WhatsApp-Nachrichten und -Anrufe

Sie können eine Telefonnummer mit WhatsApp Business verbinden. Ihr Assistent beantwortet dann WhatsApp-Nachrichten und -Anrufe an diese Nummer, mit demselben Wissen, denselben Fähigkeiten und Anweisungen wie am Telefon. Jedes WhatsApp-Gespräch landet außerdem in Ihrem Posteingang, sodass Ihr Team jederzeit einspringen kann. WhatsApp ist in jedem Plan enthalten.

Bevor Sie beginnen

• Die Nummer muss aktiv und bei Ringhum gekauft sein. Eine noch auf Dokumente wartende Nummer kann noch nicht verbunden werden.
• Die Nummer darf noch nicht bei WhatsApp oder WhatsApp Business registriert sein.
• Weisen Sie der Nummer einen Assistenten zu. Ohne einen kommen Nachrichten trotzdem an, aber niemand beantwortet sie automatisch.
• Nur der Workspace-Owner und Admins können WhatsApp ein- oder ausschalten.

WhatsApp für eine Nummer aktivieren

1. Öffnen Sie Telefonnummern.
2. Suchen Sie die Nummer und klicken Sie in der Spalte WhatsApp auf WhatsApp aktivieren.
3. Geben Sie einen Anzeigenamen ein. Personen sehen diesen Namen, wenn sie Ihnen auf WhatsApp schreiben oder Sie anrufen, verwenden Sie also Ihren Unternehmensnamen, wie Kunden ihn kennen.
4. Fügen Sie optional einen Hinweis für uns hinzu, zum Beispiel falls die Nummer bereits zuvor auf WhatsApp war.
5. Klicken Sie auf WhatsApp beantragen.

Die Einrichtung erfolgt automatisch und dauert meist wenige Minuten. WhatsApp sendet einen Bestätigungscode an die Nummer, wir geben ihn für Sie ein und schalten WhatsApp ein, danach prüft Meta den Anzeigenamen. Währenddessen zeigt die Nummer Wird eingerichtet und nimmt weiterhin gewöhnliche Anrufe und Texte entgegen. Ist sie bereit, wechselt der Status zu Aktiv, und Ihr Team erhält eine Benachrichtigung.

Hinweis: Zeigt der Status Einrichtung nicht möglich, erscheint der Grund darunter. Beheben Sie ihn und klicken Sie auf Erneut versuchen.

Ihr WhatsApp-Profil bearbeiten

Sobald die Nummer aktiv ist, klicken Sie daneben auf Profil bearbeiten. Sie können Folgendes ändern:

• Profilbild: ein quadratisches JPEG oder PNG, bis zu 5 MB.
• Anzeigename: Eine Änderung wird von Meta geprüft, bevor sie erscheint.
• Kategorie, Info (bis zu 139 Zeichen), Beschreibung, E-Mail, Website und Adresse.

Speichern Sie die Seite Unternehmen, werden ihr Info-Text, ihre Beschreibung, E-Mail, Website und Adresse auch in Ihr WhatsApp-Profil übernommen. Der Anzeigename bleibt unverändert.

KI-Antworten auf WhatsApp-Nachrichten

KI-Antworten sind bei einer WhatsApp-Nummer standardmäßig aktiviert. Der Assistent beantwortet Fragen aus Ihrer Wissensdatenbank und kann, je nach seinen Fähigkeiten, Termine buchen, Bestellungen und Reservierungen aufnehmen sowie Nachrichten für Ihr Team aufnehmen. Er liest auch Sprachnachrichten, Fotos und Dokumente, die Personen senden.

Um den Assistenten für eine Nummer auszuschalten, klicken Sie in der Spalte WhatsApp auf KI-Antworten an. Es wechselt zu KI-Antworten aus, und Nachrichten gehen dann nur noch an Ihren Posteingang und Nachrichten, damit Ihr Team antwortet.

Antwortet der Assistent, erhält Ihr Team eine Zusammenfassung des Gesprächs, sobald es verstummt, statt einer Benachrichtigung für jede Nachricht. Sind KI-Antworten ausgeschaltet, wird das Team bei jeder eingehenden Nachricht benachrichtigt.

Hinweis: Der Assistent antwortet einer Person höchstens 30-mal pro Stunde. Erreicht ein Gespräch dieses Limit, pausiert der Assistent für diese Person, und das Gespräch wird im Posteingang als hohe Priorität markiert, damit jemand aus Ihrem Team übernehmen kann.

Die 24-Stunden-Regel

WhatsApp erlaubt einem Unternehmen nur, innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht der Person eine frei formulierte Nachricht zu senden. Das gilt für den Assistenten und für Ihr Team.

• Antworten Sie über Nachrichten oder den Posteingang, solange das Zeitfenster offen ist.
• Nach 24 Stunden Stille muss die Person Ihnen zuerst schreiben. Nachrichten zeigt statt des Antwortfelds einen Hinweis.
• Das Starten eines neuen WhatsApp-Gesprächs mit einer Vorlagennachricht wird noch nicht unterstützt.

Senden Sie eine Nachricht von der Seite eines Kontakts, geht sie über WhatsApp raus, solange das 24-Stunden-Zeitfenster dieser Person offen ist, sonst als Textnachricht (sofern SMS bei einer Ihrer Nummern aktiviert ist).

WhatsApp-Anrufe

Ist WhatsApp-Telefonie aktiviert, zeigt die Nummer neben ihrem Status Aktiv den Zusatz calls. Personen können Ihre Nummer dann von WhatsApp aus anrufen, und der Assistent antwortet genau wie bei einem Telefonanruf. Der Anruf erscheint unter Anrufe mit einem WhatsApp-Abzeichen, mit vollständigem Transkript und Zusammenfassung.

Die Telefonie wird während der Einrichtung aktiviert. Erlaubt WhatsApp Anrufe für die Nummer noch nicht, wird Ihnen mitgeteilt, dass das Messaging live ist und die Telefonie folgen wird. Wir prüfen weiterhin und schalten sie ein, sobald WhatsApp es erlaubt.

Einen Kunden über WhatsApp anrufen

Ihr Assistent kann auch einen Kunden über WhatsApp anrufen, WhatsApp verlangt dafür jedoch zuerst dessen Erlaubnis.

1. Öffnen Sie Kontakte und wählen Sie die Person aus.
2. Klicken Sie in der Karte WhatsApp auf Um Anruferlaubnis bitten. Die Person erhält eine WhatsApp-Nachricht mit einer Schaltfläche Erlauben.
3. Stimmt sie zu, zeigt die Karte Anrufe erlaubt, entweder dauerhaft oder bis zu einem Datum. Wählte sie keinen Zeitraum, gilt die Erlaubnis 7 Tage.
4. Klicken Sie auf Anruf über WhatsApp. Der neben Jetzt anrufen ausgewählte Assistent tätigt den Anruf.

Die Erlaubnisanfrage selbst ist eine frei formulierte Nachricht und kann daher nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten WhatsApp-Nachricht der Person gesendet werden.

Wichtig: WhatsApp erlaubt Unternehmen nicht, Anrufe an Nummern in den USA, Kanada, Ägypten, Vietnam oder Nigeria zu starten. Personen in diesen Ländern können Sie weiterhin auf WhatsApp anrufen.

Preisgestaltung

WhatsApp verwendet dieselben Planminuten wie Ihre Telefonanrufe.

Eine nicht sendbare Nachricht wird erstattet. Längere KI-Gespräche können etwas mehr verbrauchen; siehe Chats und KI-Nutzung.

Problembehandlung

Die Spalte WhatsApp zeigt einen Strich. Die Nummer wird noch aktiviert, oder sie wurde nicht bei Ringhum gekauft. Nur hier gekaufte Nummern können verbunden werden.

"WhatsApp erlaubt eine frei formulierte Antwort nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht der Person." Das Zeitfenster ist geschlossen. Warten Sie, bis die Person Ihnen erneut schreibt.

"Diese Person hat WhatsApp-Anrufe noch nicht erlaubt." Senden Sie von der Kontaktseite eine Erlaubnisanfrage und warten Sie, bis die Person auf Erlauben tippt.

"Sie benötigen eine Nummer mit aktivierter WhatsApp-Telefonie." WhatsApp-Telefonie ist bei keiner Ihrer Nummern aktiv. Prüfen Sie die Spalte WhatsApp unter Telefonnummern.

Wie schalte ich WhatsApp aus? Klicken Sie in der Spalte WhatsApp auf Ausschalten. Personen können die Nummer auf WhatsApp nicht mehr anschreiben oder anrufen. Sie können es später erneut beantragen.