Sécurité, confidentialité et vos données

Vos appels contiennent les noms, numéros et conversations de vos clients, il importe donc de savoir qui peut les voir et combien de temps ils sont conservés. Cet article couvre les contrôles dont vous disposez : protéger votre connexion, décider qui dans votre équipe voit quoi, choisir la durée de conservation des transcriptions et enregistrements, et exporter ou supprimer vos données.

Activer l'authentification à deux facteurs

L'authentification à deux facteurs ajoute une deuxième étape à la connexion : après votre mot de passe, vous saisissez un code à 6 chiffres depuis une application d'authentification sur votre téléphone. Nous la recommandons pour les propriétaires et admins.

1. Ouvrez Paramètres et sélectionnez l'onglet Sécurité.
2. Sous Authentification à deux facteurs, appuyez sur Configurer l'authentification à deux facteurs.
3. Ouvrez une application d'authentification comme Google Authenticator, 1Password ou Authy.
4. Scannez le code QR, ou saisissez la clé affichée.
5. Saisissez le code à 6 chiffres de l'application et appuyez sur Confirmer et activer.
6. Conservez les Codes de récupération en lieu sûr.

Chaque code de récupération fonctionne une fois, si vous perdez votre téléphone. Vous pouvez créer de Nouveaux codes de récupération à tout moment ; les anciens cessent alors de fonctionner. Pour désactiver l'authentification à deux facteurs, appuyez sur Désactiver et confirmez avec votre mot de passe.

L'authentification à deux facteurs s'applique aussi lorsque vous vous connectez via un réseau social. Vous recevez un e-mail à chaque activation ou désactivation, ou à la création de nouveaux codes de récupération.

Votre mot de passe et vos connexions

• Changez votre mot de passe sous Paramètres → Sécurité → Mot de passe. Il doit compter au moins 8 caractères, avec des lettres et des chiffres. Vous recevez un e-mail lors du changement.
• Changer votre e-mail sous Paramètres → Profil ne prend effet qu'après avoir ouvert le lien de confirmation envoyé à la nouvelle adresse.
• Après plusieurs mots de passe erronés d'affilée, la connexion est brièvement suspendue.

Astuce : nous vous envoyons un e-mail lorsque votre compte se connecte depuis un navigateur ou un appareil qu'il n'a jamais utilisé. Si vous ne le reconnaissez pas, changez votre mot de passe et déconnectez-vous partout ailleurs.

Voir et fermer les sessions

Sous Paramètres → Sécurité :

• Appareils connectés liste les navigateurs depuis lesquels votre compte s'est connecté, avec leur dernière utilisation. Oublier en retire un de la liste, si bien qu'une connexion depuis celui-ci vous alertera à nouveau.
• Se déconnecter partout ailleurs termine chaque autre session et ne garde que le navigateur que vous utilisez. Confirmez avec votre mot de passe.
• Sessions de navigateur → Déconnecter les autres sessions fait la même chose pour les autres appareils sur lesquels vous êtes connecté.

Qui peut voir les appels et enregistrements

L'accès suit les rôles de votre espace de travail. Tout le monde dans l'espace de travail, y compris les lecteurs, peut voir les appels, transcriptions et enregistrements. Seuls les propriétaires et admins peuvent supprimer des appels, gérer les numéros de téléphone, créer des clés API et connecter des intégrations. Donnez aux personnes le rôle le plus restreint dont elles ont besoin. Voir Invitez votre équipe et définissez les rôles.

Les propriétaires et admins voient Activité récente sur la page Membres : les changements apportés aux membres, assistants, numéros et clés API, et qui les a faits.

Enregistrement des appels

L'enregistrement est désactivé pour un nouvel assistant. Vous l'activez par assistant sous Assistants → Modifier → Paramètres d'appel → Enregistrement, avec Enregistrer les appels. Prévenir les appelants que l'appel est enregistré est activé par défaut et le dit au début du message d'accueil, dans la langue de l'appelant. De nombreux endroits l'exigent. Voir Enregistrement des appels et consentement.

Durée de conservation des données

Par défaut, les transcriptions et enregistrements sont conservés aussi longtemps que l'espace de travail existe. Sur le forfait Scale, les propriétaires et admins peuvent définir une limite :

1. Ouvrez Paramètres et sélectionnez l'onglet Espace de travail.
2. Sous Conserver les transcriptions et enregistrements pendant, choisissez 1 an, 6 mois, 90 jours, 30 jours, 7 jours, ou Rétention nulle — ne jamais stocker de transcriptions ni d'audio.
3. Appuyez sur Enregistrer l'espace de travail.

Les transcriptions, enregistrements et messages vocaux plus anciens sont supprimés chaque nuit. Les résumés et résultats d'appels sont conservés. Avec la rétention nulle, la transcription et l'audio sont supprimés dès que le résumé de l'appel est rédigé.

Supprimer des données

Supprimer un espace de travail retire définitivement tous ses assistants, numéros, appels et membres. Ses numéros de téléphone retournent à l'opérateur, les appels en direct se terminent et son abonnement s'arrête. Chaque membre reçoit un e-mail.

Supprimer votre compte le programme pour suppression dans 30 jours. Les abonnements cessent immédiatement de se renouveler, et les numéros de téléphone sont libérés à leur prochain renouvellement et ne peuvent pas être récupérés. Vous reconnecter dans les 30 jours annule la suppression. Si vous possédez un espace de travail avec d'autres membres, transférez d'abord la propriété.

Exporter vos données

• Télécharger mes données (Paramètres → Profil → Vos données) : tout ce que nous stockons vous concernant en tant que personne, sous forme de fichier JSON.
• Exporter les données de l'espace de travail (Paramètres → Espace de travail → Exporter l'espace de travail) : membres, assistants, numéros, webhooks et chaque appel avec sa transcription, en un seul fichier JSON. Seul le propriétaire peut exporter.
• Appels individuels : téléchargez la transcription (texte ou JSON) ou l'enregistrement depuis la page de l'appel.
• Listes : appels, contacts, rendez-vous, commandes, réservations, éléments de boîte de réception et membres peuvent être exportés en CSV depuis leurs pages.

Comment nous traitons les détails sensibles

• Les clés API sont affichées une fois lors de leur création et stockées uniquement sous forme d'empreinte, afin que personne ne puisse les relire. Voir Clés API et portées.
• Les identifiants de connexion que vous saisissez pour les applications connectées sont stockés chiffrés.
• Le numéro de compte et le code PIN que vous saisissez pour migrer un numéro chez nous sont stockés chiffrés.
• Les documents pour les numéros de téléphone et les migrations de numéro vont directement à l'opérateur téléphonique pour vérification. Nous ne les conservons pas.

Si nous vous demandons un jour de vérifier votre identité, les photos de votre pièce d'identité sont supprimées 30 jours après notre décision.

Pour tous les détails, lisez la politique de confidentialité et l'accord de traitement des données sur /legal/privacy et /legal/dpa.