Sicherheit, Datenschutz und Ihre Daten

Ihre Anrufe enthalten Namen, Nummern und Gespräche Ihrer Kunden, daher ist wichtig, wer sie sehen kann und wie lange sie aufbewahrt werden. Dieser Artikel behandelt die Ihnen zur Verfügung stehenden Kontrollen: Ihre Anmeldung schützen, festlegen, wer in Ihrem Team was sieht, wählen, wie lange Transkripte und Aufnahmen gespeichert werden, sowie Ihre Daten exportieren oder löschen.

Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung fügt der Anmeldung einen zweiten Schritt hinzu: Nach Ihrem Passwort geben Sie einen 6-stelligen Code aus einer Authenticator-App auf Ihrem Telefon ein. Wir empfehlen sie für Owner und Admins.

1. Öffnen Sie Einstellungen und wählen Sie den Tab Sicherheit.
2. Klicken Sie unter Zwei-Faktor-Authentifizierung auf Zwei-Faktor einrichten.
3. Öffnen Sie eine Authenticator-App wie Google Authenticator, 1Password oder Authy.
4. Scannen Sie den QR-Code oder geben Sie den angezeigten Schlüssel ein.
5. Geben Sie den 6-stelligen Code aus der App ein und klicken Sie auf Bestätigen und aktivieren.
6. Speichern Sie die Wiederherstellungscodes an einem sicheren Ort.

Jeder Wiederherstellungscode funktioniert einmal, falls Sie Ihr Telefon verlieren. Sie können jederzeit Neue Wiederherstellungscodes erstellen; die alten funktionieren dann nicht mehr. Um Zwei-Faktor auszuschalten, klicken Sie auf Ausschalten und bestätigen Sie mit Ihrem Passwort.

Zwei-Faktor gilt auch, wenn Sie sich mit einem sozialen Login anmelden. Sie erhalten eine E-Mail, sobald Zwei-Faktor ein- oder ausgeschaltet wird, oder neue Wiederherstellungscodes erstellt werden.

Ihr Passwort und Anmeldungen

• Ändern Sie Ihr Passwort unter Einstellungen → Sicherheit → Passwort. Es benötigt mindestens 8 Zeichen, mit Buchstaben und Zahlen. Sie erhalten eine E-Mail, wenn es geändert wird.
• Eine E-Mail-Änderung unter Einstellungen → Profil wird erst wirksam, nachdem Sie den an die neue Adresse gesendeten Bestätigungslink öffnen.
• Nach mehreren falschen Passwörtern hintereinander wird die Anmeldung kurz pausiert.

Tipp: Wir informieren Sie per E-Mail, wenn sich Ihr Konto von einem Browser oder Gerät anmeldet, das noch nie genutzt wurde. Kommt Ihnen das unbekannt vor, ändern Sie Ihr Passwort und melden Sie sich überall sonst ab.

Sitzungen sehen und beenden

Unter Einstellungen → Sicherheit:

• Angemeldete Geräte listet die Browser auf, von denen aus sich Ihr Konto angemeldet hat, mit dem Zeitpunkt der letzten Nutzung. Vergessen entfernt eines aus der Liste, sodass eine erneute Anmeldung von dort Sie wieder alarmiert.
• Überall sonst abmelden beendet jede andere Sitzung und behält nur den Browser, den Sie gerade nutzen. Bestätigen Sie mit Ihrem Passwort.
• Browser-Sitzungen → Andere Sitzungen abmelden macht dasselbe für andere Geräte, bei denen Sie angemeldet sind.

Wer Anrufe und Aufnahmen sehen kann

Der Zugriff folgt den Rollen in Ihrem Workspace. Jeder im Workspace, einschließlich Betrachter, kann Anrufe, Transkripte und Aufnahmen sehen. Nur Owner und Admins können Anrufe löschen, Telefonnummern verwalten, API-Schlüssel erstellen und Integrationen verbinden. Geben Sie Personen die niedrigste benötigte Rolle. Siehe Laden Sie Ihr Team ein und legen Sie Rollen fest.

Owner und Admins sehen Letzte Aktivität auf der Seite Mitglieder: Änderungen an Mitgliedern, Assistenten, Nummern und API-Schlüsseln, und wer sie vorgenommen hat.

Anrufaufzeichnung

Die Aufzeichnung ist bei einem neuen Assistenten ausgeschaltet. Sie schalten sie pro Assistent unter Assistenten → Bearbeiten → Anrufeinstellungen → Aufzeichnung mit Anrufe aufzeichnen ein. Anrufern sagen, dass das Gespräch aufgezeichnet wird ist standardmäßig aktiviert und teilt dies zu Beginn der Begrüßung in der Sprache des Anrufers mit. Viele Orte verlangen das. Siehe Aufzeichnung und Einwilligung.

Wie lange Daten aufbewahrt werden

Standardmäßig werden Transkripte und Aufnahmen so lange aufbewahrt, wie der Workspace existiert. Im Plan Scale können Owner und Admins ein Limit festlegen:

1. Öffnen Sie Einstellungen und wählen Sie den Tab Workspace.
2. Wählen Sie unter Transkripte und Aufnahmen aufbewahren für 1 Jahr, 6 Monate, 90 Tage, 30 Tage, 7 Tage, oder Keine Aufbewahrung — Transkripte und Audio nie speichern.
3. Klicken Sie auf Workspace speichern.

Ältere Transkripte, Aufnahmen und Sprachnachrichten werden jede Nacht gelöscht. Anrufzusammenfassungen und Ergebnisse bleiben erhalten. Bei keiner Aufbewahrung werden Transkript und Audio gelöscht, sobald die Anrufzusammenfassung geschrieben ist.

Daten löschen

Das Löschen eines Workspace entfernt dauerhaft alle seine Assistenten, Nummern, Anrufe und Mitglieder. Seine Telefonnummern gehen an die Telefongesellschaft zurück, laufende Anrufe enden, und sein Abo endet. Jedes Mitglied erhält eine E-Mail.

Das Löschen Ihres Kontos plant seine Löschung in 30 Tagen. Abos werden sofort nicht mehr verlängert, und Telefonnummern werden bei ihrer nächsten Verlängerung freigegeben und können nicht wiederhergestellt werden. Melden Sie sich innerhalb der 30 Tage erneut an, wird die Löschung abgebrochen. Besitzen Sie einen Workspace mit weiteren Mitgliedern, übertragen Sie zuerst die Inhaberschaft.

Ihre Daten exportieren

• Meine Daten herunterladen (Einstellungen → Profil → Ihre Daten): alles, was wir über Sie als Person speichern, als JSON-Datei.
• Workspace exportieren (Einstellungen → Workspace → Workspace exportieren): Mitglieder, Assistenten, Nummern, Webhooks und jeder Anruf mit seinem Transkript, als eine JSON-Datei. Nur der Inhaber kann exportieren.
• Einzelne Anrufe: Laden Sie das Transkript (Text oder JSON) oder die Aufnahme von der Anrufseite herunter.
• Listen: Anrufe, Kontakte, Termine, Bestellungen, Reservierungen, Posteingangseinträge und Mitglieder können von ihren Seiten als CSV exportiert werden.

Wie wir mit sensiblen Details umgehen

• API-Schlüssel werden bei der Erstellung einmal angezeigt und nur als Fingerabdruck gespeichert, sodass niemand sie zurücklesen kann. Siehe API-Schlüssel und Berechtigungen.
• Die von Ihnen für verbundene Apps eingegebenen Anmeldedaten werden verschlüsselt gespeichert.
• Die Kontonummer und PIN, die Sie zur Übertragung einer Nummer zu uns eingeben, werden verschlüsselt gespeichert.
• Dokumente für Telefonnummern und Nummernübertragungen gehen direkt zur Prüfung an die Telefongesellschaft. Wir bewahren sie nicht auf.

Bitten wir Sie jemals, Ihre Identität zu bestätigen, werden die Fotos Ihres Ausweises 30 Tage nach unserer Entscheidung gelöscht.

Die vollständigen Details finden Sie in der Datenschutzerklärung und der Auftragsverarbeitungsvereinbarung unter /legal/privacy und /legal/dpa.