セキュリティ、プライバシー、データについて

通話には顧客の名前、番号、会話内容が含まれるため、誰がそれを見られるか、どのくらいの期間保存するかは重要です。この記事では、ログインの保護、チーム内で誰が何を見られるかの管理、文字起こしと録音の保存期間の設定、データのエクスポートや削除といった、利用可能な各種コントロールについて説明します。

二要素認証をオンにする

二要素認証は、ログイン時にもう1つのステップを追加します。パスワードの後に、スマートフォンの認証アプリで生成された6桁のコードを入力します。オーナーと管理者にはこの設定を推奨します。

1. 設定を開き、セキュリティタブを選びます。
2. 二要素認証で二要素認証を設定を押します。
3. Google Authenticator、1Password、Authyなどの認証アプリを開きます。
4. QRコードをスキャンするか、表示されたキーを入力します。
5. アプリに表示された6桁のコードを入力し、確認して有効化を押します。
6. リカバリーコードを安全な場所に保存します。

各リカバリーコードは、スマートフォンを紛失した場合などに1回だけ使用できます。新しいリカバリーコードはいつでも作成でき、作成すると古いコードは使えなくなります。二要素認証をオフにするには、オフにするを押してパスワードで確認します。

ソーシャルログインでサインインする場合にも、二要素認証は適用されます。二要素認証のオン・オフや、新しいリカバリーコードの作成時には、メールが届きます。

パスワードとサインイン

• パスワードの変更は設定 → セキュリティ → パスワードから行います。8文字以上で、英字と数字を含む必要があります。変更するとメールが届きます。
• 設定 → プロフィールでメールアドレスを変更しても、新しいアドレスに送られた確認リンクを開くまでは反映されません。
• 誤ったパスワードが連続すると、サインインが一時的に制限されます。

ヒント: これまで使用したことのないブラウザやデバイスからアカウントにサインインがあった場合、メールでお知らせします。心当たりがない場合は、パスワードを変更し、他のすべての場所からサインアウトしてください。

セッションの確認と終了

設定 → セキュリティで:

• ログイン中のデバイスには、あなたのアカウントがサインインしたブラウザと、最終利用日時の一覧が表示されます。削除でその項目を一覧から外すと、そのブラウザから再度サインインした際に、改めて通知されます。
• 他のすべての場所からログアウトは、現在使用中のブラウザ以外のすべてのセッションを終了します。パスワードで確認が必要です。
• ブラウザセッション → 他のセッションをログアウトも、ログイン中の他のデバイスに対して同様の操作を行います。

通話と録音を見られる人

アクセス権はワークスペース内のロールに従います。閲覧者を含むワークスペース内の全員が、通話、文字起こし、録音を閲覧できます。通話の削除、電話番号の管理、APIキーの作成、連携の接続ができるのはオーナーと管理者のみです。各人には必要最小限のロールを付与してください。詳しくはチームを招待してロールを設定するをご覧ください。

オーナーと管理者は、メンバーページで最近の活動(メンバー、アシスタント、番号、APIキーへの変更とその実行者)を確認できます。

通話録音

新しいアシスタントでは録音がオフになっています。アシスタント → 編集 → 通話設定 → 録音の通話を録音で、アシスタントごとにオンにできます。通話が録音されていることを発信者に伝えるはデフォルトでオンで、挨拶の冒頭で発信者の言語で伝えられます。多くの地域でこれが法律上求められています。詳しくは録音と同意をご覧ください。

データの保存期間

デフォルトでは、文字起こしと録音はワークスペースが存在する限り保存されます。Scaleプランでは、オーナーと管理者が保存期間の上限を設定できます。

1. 設定を開き、ワークスペースタブを選びます。
2. 文字起こしと録音の保存期間で、1年、6か月、90日、30日、7日、または保存なし — 文字起こしや音声を一切保存しないのいずれかを選びます。
3. ワークスペースを保存を押します。

期限を過ぎた文字起こし、録音、ボイスメールは毎晩削除されます。通話要約と結果は保持されます。保存なしの設定では、通話要約が作成され次第、文字起こしと音声が削除されます。

データを削除する

ワークスペースを削除すると、そのすべてのアシスタント、番号、通話、メンバーが完全に削除されます。電話番号は電話会社に返却され、進行中の通話は終了し、サブスクリプションは停止します。すべてのメンバーにメールが届きます。

アカウントを削除すると、30日後に削除される予定として登録されます。サブスクリプションの更新はすぐに停止し、電話番号は次回の更新時に解放され、その後は復旧できません。30日以内に再度サインインすると、削除は取り消されます。他のメンバーがいるワークスペースのオーナーである場合は、先にオーナー権を譲渡してください。

データをエクスポートする

• 自分のデータをダウンロード(設定 → プロフィール → あなたのデータ):あなたに関して当社が保存しているすべての情報をJSONファイルで取得できます。
• ワークスペースデータをエクスポート(設定 → ワークスペース → ワークスペースをエクスポート):メンバー、アシスタント、番号、Webhook、すべての通話とその文字起こしを1つのJSONファイルとして取得できます。エクスポートできるのはオーナーのみです。
• 個々の通話:通話ページから文字起こし(テキストまたはJSON)や録音をダウンロードできます。
• 一覧:通話、連絡先、予約、注文、宿泊予約、受信トレイの項目、メンバーは、それぞれのページからCSVとしてエクスポートできます。

機密情報の取り扱い

• APIキーは作成時に一度だけ表示され、以降はフィンガープリントとしてのみ保存されるため、誰にも再表示できません。詳しくはAPIキーとスコープをご覧ください。
• 連携アプリのために入力するログイン情報は、暗号化して保存されます。
• 番号を当社に移管する際に入力するアカウント番号とPINは、暗号化して保存されます。
• 電話番号や番号移管の書類は、確認のため電話会社にそのまま送られます。当社が保管することはありません。

本人確認をお願いする場合、身分証の写真は当社の判断確定から30日後に削除されます。

詳細については、/legal/privacyのプライバシーポリシーと/legal/dpaのデータ処理契約をご覧ください。