Anrufaufzeichnung und Einwilligung

Ringhum kann den Ton jedes Anrufs neben seinem Transkript aufbewahren, damit Sie genau nachhören können, was gesagt wurde. Die Aufzeichnung wird pro Assistent festgelegt und ist bei neuen Assistenten standardmäßig ausgeschaltet. Ist sie aktiviert, kann der Assistent jedem Anrufer in dessen Sprache mitteilen, dass der Anruf aufgezeichnet wird. Transkripte und Zusammenfassungen werden für jeden Anruf erstellt, unabhängig davon, ob Sie den Ton aufzeichnen.

Aufzeichnung ein- oder ausschalten

1. Öffnen Sie Assistenten und wählen Sie den Assistenten aus.
2. Öffnen Sie den Tab Anrufeinstellungen.
3. Schalten Sie in der Karte Aufzeichnung Anrufe aufzeichnen ein oder aus.
4. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Die Einstellung gilt für jeden Anruf, den dieser Assistent führt: Telefonanrufe, WhatsApp-Anrufe, Anrufe im Website-Widget und ausgehende Anrufe.

Anrufern mitteilen, dass der Anruf aufgezeichnet wird

An vielen Orten verlangt das Gesetz, Personen mitzuteilen, wenn ein Anruf aufgezeichnet wird. Mehrere US-Bundesstaaten und die EU gehören dazu. Ist Anrufe aufzeichnen aktiviert, erscheint eine zweite Option:

• Anrufern sagen, dass das Gespräch aufgezeichnet wird: standardmäßig aktiviert. Der Assistent spricht zu Beginn des Anrufs einen kurzen Hinweis, unmittelbar vor seiner Begrüßung.

Der Standardhinweis ist ein einziger Satz, etwa "Dieses Gespräch wird aufgezeichnet." Er wird in der Sprache des Anrufers gesprochen. Begrüßt Ihr Assistent Anrufer in mehreren Sprachen, erhält jede Begrüßung den Hinweis in ihrer eigenen Sprache. Der Standardsatz ist auf Englisch, Deutsch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Niederländisch, Portugiesisch, Polnisch, Schwedisch, Dänisch, Norwegisch, Finnisch, Tschechisch, Rumänisch, Ungarisch, Griechisch, Türkisch, Russisch, Ukrainisch, Indonesisch, Hindi, Japanisch, Koreanisch und Chinesisch verfügbar. Andere Sprachen verwenden den englischen Satz.

Ihren eigenen Wortlaut verwenden

Geben Sie Ihren Text unter Eigener Wortlaut (optional) ein, bis zu 200 Zeichen. Zum Beispiel: "Dieses Gespräch kann zu Schulungs- und Qualitätszwecken aufgezeichnet werden."

Wichtig: Ihr eigener Wortlaut wird für jeden Anrufer und jede Sprache genau so verwendet, wie geschrieben. Sprechen Ihre Anrufer unterschiedliche Sprachen, lassen Sie das Feld leer, um den Standardsatz in der jeweiligen Sprache zu verwenden, oder schreiben Sie Ihren Hinweis in allen benötigten Sprachen.

Hinweis: Sie sind dafür verantwortlich, die für Ihr Unternehmen und Ihre Anrufer geltenden Aufzeichnungsgesetze einzuhalten. Sind Sie sich unsicher, fragen Sie einen Rechtsberater. Den Hinweis eingeschaltet zu lassen, ist die sicherste Wahl.

Schalten Sie den Hinweis aus, werden Anrufe weiterhin aufgezeichnet, der Assistent kündigt es nur nicht an.

Eine Aufnahme anhören

Öffnen Sie Anrufe und wählen Sie einen Anruf aus. Wurde der Anruf aufgezeichnet, erscheint oben auf der Karte Transkript ein Audioplayer. Sie können die Aufnahme abspielen, pausieren und durchspulen, während Sie das Transkript lesen.

Aufnahmen werden privat gespeichert. Sie sind nie öffentlich zugänglich und werden nur an angemeldete Mitglieder Ihres Workspace gestreamt.

Wer anhören, herunterladen und löschen kann

Siehe Laden Sie Ihr Team ein für die Funktionsweise der Rollen.

Eine Aufnahme oder ein Transkript herunterladen

1. Öffnen Sie den Anruf.
2. Klicken Sie oben rechts auf das Menü Mehr (die drei Punkte).
3. Wählen Sie Aufnahme herunterladen (.wav).

Dasselbe Menü bietet Transkript herunterladen (.txt) und Als JSON herunterladen.

Eine Aufnahme löschen

Um eine Aufnahme zu entfernen, löschen Sie den gesamten Anruf:

1. Öffnen Sie den Anruf.
2. Klicken Sie auf das Menü Mehr und wählen Sie Anruf löschen.
3. Bestätigen Sie.

Dies löscht dauerhaft die Aufnahme, das Transkript, die Zusammenfassung und die extrahierten Details. Ein noch laufender Anruf kann nicht gelöscht werden.

Aufnahmen nur für begrenzte Zeit aufbewahren

Im Plan Scale können Sie alte Transkripte und Aufnahmen automatisch löschen lassen:

1. Öffnen Sie Einstellungen und gehen Sie zum Tab Workspace.
2. Wählen Sie unter Transkripte und Aufnahmen aufbewahren für einen Zeitraum von 7 Tagen bis 1 Jahr, oder Unbegrenzt (Standard).

Ältere Transkripte, Aufnahmen und Sprachnachrichten werden nächtlich gelöscht. Zusammenfassungen und Ergebnisse bleiben erhalten.

Sie können auch Keine Aufbewahrung — Transkripte und Audio nie speichern wählen. Bei keiner Aufbewahrung wird kein Anruf aufgezeichnet, selbst wenn Anrufe aufzeichnen aktiviert ist, und das Transkript wird entfernt, sobald die Zusammenfassung geschrieben ist.

Problembehandlung

Bei einem Anruf gibt es keinen Audioplayer. Die Aufzeichnung war für den Assistenten ausgeschaltet, als der Anruf stattfand, Ihr Workspace nutzt keine Aufbewahrung, oder die Aufnahme wurde durch Ihren Aufbewahrungszeitraum entfernt.

"Die Aufnahme konnte gerade nicht gelöscht werden. Versuchen Sie es in einer Minute erneut." Die Aufnahme konnte nicht aus dem Speicher entfernt werden, der Anruf blieb daher erhalten. Warten Sie eine Minute und löschen Sie ihn erneut.

"Ein Anruf kann nicht gelöscht werden, während er noch läuft." Warten Sie, bis der Anruf endet, und löschen Sie ihn dann.