Je openbare boekingspagina

Met je openbare boekingspagina kunnen klanten online een afspraak boeken, zonder te bellen. Deze gebruikt dezelfde diensten, openingstijden en beschikbaarheid als je assistent, dus een tijd die op de pagina wordt geboekt, wordt niet meer telefonisch aangeboden, en andersom. Je deelt één link, bijvoorbeeld op je website, in je e-mailhandtekening of op je Google Bedrijfsprofiel.

De openbare boekingspagina is inbegrepen bij de abonnementen Team en Scale.

De boekingspagina inschakelen

1. Open Instellingen → Werkruimte.
2. Zet Openbare boekingspagina aan.
3. Klik op Werkruimte opslaan.

Je link wordt onder de schakelaar getoond. Deze heeft de vorm /book/jouw-werkruimte op onze website. Klik erop om de pagina in een nieuw tabblad te openen en te bekijken zoals een klant deze ziet.

Bevat je abonnement de boekingspagina niet, dan toont de schakelaar in plaats daarvan een upgrademelding, en geeft opslaan de foutmelding "De openbare boekingspagina maakt deel uit van het Team-abonnement." Je hebt rechten nodig om werkruimte-instellingen te bewerken om de schakelaar te wijzigen.

Let op: De link stopt met werken (de pagina toont "niet gevonden") wanneer de boekingspagina uitstaat, wanneer je abonnement deze niet meer bevat, of wanneer de werkruimte is geschorst.

Wat klanten zien

De pagina heeft als titel Boek bij gevolgd door de naam van je werkruimte. Onder de titel staat de tekst Wat jullie doen uit Bedrijf → Profiel. Is dat leeg, dan staat er dat klanten een dienst en een tijd kunnen kiezen en een bevestiging per e-mail krijgen.

Klanten boeken in vier stappen:

1. Dienst. Ze kiezen een van je diensten. Elke dienst toont zijn duur, zijn prijs als je die hebt ingesteld, en zijn beschrijving.
2. Met. Heb je mensen in je teamoverzicht, dan kunnen ze er een kiezen, of het laten staan op Maakt niet uit, wie er kan.
3. Dag en tijd. Ze kiezen een dag uit de komende 14 dagen, en daarna een van de vrije tijden. De tijdzone en de duur van de afspraak staan naast de tijden.
4. Jouw gegevens. Ze voeren hun Naam en Mobiel nummer in (beide verplicht), optioneel een e-mailadres, en optioneel een notitie onder Is er iets wat we moeten weten? Daarna klikken ze op Boeking bevestigen.

Er loopt een korte veiligheidscontrole voordat de boeking wordt opgeslagen, om bots te weren. Lukt de boeking, dan ziet de klant Je afspraak staat. met de dienst, datum en tijd, en een knop Nog een afspraak boeken.

Wat er na een boeking gebeurt

Een boeking die op de pagina is gemaakt, is een gewone afspraak. Deze verschijnt onder Afspraken en wordt behandeld zoals elke andere boeking:

• De klant krijgt een bevestiging per e-mail als hij die heeft ingevoerd, met een agendabestand als bijlage. Ze krijgen ook een sms als je werkruimte hen kan sms'en. Zie Bevestigingen, herinneringen en wijzigingen.
• Heb je een betaallink ingesteld, dan wordt deze meegestuurd in de bevestiging. Zie Betaallinks.
• Teamleden die de melding Afspraken hebben ingeschakeld, krijgen een e-mail en een melding in de app.
• Ongeveer 24 uur voor de afspraak gaat er een herinnering uit.
• De boeking wordt naar gekoppelde agenda's geschreven en verstuurd naar je webhooks en gekoppelde apps, zoals elke andere afspraak.
• Is het telefoonnummer van de klant nieuw, dan wordt er een contact voor hem aangemaakt onder Contacten.

Klanten kunnen een boeking niet zelf op de pagina annuleren of verzetten. De bevestiging zegt dat ze je moeten bellen of antwoorden. Je assistent kan tijdens een gesprek de eigen afspraken van een beller vinden, verzetten en annuleren. Staat de boekingspagina aan, dan bevatten bevestigingsmails ook een knop Ander tijdstip boeken die terug naar de pagina linkt.

Welke diensten, medewerkers en tijden worden aangeboden

De pagina haalt zijn keuzes uit je bedrijfsinstellingen:

Is er geen dienst gemarkeerd als Boekbaar, dan slaat de pagina de dienststap over en boekt ze een algemene afspraak van één tijdslot.

Hoe de vrije tijden worden berekend, staat uitgelegd in Hoe beschikbaarheid wordt berekend.

Tip: Voeg een prijs en een korte beschrijving toe aan elke boekbare dienst. Klanten zien beide op de pagina, en de prijs telt ook mee voor de omzet die je assistent binnenhaalt wanneer de assistent die dienst boekt.

Problemen oplossen

De pagina zegt "Geen vrije tijden op deze dag – probeer een andere." Controleer de dag in Bedrijf → Tijden & boeken. De dag kan gesloten zijn, vermeld staan onder Feestdagen & sluitingen, volgeboekt zijn, of geblokkeerd worden door een gekoppelde agenda. Toont vandaag niets, controleer dan Minimale aanlooptijd (uren) en Boekingen op dezelfde dag toestaan.

Een klant zag "Die tijd is net bezet – kies een andere." Iemand anders boekte dezelfde tijd, of deze werd bezet, terwijl de klant het formulier invulde. Ze kiezen een andere tijd en bevestigen opnieuw.

Een dienst ontbreekt op de pagina. Open Bedrijf → Diensten en zorg dat zowel Boekbaar als Actief zijn aangevinkt, en klik daarna op Diensten opslaan.

De pagina toont maar twee weken. De pagina toont altijd de komende 14 dagen. Je regel Boeken tot (dagen vooruit) kan dat venster korter maken, maar niet langer. Klanten die een latere datum willen, kunnen je assistent bellen, die je boekingsregels volgt.