Een app koppelen

De pagina Integraties koppelt Ringhum aan de tools die je team al gebruikt. Zodra een app is gekoppeld, stuurt Ringhum er gesprekken, berichten, boekingen en bestellingen naartoe zodra ze gebeuren. Sommige apps geven ook informatie terug, zoals bezette tijden uit een agenda of de bestellingen van een beller uit je winkel. Je koppelt elke app één keer voor de hele werkruimte, en elke assistent in de werkruimte gebruikt hem.

Voordat je begint

• Alleen de Eigenaar en Beheerders van de werkruimte kunnen apps koppelen, wijzigen of ontkoppelen. Leden en Kijkers kunnen de pagina zien, en de kaarten tonen Vraag een beheerder om deze app te koppelen.
• De meeste apps zijn beschikbaar op elk abonnement. Google Calendar (tweerichtingssynchronisatie) en Calendly maken deel uit van de abonnementen Team en Scale. Bij andere abonnementen tonen hun kaarten een abonnementsslotje in plaats van Verbinden.
• Je hebt een account bij de andere app nodig, en meestal beheerdersrechten daar om een API-sleutel of webhook aan te maken.

De appcatalogus

Open Integraties in de zijbalk. Gebruik het zoekvak of de categorieknoppen om een app te vinden. De knop Gekoppeld toont alleen de apps die je al hebt gekoppeld.

Staat je tool er niet bij, dan kun je die meestal bereiken via Zapier, Make of n8n, of met je eigen webhook-endpoint onder Ontwikkelaars. De knop Webhooks & API bovenaan de pagina brengt je daarheen.

Drie manieren om te koppelen

Elke app gebruikt een van drie koppelingstypes. De kaart en het koppelvenster tonen welke dat is.

Twee groepen werken anders. Het kaartje Agendafeed (ICS) geeft je een link om in je agenda-app te plakken; je koppelt niets. De hotelkanalen (Booking.com, Airbnb, Vrbo) worden per kamer ingesteld: hun kaarten hebben een knop Instellen bij Kamers die Kamers & tarieven opent.

Een app koppelen met een sleutel of webhook-URL

1. Open Integraties en zoek de app op.
2. Klik op Verbinden op de kaart. Het venster Verbinden opent met een korte beschrijving van waar je de gegevens in de andere app vindt. Veel apps hebben ook een link Documentatie.
3. Vul de velden in, bijvoorbeeld een API-sleutel, een subdomein, een lijst- of project-id, of een webhook-URL.
4. Vink onder Verzenden de events aan die de app moet ontvangen. Zie Kiezen wat wordt verstuurd.
5. Als het venster de schakelaar Alleen gesprekken die aandacht nodig hebben toont, bepaal je of de app over elk gesprek moet horen of alleen over gesprekken die actie van iemand vereisen.
6. Klik op Verbinden.

Ringhum controleert de verbinding voordat er iets wordt opgeslagen. Mislukt de controle, dan wordt er niets opgeslagen en toont het venster Verbinden mislukt met de reden van de andere app, zoals een afgewezen sleutel. Herstel het veld en probeer het opnieuw.

Let op: Gegevens worden versleuteld opgeslagen en alleen vanaf onze servers gebruikt.

Een app koppelen door in te loggen

1. Klik op Verbinden op de kaart. Je wordt naar de andere dienst gebracht.
2. Log in en keur de gevraagde toegang goed.
3. Je komt terug bij Integraties met een bevestigingsbericht.

Sommige inlog-apps hebben nog een extra stap nodig. Klik voor Google Sheets op Instellingen op de kaart en plak het spreadsheet-id. Totdat je dat doet, worden afleveringen overgeslagen met het bericht "Voeg het spreadsheet-id toe in de integratie-instellingen". Google Drive werkt meteen en slaat bestanden op in Mijn Drive, tenzij je een map-id toevoegt onder Instellingen.

De verbinding testen

Een gekoppelde kaart toont een statusbadge: Gekoppeld, Fout of Gepauzeerd. Ook het tijdstip van de laatste aflevering en de events die de app ontvangt, worden getoond.

• Test versturen (messaging- en automatiseringsapps) plaatst een testbericht, zodat je het in het kanaal of de workflow ziet aankomen.
• Testen (alle andere apps) controleert of de gegevens nog werken.

Het resultaat verschijnt als bericht bovenaan het scherm. Verstuur voor Zapier en Make een testevent voordat je velden koppelt, zodat de workflow de datastructuur kan leren.

Een verbinding beheren

Een gekoppelde kaart heeft sommige of alle van deze knoppen:

• Instellingen (apps met in te vullen velden) opent het venster opnieuw om gegevens of events te wijzigen. Klik op Instellingen opslaan. De verbinding wordt opnieuw gecontroleerd voordat de wijziging wordt opgeslagen.
• Opnieuw koppelen (inlog-apps) herhaalt het inloggen, bijvoorbeeld nadat je je wachtwoord wijzigt of de toegang verloopt.
• Pauzeren stopt alle afleveringen zonder de instellingen te verliezen. Hervatten start ze weer.
• Ontkoppelen verwijdert de verbinding en de opgeslagen gegevens.

Problemen oplossen

De knop Verbinden ontbreekt. Mogelijk ben je geen Eigenaar of Beheerder, vereist de app een hoger abonnement (de kaart toont een abonnementsslotje), of toont een inlog-app Instellen vereist, wat betekent dat deze momenteel niet beschikbaar is. Neem contact op met support als dit label blijft staan.

Een banner zegt "Native connectoren staan uit voor deze werkruimte". CRM-, helpdesk-, taak-, spreadsheet-, marketing-, analytics- en e-commerce-apps staan uit voor je werkruimte. Messaging-, automatiserings- en agenda-apps werken nog steeds. Neem contact op met support om ze weer aan te zetten.

Mijn testgesprek verscheen niet in Slack of mijn CRM. Gespreksupdates, inboxitems en bestellingen van testgesprekken worden niet naar gekoppelde apps verstuurd. Doe een echt gesprek naar het nummer.

De kaart toont Fout. Klik op de regel met de laatste aflevering op de kaart om te zien wat er misging. Zie Problemen met afleveringen oplossen.