रूम, रिज़र्वेशन और कैलेंडर सिंक

अगर आप होटल, गेस्टहाउस या हॉलिडे रेंटल चलाते हैं, तो आपका असिस्टेंट रूम रिज़र्वेशन ले सकता है। यह जांचता है कि कॉलर की तारीख़ों के लिए कौन से रूम टाइप खाली हैं, आपकी दरों से कीमत बताता है, मेहमान का विवरण लेता है और ठहराव बुक करता है। Booking.com, Airbnb और VRBO के साथ कैलेंडर सिंक एक ही रातों को दो बार बिकने से रोकता है।

रिज़र्वेशन हर प्लान पर काम करते हैं।

शुरू करने से पहले

पेज साइडबार के संचालन हिस्से में रिज़र्वेशन और रूम और दरें हैं। ये डिफ़ॉल्ट रूप से तब दिखते हैं जब कंपनी → प्रोफ़ाइल के तहत इंडस्ट्री को Hotel / hospitality पर सेट किया गया हो, और किसी भी ऐसे वर्कस्पेस के लिए जिसके पास पहले से रूम टाइप हों। अगर आपको ये नहीं दिखते, तो संचालन के बगल में यह मेनू व्यवस्थित करें पर क्लिक करें और इन्हें चालू करें।

चरण 1: अपने रूम टाइप जोड़ें

रूम और दरें खोलें और कमरे का प्रकार जोड़ें पर क्लिक करें। एक रूम टाइप वह तरह का कमरा है जो आप किराए पर देते हैं, जैसे "समुद्र के नज़ारे वाला डबल"। ये भरें:

• नाम और, चाहें तो, श्रेणी।
• प्रति रात कीमत।
• इस कमरे की कितनी संख्या: एक ही समय में कितनी एक जैसी यूनिट बुक की जा सकती हैं।
• वयस्क और बच्चे: एक यूनिट में कितने मेहमान सो सकते हैं। बच्चे वयस्कों के अतिरिक्त हैं।
• सुविधाएं (कॉमा से अलग) और विवरण। पूछे जाने पर असिस्टेंट इन्हें पढ़कर सुनाता है, उदाहरण के लिए "क्या इसमें बाथटब है?"।
• बुक करने योग्य। बंद रूम टाइप कॉलर को पेश नहीं किए जाते।

पीक सीज़न या छुट्टियों में ज़्यादा कीमत वसूलने के लिए, सीज़नल दरें के तहत दर जोड़ें पर क्लिक करें और एक तारीख़ सीमा और प्रति रात कीमत डालें। ठहराव की हर रात की कीमत अलग से तय होती है, इसलिए पीक सीज़न में चलने वाले ठहराव की कीमत सही तरीके से लगती है। सीज़नल दरों के बिना, प्रति रात कीमत पूरे साल लागू होती है।

चरण 2: अपने हाउस रूल सेट करें

होटल सेटिंग्स टैब पर:

सेटिंग्स सेव करें पर क्लिक करें।

चरण 3: असिस्टेंट के लिए रिज़र्वेशन चालू करें

1. असिस्टेंट खोलें, फिर असिस्टेंट, फिर क्षमताएं टैब।
2. रूम रिज़र्वेशन लें चालू करें और सेव करें।

फिर टैब पुष्टि करता है कि असिस्टेंट कितने रूम टाइप के लिए रिज़र्वेशन ले रहा है।

असिस्टेंट ठहराव कैसे बुक करता है

1. यह चेक-इन और चेक-आउट की तारीख़ें (या पहुंचने की तारीख़ और रातों की संख्या) और कितने वयस्क व बच्चे हैं, पूछता है।
2. यह जांचता है कि कौन से रूम टाइप खाली और काफ़ी बड़े हैं, और इन्हें प्रति रात कीमत और कुल राशि के साथ पेश करता है।
3. जब कॉलर एक कमरा चुनता है, तो यह सारांश दोहराकर सुनाता है, मेहमान का नाम लेता है और, अगर वे पुष्टिकरण ईमेल चाहते हैं, तो उनका ईमेल एड्रेस लेता है।
4. यह सिर्फ़ कॉलर के हां कहने पर ही ठहराव बुक करता है, फिर रिज़र्वेशन नंबर और चेक-इन का समय बताता है।

एक रूम टाइप तब खाली होता है जब उन रातों में से किसी के लिए बुक की गई यूनिट इस कमरे की कितनी संख्या से कम हों। अनुरोध किए गए, पुष्ट और चेक-इन हो चुके रिज़र्वेशन गिने जाते हैं, आपके दूसरे बुकिंग चैनल द्वारा रोकी गई रातों सहित।

अगर मेहमान ने ईमेल दिया है तो उन्हें एक पुष्टिकरण ईमेल मिलता है, और अगर आपका वर्कस्पेस उन्हें टेक्स्ट भेज सकता है तो एक टेक्स्ट भी। स्वचालित पुष्टि बंद होने पर, टेक्स्ट कहता है कि रिज़र्वेशन मिल गया है और आप जल्द ही इसकी पुष्टि करेंगे। जब आप इसे पुष्ट करते हैं तो उन्हें दूसरा मैसेज मिलता है।

कॉलर अपने बुक किए गए ठहराव के बारे में भी पूछ सकते हैं। असिस्टेंट जिस नंबर से वे कॉल कर रहे हैं उससे कॉलर के अपने रिज़र्वेशन ढूंढता है, और चेक-इन से पहले एक को रद्द कर सकता है। फिर यह आपकी रद्दीकरण नीति बताता है।

रिज़र्वेशन पेज

रिज़र्वेशन ऊपर आज का आगमन और आज का प्रस्थान दिखाता है, फिर आपके आने वाले ठहराव। स्थिति के अनुसार फ़िल्टर करें या रिज़र्वेशन नंबर, मेहमान या फ़ोन से खोजें। CSV एक्सपोर्ट करें सूची डाउनलोड करता है।

किसी रिज़र्वेशन को उसकी स्थितियों में आगे बढ़ाने के लिए इसे खोलें: पुष्टि करें, चेक इन करें, चेक आउट करें, नो-शो या रिज़र्वेशन रद्द करें। रद्द करते समय आपकी दी गई वजह मेहमान को भेजी जाती है।

हाथ से एक ठहराव जोड़ने के लिए, नया रिज़र्वेशन पर क्लिक करें, तारीख़ें और मेहमान चुनें, और उपलब्धता जांचें पर क्लिक करें। यह जांच Booking.com और Airbnb के ब्लॉक भी गिनती है। कीमतें रूम टाइप और इसकी सीज़नल दरों से आती हैं। हाथ से जोड़े गए रिज़र्वेशन न्यूनतम और अधिकतम ठहराव को नज़रअंदाज़ करते हैं।

जिन टीम सदस्यों के लिए सेटिंग्स → नोटिफिकेशन के तहत रिज़र्वेशन चालू है, उन्हें नए और रद्द किए गए रिज़र्वेशन के बारे में बताया जाता है।

Booking.com, Airbnb और VRBO के साथ कैलेंडर सिंक

कैलेंडर सिंक दोनों दिशाओं में iCal लिंक के ज़रिए काम करता है। सिर्फ़ ब्लॉक की गई तारीख़ें ही एक्सचेंज होती हैं। दरें, मेहमानों के नाम और दूसरे विवरण नहीं, और यह उन साइट से सीधा कनेक्शन नहीं है।

हर रूम टाइप का अपना कैलेंडर रूम और दरें के कैलेंडर सिंक टैब पर होता है:

• एक्सपोर्ट एड्रेस: Ringhum में बुक की गई रातों का एक लिंक। इसे Booking.com, Airbnb या VRBO में पेस्ट करें ताकि वे उन रातों को ब्लॉक कर दें। वहां मेहमानों को सिर्फ़ "Reserved via Ringhum" दिखता है, कभी नाम नहीं।
• इंपोर्ट किए गए कैलेंडर: उन साइट के एक्सपोर्ट लिंक। उनकी बुकिंग तब Ringhum में कमरे को ब्लॉक कर देती हैं और रिज़र्वेशन पेज पर इंपोर्ट किए गए ब्लॉक के रूप में दिखती हैं।

एक चैनल कनेक्ट करें

1. Ringhum में, रूम और दरें → कैलेंडर सिंक खोलें और रूम टाइप के एक्सपोर्ट एड्रेस के बगल में Copy पर क्लिक करें।
2. चैनल पर, मिलती-जुलती लिस्टिंग या कमरे की कैलेंडर सिंक सेटिंग्स खोलें, और उस एड्रेस के साथ एक नया इंपोर्ट किया गया कैलेंडर जोड़ें:
   • Booking.com: एक्सट्रानेट में, Rates & Availability → Sync calendars पर जाएं।
   • Airbnb: लिस्टिंग की Availability सेटिंग्स खोलें और Connect calendars (या Sync calendars) ढूंढें।
   • VRBO: लिस्टिंग का कैलेंडर खोलें और इंपोर्ट व एक्सपोर्ट कैलेंडर सेटिंग्स ढूंढें।
3. उसी चैनल पेज पर, चैनल का अपना एक्सपोर्ट लिंक कॉपी करें।
4. वापस Ringhum में, रूम टाइप पर संपादित करें पर क्लिक करें, इंपोर्ट किए गए कैलेंडर के तहत कैलेंडर जोड़ें पर क्लिक करें, इसे "Airbnb" जैसा एक लेबल दें, और लिंक पेस्ट करें।
5. सेव करें पर क्लिक करें, फिर इसे तुरंत पढ़ने के लिए अभी सिंक करें पर क्लिक करें।

नोट: चैनल के मेन्यू के नाम समय-समय पर बदलते हैं। अगर आपको ये नहीं मिलते, तो उनके हेल्प पेज पर "sync calendars" या "iCal" खोजें।

यह कितनी बार अपडेट होता है

• Ringhum इंपोर्ट किए गए कैलेंडर हर घंटे पढ़ता है। अभी सिंक करें इन्हें तुरंत पढ़ता है। कार्ड Last synced और आगे कितने इंपोर्ट किए गए ब्लॉक हैं, यह दिखाता है, या अगर कोई लिंक नहीं पढ़ा जा सका तो त्रुटि।
• चैनल Ringhum का एक्सपोर्ट एड्रेस अपने खुद के शेड्यूल पर पढ़ते हैं, आमतौर पर हर कुछ घंटों में। फ़ोन पर बुक किया गया ठहराव वहां ब्लॉक दिखने में थोड़ा समय ले सकता है।
• ज़्यादातर चैनल प्रति कैलेंडर एक यूनिट सूचीबद्ध करते हैं, इसलिए हर इंपोर्ट की गई बुकिंग रूम टाइप की एक यूनिट ब्लॉक करती है। कई यूनिट वाले रूम टाइप में कई इंपोर्ट किए गए कैलेंडर हो सकते हैं, हर लिस्टिंग के लिए एक।

इंपोर्ट किए गए ब्लॉक चैनल पर मैनेज होते हैं। जब वहां कोई बुकिंग हटाई जाती है, तो अगले सिंक पर ब्लॉक Ringhum से गायब हो जाता है। ये Ringhum से मेहमान मैसेज या टीम नोटिफिकेशन नहीं भेजते।

ज़रूरी: Regenerate address एक नया एक्सपोर्ट एड्रेस बनाता है। पुराना जहां भी पेस्ट किया गया था वहां काम करना बंद कर देता है, इसलिए नया एड्रेस हर चैनल में फिर से पेस्ट करें।

समस्या निवारण

असिस्टेंट कहता है कि एक कमरा भरा है, लेकिन यह खाली दिखता है। उन रातों के लिए रिज़र्वेशन में इंपोर्ट किए गए ब्लॉक जांचें, और जांचें कि इस कमरे की कितनी संख्या सही है।

एक इंपोर्ट किया गया कैलेंडर त्रुटि दिखाता है। चैनल से एक्सपोर्ट लिंक फिर से कॉपी करें और रूम टाइप में इसे बदलें। लिंक पूरा https:// एड्रेस होना चाहिए।

एक मेहमान को पुष्टिकरण नहीं मिला। रिज़र्वेशन में एक ईमेल एड्रेस, या ऐसा फ़ोन नंबर चाहिए जिस पर आपका वर्कस्पेस टेक्स्ट भेज सके। </content>