Enregistrement des appels et consentement

Ringhum peut conserver l'audio de chaque appel à côté de sa transcription, afin que vous puissiez réécouter exactement ce qui a été dit. L'enregistrement se règle par assistant et est désactivé par défaut pour les nouveaux assistants. Lorsqu'il est activé, l'assistant peut informer chaque appelant que l'appel est enregistré, dans sa langue. Les transcriptions et résumés sont créés pour chaque appel, que vous enregistriez l'audio ou non.

Activer ou désactiver l'enregistrement

1. Ouvrez Assistants et sélectionnez l'assistant.
2. Ouvrez l'onglet Paramètres d'appel.
3. Dans la carte Enregistrement, activez ou désactivez Enregistrer les appels.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Le paramètre s'applique à chaque appel géré par cet assistant : appels téléphoniques, appels WhatsApp, appels du widget de site web et appels sortants.

Informer les appelants que l'appel est enregistré

Dans de nombreux endroits, la loi exige d'informer les personnes lorsqu'un appel est enregistré. Plusieurs États américains et l'UE en font partie. Lorsque Enregistrer les appels est activé, une deuxième option apparaît :

• Prévenir les appelants que l'appel est enregistré : activée par défaut. L'assistant énonce un court avis au début de l'appel, juste avant son message d'accueil.

L'avis standard est une seule phrase, comme « Cet appel est enregistré. » Il est dit dans la langue de l'appelant. Si votre assistant salue les appelants en plusieurs langues, chaque accueil reçoit l'avis dans sa propre langue. La phrase standard est disponible en anglais, allemand, espagnol, français, italien, néerlandais, portugais, polonais, suédois, danois, norvégien, finnois, tchèque, roumain, hongrois, grec, turc, russe, ukrainien, indonésien, hindi, japonais, coréen et chinois. Les autres langues utilisent la phrase anglaise.

Utiliser votre propre texte

Saisissez votre texte dans Votre propre texte (facultatif), jusqu'à 200 caractères. Par exemple : « Cet appel peut être enregistré à des fins de formation et de qualité. »

Important : votre propre texte est utilisé tel quel, pour chaque appelant et chaque langue. Si vos appelants parlent différentes langues, laissez le champ vide pour utiliser la phrase standard dans la langue de chaque appelant, ou rédigez votre avis dans toutes les langues dont vous avez besoin.

Remarque : vous êtes responsable du respect des lois sur l'enregistrement applicables à votre entreprise et à vos appelants. En cas de doute, consultez un conseiller juridique. Garder l'avis activé est le choix le plus prudent.

Si vous désactivez l'avis, les appels sont toujours enregistrés, mais l'assistant ne l'annonce pas.

Écouter un enregistrement

Ouvrez Appels et sélectionnez un appel. Lorsque l'appel a été enregistré, un lecteur audio apparaît en haut de la carte Transcription. Vous pouvez lire, mettre en pause et avancer dans l'enregistrement tout en lisant la transcription.

Les enregistrements sont stockés en privé. Ils ne sont jamais accessibles publiquement et ne sont diffusés qu'aux membres connectés de votre espace de travail.

Qui peut écouter, télécharger et supprimer

Voir Invitez votre équipe pour comprendre le fonctionnement des rôles.

Télécharger un enregistrement ou une transcription

1. Ouvrez l'appel.
2. Cliquez sur le menu Plus (les trois points) en haut à droite.
3. Choisissez Télécharger l'enregistrement (.wav).

Le même menu propose Télécharger la transcription (.txt) et Télécharger en JSON.

Supprimer un enregistrement

Pour retirer un enregistrement, supprimez tout l'appel :

1. Ouvrez l'appel.
2. Cliquez sur le menu Plus et choisissez Supprimer l'appel.
3. Confirmez.

Cela supprime définitivement l'enregistrement, la transcription, le résumé et les détails extraits. Un appel encore en cours ne peut pas être supprimé.

Conserver les enregistrements pour une durée limitée

Sur le forfait Scale, vous pouvez faire supprimer automatiquement les anciennes transcriptions et anciens enregistrements :

1. Ouvrez Paramètres et allez à l'onglet Espace de travail.
2. Sous Conserver les transcriptions et enregistrements pendant, choisissez une durée de 7 jours à 1 an, ou Pour toujours (par défaut).

Les transcriptions, enregistrements et messages vocaux plus anciens sont supprimés chaque nuit. Les résumés et résultats sont conservés.

Vous pouvez aussi choisir Rétention nulle — ne jamais stocker de transcriptions ni d'audio. Avec la rétention nulle, aucun appel n'est enregistré, même lorsque Enregistrer les appels est activé, et la transcription est supprimée dès que le résumé est rédigé.

Dépannage

Il n'y a aucun lecteur audio sur un appel. L'enregistrement était désactivé pour l'assistant au moment de l'appel, votre espace de travail utilise la rétention nulle, ou l'enregistrement a été supprimé par votre période de rétention.

« L'enregistrement n'a pas pu être supprimé pour le moment. Réessayez dans une minute. » L'enregistrement n'a pas pu être retiré du stockage, l'appel a donc été conservé. Patientez une minute et supprimez-le à nouveau.

« Un appel ne peut pas être supprimé tant qu'il est en cours. » Attendez la fin de l'appel, puis supprimez-le.