Invitez votre équipe et définissez les rôles

Un espace de travail est partagé : chaque personne que vous invitez voit les mêmes assistants, numéros, appels et boîte de réception. Chaque personne a un rôle qui détermine ce qu'elle peut voir et modifier, afin qu'une réceptionniste puisse traiter les messages sans pouvoir modifier la facturation ou supprimer des numéros. Vous gérez les personnes sur la page Membres.

Inviter quelqu'un

Vous devez être propriétaire ou admin.

1. Ouvrez Membres dans la barre latérale.
2. Appuyez sur Inviter un membre.
3. Saisissez son E-mail et choisissez un Rôle.
4. Appuyez sur Envoyer l'invitation.

Cette personne reçoit un e-mail avec un lien pour rejoindre l'espace de travail. Le lien fonctionne pendant sept jours. Si elle a déjà un compte, elle voit aussi l'invitation dans ses notifications. Sinon, elle crée un compte depuis le lien, en utilisant l'adresse e-mail à laquelle l'invitation a été envoyée.

Sous Invitations en attente, vous pouvez Renvoyer une invitation, ce qui lui donne sept nouveaux jours, ou l'Annuler.

Astuce : l'invitation est liée à l'adresse e-mail. Si quelqu'un l'ouvre en étant connecté avec une adresse différente, il voit Mauvais compte et peut se déconnecter pour en changer.

Rôles

Chaque espace de travail a exactement un propriétaire, généralement la personne qui l'a créé. Lorsque vous invitez quelqu'un, vous pouvez choisir Admin, Membre ou Lecteur.

Ce que chaque rôle peut faire

La carte Rôles de la page Membres affiche le même résumé.

Remarque : lorsqu'un membre ou un admin crée ou modifie un assistant, le propriétaire reçoit un e-mail à ce sujet.

Changer un rôle ou retirer quelqu'un

Sur la page Membres, les propriétaires et admins peuvent changer le rôle d'une personne depuis la liste, ou ouvrir le menu sur sa ligne et choisir Retirer de l'espace de travail. La personne reçoit un e-mail dans les deux cas. Les admins ne peuvent attribuer à personne un rôle supérieur au leur.

Pour quitter un espace de travail vous-même, appuyez sur Quitter l'espace de travail. Vous perdez l'accès à ses assistants et appels.

Transférer la propriété

Seul le propriétaire peut le faire. Ouvrez le menu sur la ligne du nouveau propriétaire et choisissez Transférer la propriété. Il devient propriétaire, et vous devenez admin. Vous recevez tous les deux un e-mail.

Le propriétaire ne peut pas être retiré et ne peut pas quitter l'espace de travail. Transférez d'abord la propriété.

Sièges par forfait

Chaque personne de l'espace de travail occupe un siège, y compris vous. Les invitations encore en attente et non expirées occupent aussi un siège.

La page Membres indique combien de sièges sont utilisés. Quand il n'en reste plus, Inviter un membre affiche Votre forfait n'a plus de siège disponible. Passez à un forfait supérieur sous Facturation, ou annulez une invitation en attente pour libérer un siège. Voir Changer de forfait.

Plusieurs espaces de travail

Un espace de travail a ses propres assistants, numéros, membres et forfait. Utilisez des espaces de travail séparés pour des entreprises ou marques distinctes.

• Pour changer, ouvrez le menu d'espace de travail en haut de la barre latérale et choisissez un autre espace de travail.
• Pour en créer un, ouvrez le même menu, choisissez Nouvel espace de travail, saisissez un Nom de l'espace de travail et appuyez sur Créer l'espace de travail. Vous êtes ensuite guidé à travers la configuration.

Le nombre d'espaces de travail que vous pouvez posséder dépend de votre forfait : 1 sur Starter et Solo, 3 sur Team, et 3 sur Scale, où vous pouvez en ajouter davantage. Être invité dans l'espace de travail de quelqu'un d'autre ne compte pas dans votre propre limite.

Activité récente et exports

Les propriétaires et admins voient Activité récente sur la page Membres : qui a modifié les membres, assistants, numéros et clés API, et quand. Appuyez sur Exporter CSV pour télécharger la liste des membres.

Dépannage

« Cette personne est déjà membre de cet espace de travail. » Elle a déjà rejoint l'espace de travail. Modifiez plutôt son rôle dans la liste.

« Cet espace de travail n'a plus de siège disponible sur son forfait. Demandez au propriétaire de passer à un forfait supérieur. » La personne qui accepte l'invitation voit ce message lorsque l'espace de travail s'est rempli entre-temps. Libérez un siège ou passez à un forfait supérieur, puis renvoyez l'invitation.

« Cette invitation a expiré. » Les invitations sont valables sept jours. Demandez à un propriétaire ou un admin d'appuyer sur Renvoyer.

« Cette invitation n'est plus valide. » Elle a été annulée ou déjà utilisée. Demandez-en une nouvelle.