食店、美容室、宿泊施設、職人や工務店、士業の事務所などです。反対に、ほとんどの電話が個別の相談や交渉という仕事では、AIは伝言の受付役にとどめるほうがうまくいきます。
費用はどれくらいかかりますか？
料金はサービスごとに異なり、月額固定のものや、通話の量や機能によって変わるものがあります。比べるときは、月額だけでなく、自分のお店に一週間でどれくらいの電話がかかってくるか、どの機能が本当に必要かをもとに判断するのがおすすめです。
まとめ：まずは一週間の電話を書き出すことから
AI電話サービスを検討するなら、最初の一歩はサービス選びではなく、自分のお店にかかってくる電話を知ることです。一週間分の用件と時間帯を書き出し、AIに任せられる電話と、人が出るべき電話を分けてみてください。そのうえで、営業時間外や忙しい時間帯といった小さな範囲から試すのが、失敗しにくい進め方です。
Ringhumは、こうした一次受付を担うAI電話受付です。24時間電話に出て、予約や注文の受付、伝言の記録、WhatsAppでの対応を行い、人が対応すべき電話は伝言として確実にお知らせします。料金は料金ページで、設定の進め方はヘルプセンターでご確認いただけます。
