Appels sortants et campagnes

Une campagne permet à votre assistant d'appeler une liste de vos contacts à votre place : rappels de rendez-vous, confirmations, relances ou courtes enquêtes. Vous choisissez l'assistant, les contacts, les jours et heures où il peut appeler, et ce qu'il doit dire. Ringhum passe les appels dans cette plage horaire, relance les personnes qui ne répondent pas, et affiche le résultat de chaque appel.

Les campagnes sortantes sont incluses dans les forfaits Team et Scale.

Ce dont vous avez besoin

• Le forfait Team ou Scale.
• Un assistant pour passer les appels.
• Un numéro de téléphone dans votre espace de travail depuis lequel appeler.
• Des contacts avec un numéro de téléphone sous Contacts. Ils s'accumulent au fil des appels, ou vous pouvez les ajouter avec Importer CSV sur la page Contacts. Les étiquettes et segments enregistrés facilitent le choix du bon groupe.

Il n'y a pas de types de campagne fixes. Ce à quoi sert une campagne dépend de l'assistant que vous choisissez et des instructions que vous lui donnez pour cette campagne.

Créer une campagne

1. Ouvrez Campagnes et cliquez sur Nouvelle campagne.
2. Saisissez un Nom, par exemple « Rappels de rendez-vous — mars », et choisissez l'Assistant qui passe les appels.
3. Cliquez sur Créer. La campagne s'ouvre en tant que Brouillon.

Configurez-la

Sous Paramètres sur la page de la campagne :

Cliquez sur Enregistrer les paramètres.

Les instructions supplémentaires sont l'endroit où indiquer de quoi parle l'appel. Par exemple : « Vous appelez pour rappeler au patient son prochain contrôle et confirmer sa présence. S'il ne peut pas venir, proposez de fixer un nouveau créneau. » L'assistant conserve toutes ses connaissances et capacités habituelles, il peut donc réserver, reporter ou prendre un message pendant le même appel si ces capacités sont activées. Voir Rédiger de bonnes instructions.

Important : la plage d'appel utilise le fuseau horaire de votre espace de travail, pas l'heure locale de chaque contact. Si vous appelez des personnes dans d'autres fuseaux horaires, réglez la plage pour qu'elle leur convienne à tous.

Ajouter des contacts

Utilisez Ajouter des contacts sur la page de la campagne :

• Par étiquette : choisissez une étiquette et ajoutez tous ceux qui la portent.
• Par segment enregistré : choisissez un segment depuis Contacts.
• Recherche : saisissez un Nom ou numéro, cochez des personnes, et cliquez sur Ajouter la sélection.
• Tout le monde : Ajouter tous les contacts ajoute chaque contact ayant un numéro de téléphone.

Les contacts sans numéro de téléphone ne sont pas ajoutés, et un contact n'est jamais ajouté deux fois. Vous pouvez retirer un contact tant qu'il est encore en attente.

Démarrer, mettre en pause et terminer

1. Cliquez sur Démarrer. Si Démarrer à est dans le futur, la campagne est Programmée. Sinon, elle est En cours, et les appels partent dans la plage définie.
2. Cliquez sur Mettre en pause pour arrêter de lancer de nouveaux appels. Les appels déjà en cours se terminent. Cliquez sur Reprendre pour continuer.
3. Une fois que chaque contact a été joint ou a épuisé toutes ses tentatives, la campagne est Terminée.

Annuler arrête la campagne définitivement : les contacts en attente ne sont pas appelés et elle ne peut pas redémarrer. Supprimer la campagne sous Zone de danger la retire.

Quiconque clique sur Démarrer reçoit un e-mail indiquant que la campagne a démarré. La personne qui a créé la campagne reçoit un e-mail à sa fin, ou si elle est bloquée parce que son assistant a été supprimé ou qu'elle n'a aucun numéro depuis lequel appeler. Ces e-mails suivent le réglage Mises à jour de campagne sous Paramètres → Notifications. Une campagne terminée envoie aussi l'événement webhook campaign.completed.

Résultats

La page de la campagne affiche la progression, le Temps de parole en minutes facturables, les Appels récents, et chaque contact avec son statut, ses tentatives, sa dernière tentative et son résultat. Cliquez sur un appel pour lire sa transcription et son résumé. Exporter les résultats télécharge la liste.

• Un contact compte comme Joint lorsque l'appel s'est connecté et a duré plus de 5 secondes.
• Les appels sans réponse, ou en échec, sont relancés après Relancer après (min) jusqu'à épuisement des Tentatives.

Testez votre script en A/B

1. Cliquez sur Lancer un test A/B.
2. Rédigez les Instructions du variant B, par exemple une introduction ou une offre différente.
3. Définissez la Part de contacts envoyée vers B (%), et enregistrez.

Les contacts sont répartis aléatoirement entre les deux scripts. La carte Portée et résultats par script les compare. Un succès est un appel qui a réservé un rendez-vous, résolu la demande ou a été transféré. Une fois que chaque script a atteint au moins 5 contacts, le meilleur est marqué En tête. Laissez les instructions du variant B vides pour désactiver le test.

Non-sollicitation et consentement

• Les contacts marqués Ne pas appeler sur leur fiche contact sont toujours ignorés, même s'ils ont été ajoutés à la campagne avant d'être marqués.
• Les appels ne partent que dans la plage horaire et les jours que vous avez définis.
• Les appels vers les destinations à tarif majoré et autres destinations non prises en charge sont refusés.

Ringhum ne vérifie pas si un contact a accepté d'être appelé. Avant de démarrer, assurez-vous d'avoir l'autorisation d'appeler les personnes de votre liste selon les règles qui s'appliquent à vous, et marquez comme Ne pas appeler toute personne qui demande à ne plus être contactée. Si vous enregistrez les appels, voir Enregistrement et consentement.

Facturation

Les appels de campagne utilisent vos minutes comme n'importe quel autre appel. Une minute sortante est tarifée selon le pays que vous appelez, si bien qu'un appel vers une destination coûteuse utilise plusieurs minutes de forfait par minute. Tarifs d'appel dans la barre latérale liste les tarifs. Lorsque les minutes de votre forfait sont épuisées, les minutes supplémentaires proviennent de votre crédit. Voir Comment les minutes sont comptées.

Les appels de campagne comptent aussi dans la limite d'appels simultanés de votre forfait, avec les appels entrants.

Dépannage

La campagne est en cours, mais aucun appel ne part. Vérifiez que l'heure actuelle est dans Plage de et Plage jusqu'à dans le fuseau horaire indiqué, un des Jours choisis, et après Démarrer à. Vérifiez que la campagne a encore des contacts en attente.

De nombreux contacts apparaissent en échec. Un appel ne peut pas être passé lorsque l'espace de travail a atteint sa limite d'appels simultanés, ou lorsque votre crédit est vide et les minutes du forfait épuisées. Diminuez Appels en parallèle, ajoutez du crédit sous Facturation, ou passez à un forfait supérieur.

« Ajoutez d'abord des contacts. » La campagne n'a aucun contact en attente. Ajoutez-en avant de cliquer sur Démarrer.

« Cette campagne est terminée et ne peut pas redémarrer. » Les campagnes terminées et annulées ne peuvent pas redémarrer. Créez une nouvelle campagne avec les contacts que vous voulez encore appeler.