Bevestigingen, herinneringen en wijzigingen

Elke afspraak in Ringhum verstuurt automatisch berichten. Het maakt niet uit of de assistent de afspraak tijdens een gesprek of chat heeft geboekt, een klant hem op je boekingspagina heeft geboekt, of jij hem zelf hebt toegevoegd. De klant krijgt meteen een bevestiging en een herinnering de dag ervoor. Ze worden op de hoogte gebracht wanneer de afspraak wordt verzet of geannuleerd. Ook je team blijft op de hoogte.

Hoe berichten de klant bereiken

Elk klantbericht kan op twee manieren worden verstuurd:

• Per e-mail, wanneer de afspraak het e-mailadres van de klant heeft. Bevestigings-, verzet- en herinneringsmails bevatten een agendabestand (appointment.ics) waarmee de afspraak met één tik aan de agenda van de klant wordt toegevoegd.
• Per sms, wanneer je werkruimte de klant kan sms'en. Als de klant in de afgelopen 24 uur naar je WhatsApp-nummer heeft geschreven, gaat het bericht via WhatsApp. Anders gaat het via sms vanaf een nummer dat is goedgekeurd voor sms.

Als beide mogelijk zijn, krijgt de klant beide. Als geen van beide mogelijk is, wordt er geen bericht verstuurd en blijft de afspraak toch geboekt.

Sms versturen is inbegrepen bij de abonnementen Solo, Team en Scale en vereist een nummer dat is goedgekeurd voor sms. Zie Sms'en. Bij het Starter-abonnement krijgen klanten e-mails, plus WhatsApp-berichten wanneer ze daar recent naar je hebben geschreven.

Tip: Vraag om een e-mailadres. De assistent vraagt hierom bij het boeken en spelt het terug, en de bevestigingsmail is het enige bericht met het agendabestand.

Wat de klant ontvangt

Bevestigings-, verzet- en herinneringsberichten vertellen de klant dat hij kan antwoorden of jou kan bellen om iets te wijzigen. De e-mails tonen Wat, Wanneer (met de tijdzone), Met (het teamlid, indien van toepassing) en Waar. Waar is het adres van de locatie van de afspraak, of je bedrijfsadres uit Bedrijf → Profiel. Als je een openbaar telefoonnummer op je profiel hebt staan, vermeldt de e-mail dat men dit kan bellen voor wijzigingen. Als je boekingspagina aanstaat, heeft de e-mail ook een knop Ander tijdstip boeken.

E-mails dragen je bedrijfsnaam. Bij abonnementen met e-mailbranding bevatten ze ook je logo, kleuren en teksten. Zie E-mailbranding.

Herinneringen

Herinneringen worden automatisch ongeveer 24 uur voor de starttijd verstuurd. Er hoeft niets te worden ingeschakeld. Ringhum controleert elke 30 minuten op afspraken die tussen 23 en 25 uur vanaf nu beginnen.

• Elke afspraak krijgt één herinnering.
• Het verzetten van een afspraak stelt de herinnering opnieuw in, zodat de klant aan de nieuwe tijd wordt herinnerd.
• Alleen geplande en bevestigde afspraken krijgen een herinnering. Geannuleerde afspraken niet.
• Een afspraak die minder dan ongeveer 23 uur van tevoren is geboekt, krijgt geen herinnering, omdat het herinneringsmoment al is verstreken. De bevestiging dekt dit al af.

De details van de afspraak onder Afspraken tonen Geïnformeerd met het tijdstip van de bevestiging en "herinnering verstuurd" zodra de herinnering is verzonden.

Wijzigen en annuleren

Vanuit het dashboard. Open de afspraak onder Afspraken:

1. Om hem te verzetten, kies je een nieuwe datum en tijd onder Verzetten en klik je op Verplaatsen. Je kunt ook op een van de voorgestelde vrije tijden klikken. De klant krijgt een bericht dat de afspraak is verzet.
2. Om hem te annuleren, klik je op Annuleren en bevestig je dit. De klant krijgt een annuleringsbericht.
3. Markeren als bevestigd, Voltooid en Niet verschenen wijzigen alleen de status. Er wordt niets naar de klant verstuurd.

Let op: Wanneer je vanuit het dashboard annuleert, is de reden die naar de klant wordt gestuurd "Geannuleerd door" gevolgd door jouw naam.

Door de klant. Klanten wijzigen boekingen door je te bellen of te berichten. Als Afspraken inplannen voor de assistent aanstaat, kan hij de aankomende afspraken van de beller vinden aan de hand van het telefoonnummer waarmee hij belt of schrijft, en deze verzetten of annuleren. Dezelfde berichten worden verstuurd als wanneer je het zelf doet.

Wat je team ontvangt

Elk teamlid dat Afspraken heeft ingeschakeld onder Instellingen → Meldingen krijgt een e-mail en een melding in de app wanneer een afspraak wordt geboekt, verzet of geannuleerd. De melding linkt naar de afspraak.

Dezelfde gebeurtenissen worden ook:

• naar je webhooks verstuurd als appointment.booked, appointment.rescheduled en appointment.cancelled,
• verstuurd naar gekoppelde apps die afspraakgebeurtenissen ontvangen,
• weggeschreven naar gekoppelde agenda's die boekingen accepteren, zoals Google Calendar.

Om alle afspraken in je eigen agenda-app te zien, gebruik je Afspraken → Agendafeed en abonneer je je op de link vanuit Google, Apple of Outlook. Elke afspraak heeft ook een link .ics downloaden.

Veelgestelde vragen

De klant kreeg geen sms. Controleer of de afspraak een telefoonnummer heeft en of je werkruimte een nummer heeft dat is goedgekeurd voor sms, of dat de klant je in de afgelopen 24 uur op WhatsApp heeft geschreven. Een klant die STOP heeft geantwoord, krijgt geen sms'jes meer.

De klant kreeg geen e-mail. De afspraak heeft een e-mailadres nodig. Je kunt dit zien in de afspraakdetails. Vraag de klant om zijn spamfolder te controleren.

Kan ik herinneringen uitzetten of het tijdstip ervan wijzigen? Nee. Herinneringen worden altijd ongeveer 24 uur van tevoren verstuurd, via dezelfde kanalen als de bevestiging.

Versturen testgesprekken bevestigingen? Boekingen die tijdens een testgesprek worden gemaakt, volgen dezelfde regels als echte boekingen, dus gebruik je eigen telefoonnummer en e-mailadres wanneer je test.