Zabezpečení, soukromí a vaše data

Vaše hovory obsahují jména, čísla a konverzace vašich zákazníků, takže záleží na tom, kdo je smí vidět a jak dlouho se uchovávají. Tento článek popisuje nástroje, které máte k dispozici: ochranu přihlášení, rozhodnutí, kdo z vašeho týmu co vidí, volbu, jak dlouho se ukládají přepisy a nahrávky, a export nebo smazání vašich dat.

Zapnutí dvoufaktorového ověření

Dvoufaktorové ověření přidává při přihlášení druhý krok: po hesle zadáte 6místný kód z aplikace pro ověřování v telefonu. Doporučujeme je vlastníkům a správcům.

1. Otevřete Nastavení a vyberte záložku Zabezpečení.
2. V sekci Dvoufaktorové ověření stiskněte Nastavit dvoufaktorové ověření.
3. Otevřete aplikaci pro ověřování, například Google Authenticator, 1Password nebo Authy.
4. Naskenujte QR kód, nebo zadejte zobrazený klíč.
5. Zadejte 6místný kód z aplikace a stiskněte Potvrdit a zapnout.
6. Uložte Záložní kódy na bezpečné místo.

Každý záložní kód funguje jednou, pro případ, že ztratíte telefon. Kdykoli můžete vytvořit Nové záložní kódy; staré poté přestanou fungovat. Chcete-li dvoufaktorové ověření vypnout, stiskněte Vypnout a potvrďte svým heslem.

Dvoufaktorové ověření platí i při přihlášení přes sociální síť. Kdykoli je dvoufaktorové ověření zapnuto nebo vypnuto, nebo jsou vytvořeny nové záložní kódy, dostanete e-mail.

Vaše heslo a přihlášení

• Heslo změníte v Nastavení → Zabezpečení → Heslo. Musí mít alespoň 8 znaků, s písmeny a číslicemi. Při jeho změně dostanete e-mail.
• Změna e-mailu v Nastavení → Profil se projeví až po otevření potvrzovacího odkazu odeslaného na novou adresu.
• Po několika chybných heslech za sebou se přihlášení na krátkou dobu pozastaví.

Tip: Pošleme vám e-mail, kdykoli se váš účet přihlásí z prohlížeče nebo zařízení, které dosud nepoužil. Pokud jej nepoznáváte, změňte heslo a odhlaste se všude jinde.

Zobrazení a ukončení relací

V Nastavení → Zabezpečení:

• Přihlášená zařízení vypisují prohlížeče, ze kterých se váš účet přihlásil, s časem posledního použití. Zapomenout odebere jedno ze seznamu, takže vás další přihlášení z něj znovu upozorní.
• Odhlásit se všude jinde ukončí všechny ostatní relace a ponechá jen prohlížeč, který právě používáte. Potvrďte svým heslem.
• Relace prohlížeče → Odhlásit ostatní relace dělá totéž pro ostatní zařízení, kde jste přihlášeni.

Kdo vidí hovory a nahrávky

Přístup se řídí rolemi ve vašem pracovním prostoru. Hovory, přepisy a nahrávky vidí každý v pracovním prostoru, včetně pozorovatelů. Hovory mazat, spravovat telefonní čísla, vytvářet API klíče a propojovat integrace mohou jen vlastníci a správci. Přidělujte lidem nejnižší roli, kterou potřebují. Viz Pozvěte svůj tým a nastavte role.

Vlastníci a správci vidí Nedávnou aktivitu na stránce Členové: změny členů, asistentů, čísel a API klíčů a kdo je provedl.

Nahrávání hovorů

U nového asistenta je nahrávání vypnuté. Zapínáte je pro každého asistenta zvlášť v Asistenti → Upravit → Nastavení hovorů → Nahrávání pomocí Nahrávat hovory. Volba Informovat volající, že se hovor nahrává je ve výchozím stavu zapnutá a sděluje to na začátku pozdravu, v jazyce volajícího. Mnohde je to vyžadováno zákonem. Viz Nahrávání a souhlas.

Jak dlouho se data uchovávají

Ve výchozím nastavení se přepisy a nahrávky uchovávají tak dlouho, dokud pracovní prostor existuje. V tarifu Scale mohou vlastníci a správci nastavit limit:

1. Otevřete Nastavení a vyberte záložku Workspace.
2. V sekci Uchovávat přepisy a nahrávky po dobu zvolte 1 rok, 6 měsíců, 90 dní, 30 dní, 7 dní, nebo Bez uchovávání — přepisy ani zvuk nikdy neukládat.
3. Stiskněte Uložit workspace.

Starší přepisy, nahrávky a hlasové zprávy se mažou každou noc. Shrnutí a výsledky hovorů zůstávají zachovány. Při nastavení bez uchovávání se přepis a zvuk smažou hned po zapsání shrnutí hovoru.

Smazání dat

Smazání pracovního prostoru natrvalo odstraní všechny jeho asistenty, čísla, hovory a členy. Jeho telefonní čísla se vrátí telefonnímu operátorovi, probíhající hovory skončí a jeho předplatné se zastaví. Každý člen dostane e-mail.

Smazání vašeho účtu jej naplánuje ke smazání za 30 dní. Předplatné se okamžitě přestane obnovovat a telefonní čísla se uvolní při dalším obnovení a nelze je obnovit. Opětovné přihlášení během těch 30 dní smazání zruší. Pokud vlastníte pracovní prostor s dalšími členy, nejprve převeďte vlastnictví.

Export vašich dat

• Stáhnout moje data (Nastavení → Profil → Vaše data): vše, co o vás jako o osobě uchováváme, jako soubor JSON.
• Exportovat data workspace (Nastavení → Workspace → Exportovat workspace): členy, asistenty, čísla, webhooky a každý hovor s přepisem, jako jeden soubor JSON. Exportovat může jen vlastník.
• Jednotlivé hovory: stáhněte přepis (text nebo JSON) nebo nahrávku ze stránky hovoru.
• Seznamy: hovory, kontakty, termíny, objednávky, rezervace, položky doručené pošty a členy lze exportovat jako CSV z jejich stránek.

Jak zacházíme s citlivými údaji

• API klíče se zobrazí jen jednou při vytvoření a ukládají se pouze jako otisk, takže je nikdo nemůže zpětně přečíst. Viz API klíče a oprávnění.
• Přihlašovací údaje, které zadáváte pro propojené aplikace, se ukládají šifrovaně.
• Číslo účtu a PIN, které zadáváte při přenosu čísla k nám, se ukládají šifrovaně.
• Dokumenty pro telefonní čísla a přenosy čísel jdou přímo k posouzení telefonnímu operátorovi. My si je neponecháváme.

Pokud vás někdy požádáme o ověření totožnosti, fotografie vašeho dokladu se smažou 30 dní po našem rozhodnutí.

Úplné podrobnosti najdete v Zásadách ochrany osobních údajů a Smlouvě o zpracování údajů na /legal/privacy a /legal/dpa.