施術中、現場作業中、ランチのピーク、あるいは閉店後。小さなお店や事務所では、電話が鳴っても出られない時間が一日のうちに何度もあります。そのときお客様が最初に耳にするのが留守電対応メッセージです。ここが事務的すぎたり、情報が足りなかったりすると、用件を残さずに電話を切られ、そのまま別のお店に連絡されてしまうこともあります。
この記事では、留守電対応メッセージに入れるべき要素、場面別にそのまま使える例文、避けたい言い回しをまとめました。録音の前に確認できるチェックリストも用意しています。
留守電は「出られなかったことへのお詫び」ではありません。お客様に次に何をすればいいかを伝える案内板として作ると、うまく機能します。
留守電対応メッセージが担う役割
電話をかけてくる人は、たいてい何か具体的な用事を抱えています。予約をしたい、見積もりを頼みたい、営業しているか知りたい、急ぎで相談したい、などです。留守電につながった瞬間、その人は次の三つを判断しています。
- ここで合っているのか（番号を間違えていないか）
- メッセージを残せば、いつ返事が来るのか
- 待たずに済む別の方法はあるのか
良い留守電対応メッセージは、この三つに短く答えます。店名を名乗り、折り返しの目安を伝え、急ぎの場合の手段を示す。それだけで、お客様は安心して用件を残せます。反対に「ただいま電話に出ることができません」だけで終わると、判断材料がないまま切られてしまいます。
基本の型：入れるべき5つの要素
業種を問わず、次の順番で組み立てると聞き取りやすくなります。
- 名乗り：「お電話ありがとうございます。〇〇美容室です。」番号違いの不安をすぐに解消します。
- 出られない理由と状況：「ただいま営業時間外です」「施術中のため電話に出られません」など、簡潔に伝えます。
- 残してほしい内容：「お名前、ご用件、折り返し先のお電話番号をお話しください。」具体的に頼むと、聞き返す手間が減ります。
- 折り返しの目安：「翌営業日の午前中に折り返します」など、守れる範囲で伝えます。
- 代わりの手段：ウェブ予約、メッセージアプリ、緊急連絡先など、待たずに済む方法があれば添えます。
最後に「ピーッという発信音のあとにお話しください」と締めます。全体は読み上げて30秒以内を目安にすると、途中で切られにくくなります。
場面別の留守電対応メッセージ例文
店名や時間は自分のお店に合わせて差し替えてください。
営業時間外
「お電話ありがとうございます。〇〇整骨院です。本日の受付は終了いたしました。受付時間は、月曜日から土曜日の午前9時から午後7時までです。お名前とご用件、お電話番号を残していただければ、翌営業日に折り返しご連絡いたします。発信音のあとにお話しください。」
定休日・臨時休業
「お電話ありがとうございます。〇〇ベーカリーです。本日は定休日のためお休みをいただいております。明日は午前8時から営業いたします。ご予約やお問い合わせは、お名前とお電話番号を残していただければ、明日折り返しご連絡いたします。」
年末年始・長期休暇
「お電話ありがとうございます。〇〇設計事務所です。誠に勝手ながら、〇月〇日から〇月〇日まで年末年始休業とさせていただきます。いただいたメッセージには、〇月〇日以降、順次折り返しご連絡いたします。」
長期休暇のメッセージは、休み明けに元に戻し忘れるのがよくある失敗です。休暇前に「戻す日」をカレンダーに入れておきましょう。
作業中・一時不在
「お電話ありがとうございます。〇〇設備です。ただいま現場作業中のため電話に出られません。お名前、ご住所の地域、ご用件をお話しください。本日中に折り返しご連絡いたします。水漏れなどお急ぎの場合は、その旨を最初にお話しください。」
飲食店の予約
「お電話ありがとうございます。〇〇食堂です。ただいま営業準備中のため電話に出られません。ご予約の方は、お名前、ご希望の日時、人数、お電話番号をお話しください。確認のうえ折り返しご連絡いたします。ご予約が確定するのは折り返しのお電話のあとになります。」
飲食店では「メッセージを残した＝予約完了」と思われると、当日のトラブルにつながります。確定のタイミングははっきり伝えておきましょう。
ある工務店の一日で考える
家族経営の小さなリフォーム会社を例に、留守電対応メッセージが一日の中でどう働くかを見てみます。
- 午前8時半：社長は浴室改修の現場へ。事務所の電話は携帯に転送し、出られないときは「作業中」の留守電につながるよう設定しています。
- 午前10時15分：解体作業中に着信。留守電には「〇〇町の者です。キッチンの水栓の交換を見積もってほしい」という用件、名前、番号が残りました。地域が入っているので、帰り道に寄れるかどうかもすぐに判断できます。
- 午後0時20分：昼休みに留守電を確認し、見積もりの件に折り返して訪問日を決めます。
- 午後3時：別の着信。メッセージの冒頭で「お急ぎの場合はその旨を」と案内していたため、「トイレの水が止まらない」と最初に話してもらえました。社長は作業の区切りですぐ折り返し、止水栓の閉め方を電話で伝えて、夕方の訪問を約束します。
- 午後7時：事務所を閉め、留守電を「営業時間外」に切り替えます。夜の着信には翌朝折り返すことを伝える内容です。
この会社では、メッセージに「地域」と「急ぎかどうか」を話してもらう一文を入れただけで、折り返しの優先順位がつけやすくなりました。何を残してほしいかをはっきり頼むことが、それだけ効きます。
避けたい言い回しと落とし穴
- 名乗らない：個人の携帯と兼用していても、仕事で使う番号なら店名は必ず名乗りましょう。
- 守れない約束：「すぐに折り返します」と言って半日空くと、かえって不信感につながります。「本日中」「翌営業日」など、確実に守れる表現にとどめます。
- 長すぎる前置き：丁寧すぎるお詫びや長い宣伝を入れると、本題にたどり着く前に切られます。
- 古い情報：営業時間の変更、臨時休業の終了、移転などを反映し忘れると、お客様に無駄足を踏ませてしまいます。
- 聞き取りにくい録音：騒がしい場所での録音や早口は避け、静かな場所でゆっくり話します。録音したら、一度自分でかけて確認しましょう。
- 留守電を聞かない：メッセージを残してもらっても、確認が遅れれば意味がありません。確認する時間を一日のどこかに決めておきます。
留守電では足りない電話、人が出るべき電話
留守電はあくまで「預かる」仕組みで、その場で解決はできません。次のような電話は、できるだけ人が直接受けるか、すぐ折り返せる体制が必要です。
- 水漏れ、ガスの臭い、鍵の閉じ込めなど、時間が経つほど被害が広がる相談
- 体調や安全に関わる内容（命に関わる緊急時は、119番や110番への連絡を案内するのが先です）
- クレームや、感情的になっているお客様
- 金額や契約条件の交渉など、その場の判断が必要な話
一方で、営業時間の確認、予約の受付や変更、簡単な問い合わせ、伝言の受け取りは、定型的に処理しやすい電話です。こうした電話が多い場合は、録音を聞いて一件ずつ折り返すより、その場で受け答えできる仕組みのほうが、お客様にとっても自分にとっても負担が軽くなります。最近は、留守電の代わりにAIが電話に出て、予約や伝言をその場で受け付けるサービスもあります。Ringhumもそのひとつで、たとえば職人・工務店向けの使い方や飲食店向けの使い方を紹介しています。ただし、上に挙げた緊急の相談やクレームは、どの仕組みを使うにしても人につなぐ設計にしておくべきです。
まとめ：今日やること
留守電対応メッセージは、一度作ったら終わりではありません。次の手順で今日中に見直しておきましょう。
- 自分のお店の番号に電話をかけ、今の留守電を聞いてみる
- 名乗り、状況、残してほしい内容、折り返しの目安、代わりの手段の5つがそろっているか確認する
- 営業時間外用と定休日用、必要なら作業中用の文面を用意する
- 静かな場所で録音し、もう一度自分でかけて聞き取りやすさを確認する
- 年末年始や臨時休業の前後に切り替える日をカレンダーに入れる
- 留守電を確認して折り返す時間を、一日の予定に組み込む
これだけで、出られなかった電話がそのまま失われるのを防げます。
よくある質問
留守電対応メッセージの長さはどのくらいが適切ですか？
読み上げて30秒以内を目安にすると、最後まで聞いてもらいやすくなります。名乗り、出られない理由、残してほしい内容、折り返しの目安を伝えれば十分です。季節のあいさつや宣伝は入れず、お客様が次に何をすればいいかがすぐ分かる文面を優先しましょう。
自分の声で録音すべきですか？機械音声でもいいですか？
どちらでも構いません。小さなお店なら、店主やスタッフの声のほうが親しみを持ってもらいやすい面があります。一方で、滑舌や周りの雑音が気になるなら、電話機やサービスの音声読み上げ機能を使うのも手です。大切なのは、聞き取りやすく情報が正確であることです。
営業時間外と定休日でメッセージを分ける必要はありますか？
分けておくのがおすすめです。「本日の受付は終了しました」と「本日は定休日です」では、お客様が次に電話すべき時間が変わります。電話機やサービスによっては時間帯で自動的に切り替えられるので、設定できるか確認してみてください。
メッセージを残さずに切られてしまうのはなぜですか？
折り返しが来るのか分からない、何を話せばいいか分からない、急いでいる、といった理由が考えられます。折り返しの目安と、残してほしい内容を具体的に伝えると残してもらいやすくなります。それでも急ぎの電話が多い業種なら、その場で受け答えできる仕組みも検討する価値があります。
Ringhumは、留守電の代わりに電話へ出て、予約や注文の受付、伝言の聞き取りを24時間行うAI電話受付です。緊急の相談や、判断が必要な電話まで代わりに解決するものではないため、そうした電話は人に引き継ぐ前提で使うのが向いています。設定方法はヘルプセンターでご確認いただけます。
