Sabah müşterinin evinde kombi söküyorsunuz, elleriniz kirli, telefon cebinizde titriyor. Öğlen kasada sıra var, arka arkaya iki arama geliyor. Akşam dükkânı kapatmışsınız ama biri yarın için randevu almak istiyor. Bu aramaların her biri bir iş, ve açılmayan her telefon büyük ihtimalle başka bir numaranın aranması demek.
Çağrı yönlendirme tam olarak bu boşluğu kapatmak için var: Numaranıza gelen aramayı, siz açamadığınızda ya da hiç açmak istemediğinizde başka bir numaraya aktarır. Bu yazıda çağrı yönlendirmenin nasıl yapıldığını cep telefonu ve sabit hat için adım adım anlatıyoruz. Ardından hangi aramanın nereye gitmesi gerektiğini nasıl planlayacağınızı ve en sık yapılan hataları ele alıyoruz.
Kısa cevap şu: Çoğu cep telefonunda yönlendirme, telefonun arama ayarlarından ya da standart kısa kodlarla birkaç dakikada açılır. Asıl iş, ayarı yapmaktan çok doğru kurguyu kurmaktır.
Önce karar verin: Hangi arama, ne zaman, nereye?
Yönlendirmenin dört temel türü vardır. Hemen hemen tüm operatörler ve telefonlar bunları destekler:
- Koşulsuz yönlendirme: Telefonunuz hiç çalmaz, tüm aramalar doğrudan diğer numaraya gider. Tatildeyken ya da hattı tamamen başka birine devrettiğinizde işe yarar.
- Meşgulken yönlendirme: Siz başka bir görüşmedeyken gelen arama diğer numaraya geçer.
- Cevap verilmediğinde yönlendirme: Telefon belirli bir süre çalar, açmazsanız arama aktarılır. İşletmeler için genellikle en kullanışlı seçenek budur.
- Ulaşılamadığında yönlendirme: Telefon kapalıysa, şarjı bittiyse ya da çekmiyorsa arama aktarılır.
Çoğu küçük işletme için en mantıklı kurgu, son üçünü birlikte açmaktır. Böylece önce siz açma şansı bulursunuz, açamazsanız arama boşa gitmez.
Nereye yönlendireceğiniz de en az bu kadar önemlidir. Seçenekler genellikle şunlardır: bir çalışanınız ya da ortağınız, bir yakınınız, sesli mesaj kutusu, bir çağrı merkezi veya aramayı sizin adınıza karşılayan bir yapay zekâ resepsiyonist.
Cep telefonunda çağrı yönlendirme nasıl yapılır
Telefon menüsünden
Android: Telefon uygulamasını açın, sağ üstteki üç noktaya dokunup Ayarlar'a girin. Ardından "Aramalar", "Ek hizmetler" ya da "Arama hesapları" altında "Çağrı yönlendirme" seçeneğini bulun. Menü adları markaya ve sürüme göre değişir. Bulamazsanız ayarlar içindeki arama kutusuna "yönlendirme" yazmak genellikle en hızlı yoldur. Burada dört türü ayrı ayrı açıp her birine numara girebilirsiniz.
iPhone: Ayarlar'da Telefon bölümüne girin (yeni sürümlerde Ayarlar > Uygulamalar > Telefon) ve "Çağrı Yönlendirme"yi açın. iPhone menüsü yalnızca koşulsuz yönlendirmeyi sunar. Meşgulken ya da cevapsız aramalar için aşağıdaki kodları kullanmanız gerekir.
Kısa kodlarla
Aşağıdaki kodlar GSM standardının parçasıdır ve Türkiye'deki operatörlerin çoğunda çalışır. Yine de hattınızın tarifesine göre farklılık olabilir, emin değilseniz operatörünüze sorun. Kodu telefonun tuş takımına yazıp arama tuşuna basmanız yeterli. Numarayı ülke koduyla birlikte, örneğin +90 ile başlayarak yazmak en güvenlisidir.
- Koşulsuz:
**21*numara# - Cevap verilmediğinde:
**61*numara# - Meşgulken:
**67*numara# - Ulaşılamadığında:
**62*numara# - Son üçünü tek seferde açmak:
**004*numara# - Durumu kontrol etmek: örneğin
*#61# - Tek bir yönlendirmeyi kapatmak: örneğin
##61# - Tüm yönlendirmeleri iptal etmek:
##002#
Cevapsız yönlendirmede telefonun kaç saniye çalacağını da çoğu operatörde ayarlayabilirsiniz: **61*numara**20# gibi. Süre genellikle 5 ile 30 saniye arasında, beşer saniyelik adımlarla seçilir. Çok kısa tutarsanız telefona yetişemezsiniz, çok uzun tutarsanız arayan beklerken vazgeçebilir.
Sabit hatta ve santralde çağrı yönlendirme
Sabit hatlarda yönlendirme, hattın sağlayıcısına ve kullandığınız cihaza göre çok değişir. Bazı hatlarda benzer kodlar çalışır, bazılarında hizmetin önce operatör tarafından açılması gerekir. Dükkânda ya da ofiste bir santral veya internet üzerinden çalışan bir telefon sistemi varsa yönlendirme çoğu zaman o sistemin yönetim panelinden yapılır. Gece, hafta sonu ve tatil için ayrı kurallar tanımlanabilir.
En sağlıklı yol, sağlayıcınızı arayıp şunları sormaktır: Hatta yönlendirme açık mı? Hangi türler destekleniyor? Yönlendirilen aramanın ücreti kime yansıyor? Son soru önemlidir. Pek çok tarifede, yönlendirilen aramanın ikinci ayağı numara sahibine faturalanır. Hele yurt dışındaki bir numaraya yönlendiriyorsanız maliyet tarifeye göre ciddi biçimde değişebilir.
Bir günlük örnek: Tek kişilik tesisat işi
Ankara'da tek başına çalışan bir tesisatçı düşünün. Telefonu hem işin hem de evin telefonu. Cevapsız, meşgul ve ulaşılamaz aramaları birlikte yönlendirmiş, çalma süresini de 20 saniyeye ayarlamış.
- 08.30: İlk işe giderken araba kullanıyor. Gelen aramaya yetişemiyor, 20 saniye sonra arama aktarılıyor. Arayan, mutfak lavabosunun tıkandığını ve öğleden sonra müsait olduğunu söyleyip adresini bırakıyor.
- 10.15: Bir müşteriyle telefonda fiyat konuşurken ikinci bir arama geliyor. Meşgul yönlendirmesi devreye giriyor, yeni müşteri beklemeden mesajını iletiyor.
- 13.00: Bodrum katta çekmiyor. Ulaşılamaz yönlendirmesi sayesinde arama yine karşılanıyor.
- 13.20: Yukarı çıktığında gelen özetlere bakıyor ve hangi aramanın acil olduğunu görüp önce onu geri arıyor.
- 21.40: Biri banyoda su borusunun patladığını söylüyor. Bu tür bir aramanın doğrudan kendisine ulaşmasını istediği için "acil" kelimesi geçen durumlarda kendisine hemen haber verilecek şekilde kurgu yapmış. Arıyor, ana vanayı kapattırıyor, sabah ilk iş oraya gidiyor.
Bu günde hiçbir arama boşa gitmiyor ama tesisatçı da her an telefona bağlı yaşamıyor. Bu kurguyu kendi işinize uyarlamak için esnaf ve ustalar için Ringhum sayfasına göz atabilirsiniz.
Sık yapılan hatalar
- Yönlendirmeyi açıp unutmak. Tatil dönüşü koşulsuz yönlendirme açık kalırsa telefonunuz günlerce hiç çalmaz. Durumu ara ara kontrol kodlarıyla doğrulayın.
- Sesli mesajın üzerine yazıldığını bilmemek. Birçok operatör cevapsız aramaları varsayılan olarak sesli mesaja gönderir. Kendi yönlendirmenizi tanımlayınca bu ayar değişir. Bu kötü bir şey değildir ama bilinçli yapılmalıdır.
- Yönlendirdiğiniz kişiye haber vermemek. Çalışanınızın telefonu birden müşteri aramalarıyla dolarsa ne diyeceğini, hangi bilgiyi alacağını bilmesi gerekir.
- Döngü oluşturmak. İki numarayı birbirine yönlendirirseniz arama ikisi arasında gidip gelir ya da hiç bağlanmaz.
- Test etmemek. Ayarı yaptıktan sonra başka bir telefondan kendinizi arayın: önce açın, sonra açmayın, sonra telefonu kapatın.
- Ücretleri sormamak. Özellikle yurt dışına ya da başka bir operatöre yönlendirmede faturanız beklediğinizden farklı gelebilir.
Hangi aramaları bir insan almalı?
Yönlendirme aramayı bir yere ulaştırır ama her arama aynı değildir. Randevu, rezervasyon, açılış saati, adres, fiyat bilgisi ya da "beni geri arasınlar" gibi rutin aramalar bir sesli mesaja, bir çağrı karşılama hizmetine ya da yapay zekâ resepsiyoniste rahatlıkla gidebilir.
Şu durumlarda ise aramanın bir insana, mümkünse size ulaşması gerekir:
- Can, mal ya da sağlık riski taşıyan acil durumlar: su baskını, gaz kokusu, elektrik arızası, misafirin kendini kötü hissetmesi.
- Öfkeli, hayal kırıklığı yaşamış ya da şikâyet eden müşteriler.
- Büyük tutarlı, pazarlık gerektiren ya da sözleşmeye dayanan işler.
- Hassas kişisel veya hukuki konular.
İyi bir kurgu bu ikisini ayırır: Rutin aramalar karşılanıp not edilir, kritik aramalar ise beklemeden size aktarılır ya da size anında haber verilir.
Kontrol listesi: Yönlendirmeyi kurmadan önce
- Hangi saatlerde telefona bakamadığınızı yazın: işte, yolda, kapanıştan sonra.
- Dört yönlendirme türünden hangilerine ihtiyacınız olduğuna karar verin.
- Aramaların gideceği numarayı seçin ve o kişiyle ya da hizmetle konuşun.
- Operatörünüze ücretlendirmeyi ve desteklenen türleri sorun.
- Ayarı menüden ya da kodlarla yapın, çalma süresini belirleyin.
- Başka bir telefondan üç senaryoyu test edin: açınca, açmayınca, telefon kapalıyken.
- Acil aramaların size nasıl ulaşacağını netleştirin.
- Ayda bir kontrol kodlarıyla ayarların hâlâ doğru olduğunu doğrulayın.
Sonuç: Bugün atabileceğiniz ilk adım
Çağrı yönlendirme teknik açıdan basittir; birkaç dakikalık bir ayar. Değerini belirleyen, aramaların gittiği yerde ne olduğudur. Bugün yapabileceğiniz en somut şey, telefonunuzda cevapsız, meşgul ve ulaşılamaz yönlendirmeyi açmak ve başka bir telefondan kendinizi arayarak test etmektir. Sonra bir hafta boyunca hangi aramaların aktarıldığına ve aktarılan yerde nasıl karşılandığına bakın. Kurgunuzu buna göre düzeltin.
Sıkça sorulan sorular
Çağrı yönlendirme ücretli mi?
Yönlendirme hizmetini açmak çoğu hatta ücretsizdir, ancak yönlendirilen aramanın ikinci ayağı genellikle numara sahibine faturalanır. Ücret; tarifenize, yönlendirdiğiniz numaranın operatörüne ve yurt içi ya da yurt dışı olmasına göre değişir. Paket dakikalarınızdan düşülebilir de, ayrı ücretlendirilebilir de. Kesin bilgi için yönlendirmeyi açmadan önce operatörünüzün müşteri hizmetlerine sormanız en doğrusudur.
Çağrı yönlendirmeyi nasıl iptal ederim?
Tüm yönlendirmeleri tek seferde kapatmak için tuş takımına ##002# yazıp arama tuşuna basabilirsiniz. Yalnızca birini kapatmak istiyorsanız ilgili kodu kullanın: örneğin cevapsız yönlendirme için ##61#, koşulsuz için ##21#. Telefon menüsündeki çağrı yönlendirme ekranından da kapatabilirsiniz. Ardından kendinizi başka bir telefondan arayarak gerçekten kapandığını kontrol edin.
iPhone'da meşgulken veya cevapsız aramaları nasıl yönlendiririm?
iPhone ayarlarındaki çağrı yönlendirme menüsü yalnızca koşulsuz yönlendirme sunar. Meşgulken, cevap verilmediğinde ya da ulaşılamadığında yönlendirme için kısa kodları kullanmanız gerekir: **67numara#, **61numara# ve **62numara#. Üçünü birden açmak için **004numara# kodu çoğu operatörde çalışır. Hattınız desteklemiyorsa operatörünüz bu ayarı sizin için açabilir.
Gelen aramaları WhatsApp'a yönlendirebilir miyim?
Normal telefon aramaları operatör altyapısıyla çalıştığı için doğrudan bir WhatsApp hesabına yönlendirilemez. Yönlendirme yalnızca başka bir telefon numarasına yapılabilir. Müşterileriniz WhatsApp'tan da yazıyorsa, telefon aramalarını ve WhatsApp mesajlarını aynı yerde karşılayan bir hizmet kullanmak daha pratik olur. Böylece hangi kanaldan gelirse gelsin talepler tek bir yerde toplanır.
Telefon çalmadan aramalar neden başka numaraya gidiyor?
Büyük ihtimalle koşulsuz yönlendirme açık kalmıştır. Bu ayarda telefonunuz hiç çalmaz ve tüm aramalar doğrudan diğer numaraya aktarılır. Durumu *#21# koduyla kontrol edebilir, ##21# ile kapatabilirsiniz. Bazen tatil öncesinde açılan yönlendirme unutulur. Bu yüzden ayarlarınızı ara ara kontrol etmek iyi bir alışkanlıktır.
Ringhum burada ne yapar? Cevapsız, meşgul ve ulaşılamaz aramalarınızı Ringhum numarasına yönlendirdiğinizde aramalar gece gündüz karşılanır. Randevu ve rezervasyon alınır, siparişler ve mesajlar not edilir, size özet olarak iletilir, WhatsApp'tan gelen sorular da yanıtlanır. Acil ya da hassas aramalar ise size bırakılır. Kurulum adımları için yardım merkezine bakabilirsiniz.
