Agenda's en bezette tijden

Wanneer de assistent afspraaktijden aanbiedt, gebruikt hij je openingstijden en boekingsregels, de afspraken die al in Ringhum staan, en de bezette tijden van elke agenda die je koppelt. Door de agenda die je al gebruikt te koppelen, voorkom je dat de assistent boekt over een tandartsbezoek, een vergadering of een boeking die elders is gemaakt. Sommige agenda's worden alleen gelezen. Google Calendar kan ook de boekingen ontvangen die de assistent maakt.

Welke agenda's je kunt koppelen

Google Calendar koppel je door in te loggen met je Google-account. Calendly, Cal.com, Acuity Scheduling en Square Appointments koppel je met een API-sleutel of toegangstoken van die dienst. Het koppelvenster vertelt je waar je die vindt. Zie Een app koppelen.

Hoe bezette tijden werken

• Bezette tijden blokkeren de hele werkruimte. Een bezet blok in een gekoppelde agenda verwijdert die tijd voor elke medewerker en dienst.
• Ringhum leest je agenda wanneer de assistent, of een klant op je boekingspagina, naar vrije tijden zoekt. Het kopieert je gebeurtenissen niet naar Ringhum.
• Bezette tijden worden ongeveer twee minuten bewaard. Een gebeurtenis die je aan je agenda toevoegt, kan tot twee minuten duren voordat deze de assistent blokkeert.
• Voor Google Calendar leest Ringhum de hoofdagenda van het Google-account waarmee je bent ingelogd.
• Voor Calendly, Cal.com, Acuity Scheduling en Square Appointments tellen de boekingen in die dienst als bezet. Geannuleerde boekingen niet.

Je eigen boekingsregels gelden daarbovenop nog steeds: openingstijden, feestdagen, buffers, aanlooptijd en hoe ver vooruit klanten kunnen boeken. Zie Beschikbaarheidsregels.

Tweerichtingssynchronisatie met Google Calendar

Wanneer je Google Calendar koppelt, gebeuren er twee dingen:

1. Bezette tijden in je Google-agenda blokkeren de beschikbaarheid van de assistent.
2. Elke afspraak die in Ringhum wordt geboekt, door de assistent, je team, de boekingspagina of de API, wordt toegevoegd aan je Google-agenda. De gebeurtenis toont de dienst, de naam van de klant, en telefoonnummer en e-mailadres als die zijn opgegeven. Een verzette afspraak verplaatst de gebeurtenis. Een geannuleerde afspraak verwijdert deze.

Het kaartje Google Calendar toont het account dat je hebt gekoppeld en of "boekingen ernaartoe worden geschreven" of het "alleen-lezen" is.

Stoppen met boekingen wegschrijven naar Google Calendar

Als je alleen wilt dat Google Calendar tijden blokkeert, en geen boekingen wilt ontvangen:

1. Open Integraties en zoek het kaartje Google Calendar.
2. Klik op Geen boekingen meer wegschrijven.

Het kaartje zegt nu alleen-lezen. Je bezette tijden blokkeren de assistent nog steeds. Klik op Boekingen wegschrijven om opnieuw te beginnen met wegschrijven. Boekingen die zijn gemaakt terwijl het wegschrijven uitstond, worden niet later alsnog toegevoegd.

Let op: Het pauzeren van Google Calendar stopt beide richtingen. Terwijl het gepauzeerd is, blokkeren de bezette tijden ervan de assistent ook niet.

De agendafeed (ICS)

Het kaartje Agendafeed (ICS) geeft je een privélink naar je Ringhum-afspraken. Abonneer je erop vanuit Apple Calendar, Outlook, Google Calendar of elke agenda-app die een agenda-URL accepteert. Je ziet je boekingen dan naast je andere gebeurtenissen.

1. Klik in het kaartje Agendafeed (ICS) op Link kopiëren.
2. Voeg in je agenda-app een agenda toe via URL (vaak "abonneren" of "vanaf URL" genoemd) en plak de link.

De feed bevat afspraken van de afgelopen 60 dagen en alle toekomstige. Je agenda-app bepaalt hoe vaak deze ververst, dus wijzigingen kunnen even duren voordat ze daar verschijnen. De feed werkt in één richting: gebeurtenissen in je agenda blokkeren de assistent niet.

Belangrijk: Iedereen met de link kan je afspraken zien. Als deze per ongeluk is gedeeld, klik dan op Opnieuw genereren. De oude link werkt dan niet meer, en elke agenda die deze gebruikt, moet opnieuw worden geabonneerd met de nieuwe link.

Hotels: Booking.com, Airbnb en Vrbo

Kameragenda's worden hier niet gekoppeld. Ze worden per kamer ingesteld onder Kamers & tarieven, met agendalinks in beide richtingen. Geïmporteerde agenda's worden ongeveer eens per uur gelezen, en je kunt op Nu synchroniseren klikken bij een kamer om ze meteen te lezen. Zie Kamers, reserveringen en agendasynchronisatie.

Problemen oplossen

De assistent bood een tijd aan die bezet is in mijn agenda. Controleer of het agendakaartje Gekoppeld toont en niet Fout of Gepauzeerd. Als je de gebeurtenis in de afgelopen paar minuten hebt toegevoegd, wacht dan en probeer het opnieuw. Zorg er bij Google Calendar voor dat de gebeurtenis in de hoofdagenda van het gekoppelde account staat en niet is gemarkeerd als vrij.

Ik kreeg een e-mail dat Google Calendar is ontkoppeld. De koppeling met Google is verlopen of verwijderd. Tot je opnieuw koppelt, worden de bezette tijden ervan niet gelezen, en kunnen boekingen overlappen met je Google-gebeurtenissen. Klik op Opnieuw koppelen op het kaartje Google Calendar en log opnieuw in. Deze e-mail wordt maximaal één keer per dag naar de eigenaar van de werkruimte gestuurd.

Boekingen verschijnen niet in Google Calendar. Controleer of het kaartje zegt dat boekingen ernaartoe worden geschreven, en niet alleen-lezen. Als het kaartje Fout toont, klik dan op Opnieuw koppelen.

Ik kan Google Calendar of Calendly niet koppelen. Beide maken deel uit van de abonnementen Team en Scale. Gebruik bij andere abonnementen de agendafeed, Cal.com, Acuity Scheduling of Square Appointments. Zie Abonnement wijzigen.