Der Posteingang: Nachrichten, Rückrufe und Gespräche

Der Posteingang ist die To-do-Liste Ihres Teams für alles, was die Assistenten nicht allein erledigen konnten: Nachrichten für eine Person, Rückrufanfragen, Sprachnachrichten und Leads aus Anrufen sowie Text-, WhatsApp-, Instagram-, Messenger- und Website-Chat-Gespräche. Jeder Eintrag hat einen Status, eine Priorität und einen Verantwortlichen, damit nichts verloren geht und nicht zwei Personen denselben Kunden zurückrufen.

Was im Posteingang landet

Einträge aus Anrufen werden erstellt, wenn der Anruf endet, mit der Anrufzusammenfassung als Text. Der Assistent kann während des Anrufs auch eine Nachricht, einen Rückruf oder einen Lead erstellen, mit Priorität und Fälligkeitszeit. Ein Eintrag, der bei Anrufende erstellt wird, wird als hohe Priorität markiert, wenn der Anrufer verärgert wirkte.

Gespräche: ein Eintrag pro Anfrage

Texte, WhatsApp-Nachrichten und Chats werden gruppiert. Solange die Anfrage einer Person noch offen ist und sie innerhalb der letzten 24 Stunden geschrieben hat, führt jede neue Nachricht denselben Eintrag fort und bringt ihn an die Spitze der Liste. Sobald der Eintrag Fertig ist oder nach einem Tag ohne Nachrichten, beginnt ihre nächste Nachricht einen neuen Eintrag.

Etwa zehn Minuten nach der letzten Nachricht schreibt Ringhum eine kurze Zusammenfassung des Gesprächs. Sie erscheint oben im Eintrag mit einer dieser Bezeichnungen:

Die Zusammenfassung listet auch Details auf, die die Person angegeben hat, etwa Name, E-Mail, Telefon oder Wunschtermin. Klicken Sie auf Unterhaltung anzeigen, um die Nachrichten selbst zu lesen.

Die Liste durcharbeiten

Öffnen Sie Posteingang in der Seitenleiste. Die Zähler oben zeigen Offen, Läuft und Einträge mit Hoher Priorität. Einträge mit hoher Priorität stehen immer zuerst, dann die neuesten.

• Offen zeigt alles noch nicht Erledigte. Meine zeigt Ihre eigenen, noch nicht erledigten Einträge. Fertig und Alle zeigen den Rest.
• Filtern Sie nach Typ mit Alle Typen und nach Person mit Beliebig oder Nicht zugewiesen.
• Suchen durchsucht Titel und Text.
• CSV exportieren lädt die Einträge herunter, die dem aktuellen Status- und Typfilter entsprechen.

Die Liste aktualisiert sich von selbst jede Minute.

Zuweisen, priorisieren und abschließen

Klicken Sie auf einen Eintrag, um ihn rechts zu öffnen. Sie können dann:

1. Zuweisen: Wählen Sie ein Teammitglied im Dropdown Nicht zugewiesen. Es erhält eine Benachrichtigung und eine E-Mail. Ein offener Eintrag wechselt zu Läuft.
2. Priorität ändern: Klicken Sie auf Als hoch markieren oder Normale Priorität, um sie wieder zu senken.
3. Zurückrufen: Klicken Sie auf Anrufen gefolgt von der Nummer, um von Ihrem Telefon zu wählen. Bei Anrufeinträgen zeigt Transkript öffnen den gesamten Anruf.
4. Eine Notiz hinzufügen: Tippen Sie in Notiz hinzufügen… und klicken Sie auf Hinzufügen. Notizen sind nur für Ihr Team sichtbar.
5. Abschließen: Klicken Sie auf Fertig. Um ihn zurückzuholen, klicken Sie auf Wieder öffnen. Sie können auch auf das Häkchen (Als erledigt markieren) neben einem Eintrag in der Liste klicken.

Owner, Admins und Members können Einträge verwalten. Viewer können den Posteingang lesen, aber nichts ändern oder beantworten.

Auf Texte, WhatsApp und Chats antworten

Gesprächseinträge haben ein Antwortfeld Antworten. Die Antwort geht über den Kanal hinaus, den die Person genutzt hat.

1. Öffnen Sie den Eintrag und tippen Sie in das Antwortfeld.
2. Klicken Sie auf SMS senden, Über WhatsApp senden oder Senden.

Der Eintrag wechselt zu Läuft. Um die vollständige Historie der Person zu sehen, klicken Sie auf Ganze Unterhaltung öffnen, was Nachrichten öffnet.

Wichtig zu wissen:

• WhatsApp erlaubt freie Antworten nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht der Person. Danach muss sie Ihnen zuerst schreiben. Siehe WhatsApp.
• Textnachrichten können in den Plänen Solo, Team und Scale gesendet werden. Bei Starter können Sie Texte empfangen, aber nicht per Text antworten. Siehe Textnachrichten.
• Antworten im Website-Chat erscheinen im Chat auf Ihrer Website.
• Hat der Assistent derselben Person in der letzten Stunde schon oft geantwortet, pausiert er, um eine Antwortschleife zu vermeiden. Der Eintrag wird auf hohe Priorität gesetzt und zeigt einen Hinweis. Antworten Sie selbst; der Assistent antwortet nach Ablauf der Stunde wieder.

Problembehandlung

"Antwort nicht gesendet: …" Die Meldung nennt den Grund. Häufige Gründe: Der Versand von Texten ist nicht in Ihrem Plan enthalten, die Person hat mit STOP geantwortet, keine Nummer hat SMS-Versand aktiviert, es ist kein Guthaben mehr für Nachrichten über den Plan hinaus vorhanden, oder der Website-Chat existiert nicht mehr.

"Diese Nachricht hat keine Telefonnummer zum Antworten." Ringhum weiß nicht, wohin die Antwort gesendet werden soll. Kontaktieren Sie die Person auf anderem Weg.

Ein Gespräch ist als Fertig markiert, aber der Kunde braucht noch Hilfe. Klicken Sie auf Wieder öffnen. Schreibt die Person erneut, wird ein neuer Eintrag erstellt.

Ich habe versehentlich eine Sprachnachricht gelöscht. Das Löschen eines Eintrags kann nicht rückgängig gemacht werden. Bei einer Sprachnachricht wird auch die Aufnahme gelöscht, einschließlich aus dem Anruf.

Tipp: Senden Sie Posteingangseinträge an Slack, Microsoft Teams, einen Helpdesk oder ein Aufgaben-Tool, damit Ihr Team sie dort sieht, wo es bereits arbeitet. Siehe Auswählen, was gesendet wird.