Telefonen ringer mens du står midt i en jobb, og nummeret begynner med en utenlandsk landskode. Det kan være en turist som vil bestille bord, en utenlandsk arbeidstaker som trenger en rørlegger, eller en kunde i et annet land som lurer på en leveranse. Du rekker ikke å svare, og da er det telefonsvareren som snakker for bedriften. Er den bare på norsk, forstår innringeren ofte ikke hva som skjer. Da legger de på og ringer noen andre.
En god telefonsvarer på engelsk, eller en tospråklig beskjed på norsk og engelsk, er noe av det enkleste du kan gjøre for å ta bedre vare på disse kundene. Nedenfor får du ferdige tekster du kan lese inn i dag, tips til hvordan du får det til å høres profesjonelt ut, og de vanligste feilene norske bedrifter gjør.
Vi er også ærlige om hvor grensen går. En telefonsvarer tar imot beskjeder, men den svarer ikke på spørsmål og booker ingenting. For noen bedrifter holder det lenge. For andre koster det flere kunder enn man tror.
Hvem ringer egentlig på engelsk?
Det kommer an på bransje og hvor i landet du holder til, men for mange små bedrifter er det flere engelsktalende innringere enn man skulle tro:
- Turister som ringer hoteller, overnattingssteder, restauranter, turoperatører og taxi, særlig i høysesongen.
- Utenlandske arbeidstakere og tilflyttere som trenger håndverker, frisør, tannlege, regnskapsfører eller bilverksted.
- Internasjonale kunder og leverandører hos bedrifter som selger eller kjøper over landegrensene.
- Studenter og forskere i byer med universiteter og store arbeidsplasser.
Felles for dem er at de sjelden legger igjen en beskjed de ikke forstår at de kan legge igjen. En norsk beskjed som sier «legg igjen navn og nummer etter pipetonen» er helt meningsløs for noen som ikke kan norsk.
Eksempler på telefonsvarer på engelsk
Bytt ut teksten i hakeparentes med dine egne opplysninger. Hold det kort, og les sakte.
Generell beskjed for bedrift
Hello, you've reached [firmanavn]. We can't take your call right now. Please leave your name, phone number and a short message after the tone, and we'll call you back as soon as possible. Thank you for calling.
Utenfor åpningstid
Hello, and thank you for calling [firmanavn]. We're closed at the moment. Our opening hours are Monday to Friday, eight a.m. to four p.m. Please leave a message after the tone, and we'll get back to you on the next working day.
Håndverker eller selvstendig ute på oppdrag
Hi, this is [navn] at [firmanavn]. I'm out on a job and can't answer right now. Please leave your name, number and what you need help with, and I'll call you back later today. If it's urgent, you can also send a text message to this number.
Hotell, overnatting eller restaurant
Hello, you've reached [navn på stedet]. We're busy with guests right now. For bookings, please leave your name, the date and the number of people, and we'll confirm as soon as we can. You can also book on our website. Thank you!
Ferie og helligdager
Hello, you've reached [firmanavn]. We're closed for the holidays and will be back on [dato]. Please leave a message, and we'll reply when we're back. Thank you, and have a nice day.
Når du nevner datoer på engelsk, bør du si dem tydelig, for eksempel «the second of January». Norske helligdager som påske og 17. mai er ukjente for mange utlendinger, så si heller når dere er tilbake enn hvorfor dere er borte.
Tospråklig telefonsvarer: norsk og engelsk i samme beskjed
De fleste norske bedrifter har mest nytte av én beskjed med begge språk. Start med norsk og gå rett over til engelsk, uten å gjenta alt to ganger i detalj:
Hei, du har ringt [firmanavn]. Vi kan ikke ta telefonen akkurat nå. Legg igjen navn, nummer og en kort beskjed, så ringer vi deg tilbake. Hello, you've reached [firmanavn]. Please leave your name, number and a short message, and we'll call you back. Takk, thank you!
Dette fungerer fordi innringeren hører sitt eget språk i løpet av noen få sekunder. Har du mange engelsktalende kunder, kan du vurdere å starte med engelsk. Det er helt greit, så lenge begge språkene kommer tidlig.
Vanlige feil i engelske telefonsvarerbeskjeder
Mange av feilene kommer av at man oversetter norsk ord for ord. Her er de vi hører oftest:
- «You have come to …» er en direkte oversettelse av «du har kommet til». Si heller «You've reached …».
- «We are closed for the moment» høres litt rart ut. Si «We're closed at the moment» eller «We're closed right now».
- «Telephone time» for telefontid. Bruk «opening hours» eller «phone hours».
- Norske telefonnumre lest for raskt. Si sifrene ett og ett, med pause mellom grupper, og husk landskoden: «plus four seven, nine one two, three four, five six seven». Utlendinger ringer fra utenlandske abonnementer og trenger +47.
- For lang beskjed. Den som ringer vil bare vite at de er på riktig sted og hva de skal gjøre. Kutt reklame, slagord og lange lister over tjenester.
- Lovnader du ikke holder. Sier du «we'll call you back today», må du faktisk gjøre det. Ellers er det bedre å si «as soon as possible».
- Dårlig lyd. Les inn beskjeden i et stille rom, ikke i bilen eller på verkstedet.
Slik leser du inn beskjeden: sjekkliste
- Skriv teksten ferdig på papir før du begynner, og les den høyt et par ganger.
- Finn et rolig rom og hold telefonen litt unna munnen.
- Snakk saktere enn du tror du trenger. Smil gjerne, det høres.
- Ring ditt eget nummer fra en annen telefon og hør på resultatet.
- Be noen som snakker godt engelsk om å lytte og gi deg ærlige tilbakemeldinger.
- Sett en påminnelse i kalenderen om å bytte beskjed før ferier og helligdager, og om å bytte tilbake etterpå.
- Sjekk telefonsvareren minst et par ganger om dagen, og ring tilbake raskt.
Hvordan du endrer selve beskjeden avhenger av mobiloperatør, sentralbord og telefonmodell, så sjekk menyen for svartjenesten eller spør operatøren din.
Et vanlig døgn: hva telefonsvareren klarer, og hva den ikke klarer
Tenk deg et lite overnattingssted med tolv rom i Lofoten, drevet av et par med én deltidsansatt, midt i vintersesongen.
06.50: Et par fra Tyskland ringer fordi flyet er forsinket. De vil vite om de kan sjekke inn etter midnatt. Vertskapet serverer frokost og rekker ikke telefonen. Telefonsvareren tar imot beskjeden på engelsk, men paret får ikke vite svaret før noen ringer tilbake.
11.20: En turist fra Nederland vil vite om det finnes ledige rom neste helg. Hun hører beskjeden, men vil ikke vente på svar. Hun legger på og booker et annet sted.
15.40: En turoperatør i Storbritannia ringer om en gruppebestilling. Han legger igjen en lang og detaljert beskjed. Det tar tid å ringe tilbake på grunn av tidsforskjell og at dagen er travel.
22.15: En gjest som allerede har booket, ringer for å høre om det finnes parkering. Beskjeden blir liggende til neste morgen.
Telefonsvareren gjorde det den skulle: den forklarte på engelsk hva innringerne kunne gjøre. Men bare to av fire fikk noe ut av samtalen samme dag, og én kunde gikk tapt. Det er det egentlige problemet med telefonsvarere. De tar imot, men de hjelper ikke.
Når en telefonsvarer ikke er nok
Hvis mange av samtalene dine er enkle spørsmål som går igjen, som åpningstider, ledige tider, priser, adresse og parkering, kan det lønne seg å la noe annet enn en telefonsvarer ta dem. En AI-resepsjonist svarer på telefonen hele døgnet, snakker med innringeren på språket de bruker, svarer på faste spørsmål, booker timer og tar imot bestillinger. Den skriver også ned beskjeder, så du vet hva saken gjelder før du ringer tilbake.
Det passer spesielt godt der samtalene ligner på hverandre, for eksempel på hoteller og overnattingssteder, i restauranter og hos håndverkere som står med hendene fulle store deler av dagen.
Når et menneske bør ta samtalen
Noen samtaler bør du ta selv, eller i det minste få raskt videre til en person:
- Akutte situasjoner, som vannlekkasje, strømbrudd eller noe som gjelder sikkerhet.
- Klager og misfornøyde kunder som trenger å bli hørt av noen som kan ta ansvar.
- Store eller kompliserte avtaler, som gruppebestillinger, anbud og forhandlinger om pris.
- Sensitive saker, for eksempel helse, økonomi eller personlige forhold.
En god løsning sender slike samtaler videre til deg, eller merker dem tydelig slik at du ringer tilbake først.
Neste steg: få på plass en engelsk beskjed i dag
Velg eksempelet som passer best for bedriften din, tilpass det og les det inn. Lag gjerne en tospråklig versjon hvis du har både norske og utenlandske kunder. Ring deretter ditt eget nummer og hør hvordan det høres ut for en som ikke kan norsk. Det tar et kvarter og gir deg en bedre første kontakt med alle som ringer på engelsk.
Følg så med de neste ukene. Hvor mange legger igjen beskjed, og hvor mange legger bare på? Ser du at mange ringer uten å legge igjen noe, eller at du bruker mye tid på å ringe tilbake om de samme spørsmålene, er det et tegn på at du trenger mer enn en telefonsvarer.
Ofte stilte spørsmål
Hvordan endrer jeg telefonsvarerbeskjeden på mobilen?
Det varierer med operatør og telefon. Som regel ringer du din egen svartjeneste og går inn i menyen for personlig hilsen, der du kan lese inn en ny beskjed. På noen telefoner kan du gjøre det i innstillingene for visuell telefonsvarer. Har bedriften sentralbord eller en egen bedriftsløsning, skjer det ofte i en administrasjonsportal. Finner du det ikke, kan operatøren hjelpe deg.
Bør beskjeden være på norsk eller engelsk først?
De fleste norske bedrifter starter med norsk og går rett over til engelsk, fordi flertallet av kundene er norske. Har du mange utenlandske kunder, for eksempel i reiselivet, kan det være smartere å starte med engelsk. Det viktigste er at begge språkene kommer tidlig i beskjeden, slik at ingen legger på før de hører noe de forstår.
Hvor lang bør en telefonsvarer på engelsk være?
Så kort som mulig. Innringeren trenger bare tre ting: bekreftelse på at de har ringt riktig sted, at du ikke kan svare akkurat nå, og hva de skal gjøre. En god tommelfingerregel er at beskjeden skal kunne leses rolig inn på noen få setninger. En tospråklig beskjed blir naturlig litt lengre, så kutt alt som ikke er nødvendig.
Kan en AI-resepsjonist svare på engelsk i stedet for en telefonsvarer?
Ja. En AI-resepsjonist som Ringhum svarer på telefonen, forstår hvilket språk innringeren snakker, og fortsetter på det språket. Den kan svare på vanlige spørsmål, booke timer og bord og ta imot beskjeder, i stedet for bare å be folk ringe igjen. Viktige eller vanskelige samtaler kan fortsatt sendes videre til deg.
Om Ringhum: Ringhum er en AI-resepsjonist som svarer på bedriftens telefon hele døgnet, på norsk, engelsk og andre språk. Den booker timer, tar imot bestillinger og reservasjoner, skriver ned beskjeder og svarer på WhatsApp. Samtaler som krever et menneske, sendes videre til deg. Du kan se hva det koster på prissiden vår.
