Suojaus, yksityisyys ja tietosi

Puheluissasi on asiakkaidesi nimiä, numeroita ja keskusteluja, joten sillä on väliä, kuka niitä voi nähdä ja kuinka kauan niitä säilytetään. Tämä artikkeli käsittelee hallintakeinoja, joita sinulla on: kirjautumisesi suojaaminen, sen päättäminen, kuka tiimissäsi näkee mitä, kuinka kauan transkriptioita ja tallenteita säilytetään, ja tietojesi vieminen tai poistaminen.

Ota käyttöön kaksivaiheinen tunnistautuminen

Kaksivaiheinen tunnistautuminen lisää toisen vaiheen kirjautumiseen: salasanasi jälkeen syötät 6-numeroisen koodin puhelimesi todentajasovelluksesta. Suosittelemme sitä omistajille ja ylläpitäjille.

1. Avaa Asetukset ja valitse Suojaus-välilehti.
2. Paina Kaksivaiheinen tunnistautuminen -kohdassa Ota kaksivaiheinen tunnistautuminen käyttöön.
3. Avaa todentajasovellus, kuten Google Authenticator, 1Password tai Authy.
4. Skannaa QR-koodi, tai syötä näytetty avain.
5. Syötä sovelluksen 6-numeroinen koodi ja paina Vahvista ja ota käyttöön.
6. Tallenna Palautuskoodit turvalliseen paikkaan.

Jokainen palautuskoodi toimii kerran, jos menetät puhelimesi. Voit luoda Uudet palautuskoodit milloin tahansa; vanhat lakkaavat silloin toimimasta. Kytkeäksesi kaksivaiheisen tunnistautumisen pois, paina Poista käytöstä ja vahvista salasanallasi.

Kaksivaiheinen tunnistautuminen koskee myös kirjautuessasi sosiaalisen median tilillä. Saat sähköpostin aina, kun kaksivaiheinen tunnistautuminen kytketään päälle tai pois, tai uusia palautuskoodeja luodaan.

Salasanasi ja kirjautumiset

• Vaihda salasanasi kohdassa Asetukset → Suojaus → Salasana. Se vaatii vähintään 8 merkkiä, kirjaimia ja numeroita. Saat sähköpostin, kun se vaihtuu.
• Sähköpostisi vaihtaminen kohdassa Asetukset → Profiili astuu voimaan vasta, kun avaat uuteen osoitteeseen lähetetyn vahvistuslinkin.
• Useiden peräkkäisten väärien salasanojen jälkeen kirjautuminen pysähtyy hetkeksi.

Vinkki: Lähetämme sinulle sähköpostia, kun tilisi kirjautuu sisään selaimesta tai laitteesta, jota se ei ole aiemmin käyttänyt. Jos et tunnista sitä, vaihda salasanasi ja kirjaudu ulos kaikkialta muualta.

Näe ja lopeta istunnot

Kohdassa Asetukset → Suojaus:

• Kirjautuneet laitteet listaa selaimet, joilla tilisi on kirjautunut sisään, ja kunkin viimeisimmän käyttöajan. Unohda poistaa yhden listasta, joten kirjautuminen siitä hälyttää sinut uudelleen.
• Kirjaudu ulos kaikkialta muualta lopettaa jokaisen muun istunnon ja säilyttää vain käyttämäsi selaimen. Vahvista salasanallasi.
• Selainistunnot → Kirjaudu ulos muista istunnoista tekee saman muille laitteille, joissa olet kirjautuneena.

Kuka voi nähdä puheluita ja tallenteita

Pääsy noudattaa työtilasi rooleja. Kaikki työtilassa, myös katselijat, voivat nähdä puheluita, transkriptioita ja tallenteita. Vain omistajat ja ylläpitäjät voivat poistaa puheluita, hallita puhelinnumeroita, luoda API-avaimia ja yhdistää integraatioita. Anna ihmisille pienin tarvittava rooli. Katso Kutsu tiimisi ja aseta roolit.

Omistajat ja ylläpitäjät näkevät Viimeaikainen toiminta -tiedon Jäsenet-sivulla: muutokset jäseniin, assistentteihin, numeroihin ja API-avaimiin, ja kuka teki ne.

Puhelutallennus

Tallennus on pois päältä uudelle assistentille. Kytket sen päälle assistenttikohtaisesti kohdassa Assistentit → Muokkaa → Puheluasetukset → Tallennus, kytkimellä Tallenna puhelut. Kerro soittajille, että puhelu tallennetaan on päällä oletuksena ja sanoo niin tervehdyksen alussa, soittajan kielellä. Monissa paikoissa se on vaadittu. Katso Tallennus ja suostumus.

Kuinka kauan tietoja säilytetään

Oletuksena transkriptioita ja tallenteita säilytetään niin kauan kuin työtila on olemassa. Scale-paketissa omistajat ja ylläpitäjät voivat asettaa rajan:

1. Avaa Asetukset ja valitse Työtila-välilehti.
2. Valitse Säilytä transkriptiot ja tallenteet -kohdassa 1 vuosi, 6 kuukautta, 90 päivää, 30 päivää, 7 päivää, tai Ei säilytystä — transkriptioita tai ääntä ei koskaan tallenneta.
3. Paina Tallenna työtila.

Vanhemmat transkriptiot, tallenteet ja puheluvastaajaviestit poistetaan joka yö. Puheluyhteenvedot ja tulokset säilyvät. Nollasäilytyksellä transkriptio ja ääni poistetaan heti, kun puheluyhteenveto kirjoitetaan.

Poista tietoja

Työtilan poistaminen poistaa pysyvästi kaikki sen assistentit, numerot, puhelut ja jäsenet. Sen puhelinnumerot palautetaan puhelinyhtiölle, käynnissä olevat puhelut päättyvät ja sen tilaus lakkaa. Jokainen jäsen saa sähköpostin.

Tilisi poistaminen ajastaa sen poistettavaksi 30 päivän kuluttua. Tilaukset lakkaavat uusiutumasta heti, ja puhelinnumerot vapautetaan niiden seuraavassa uusimisessa eikä niitä voi palauttaa. Uudelleen kirjautuminen 30 päivän sisällä peruuttaa poiston. Jos omistat työtilan, jossa on muita jäseniä, siirrä omistajuus ensin.

Vie tietosi

• Lataa tietoni (Asetukset → Profiili → Tietosi): kaikki, mitä tallennamme sinusta henkilönä, JSON-tiedostona.
• Vie työtilan tiedot (Asetukset → Työtila → Vie työtila): jäsenet, assistentit, numerot, webhookit ja jokainen puhelu transkriptioineen, yhtenä JSON-tiedostona. Vain omistaja voi viedä tiedot.
• Yksittäiset puhelut: lataa transkriptio (teksti tai JSON) tai tallenne puhelun sivulta.
• Listat: puhelut, yhteystiedot, ajanvaraukset, tilaukset, varaukset, saapuneet-kohteet ja jäsenet voidaan viedä CSV-muodossa niiden sivuilta.

Miten käsittelemme arkaluonteisia tietoja

• API-avaimet näytetään kerran, kun luot ne, ja tallennetaan vain sormenjälkenä, joten kukaan ei voi lukea niitä takaisin. Katso API-avaimet ja käyttöoikeudet.
• Yhdistettyihin sovelluksiin syöttämäsi kirjautumistiedot tallennetaan salattuina.
• Tilinumero ja PIN-koodi, jotka syötät numeron siirtämiseksi meille, tallennetaan salattuina.
• Puhelinnumeroiden ja numerosiirtojen asiakirjat menevät suoraan puhelinyhtiölle tarkistettavaksi. Emme säilytä niitä.

Jos joskus pyydämme sinua vahvistamaan henkilöllisyytesi, henkilöllisyystodistuksesi kuvat poistetaan 30 päivän kuluttua päätöksestämme.

Täydelliset tiedot löydät Tietosuojakäytännöstä ja Tietojenkäsittelysopimuksesta osoitteissa /legal/privacy ja /legal/dpa.