Hoe beschikbaarheid wordt berekend

Wanneer een beller om een afspraak vraagt, of een klant je boekingspagina opent, berekent Ringhum ter plekke de vrije tijden. Je assistent en de boekingspagina gebruiken dezelfde berekening, dus ze spreken elkaar nooit tegen. Dit artikel legt elke regel uit, waar je hem instelt, en hoe ze samenwerken.

Alle tijden gebruiken de tijdzone van je werkruimte, die je instelt onder Instellingen → Werkruimte → Tijdzone van de werkruimte.

Waar de instellingen staan

De meeste regels staan onder Bedrijf → Tijden & boeken. Klik op Tijden & regels opslaan na een wijziging.

De regels, stap voor stap

Voor elke dag past Ringhum deze controles in volgorde toe:

1. Sluitingen. Als de datum onder Feestdagen & sluitingen staat, is de hele dag gesloten.
2. Openingstijden. De tijdsblokken van de dag zijn de enige tijden die geboekt kunnen worden. Een dag zonder blok is gesloten. Voeg een tweede blok toe voor een lunchpauze, bijvoorbeeld 9:00 tot 12:00 en 13:00 tot 17:00.
3. Zelfde dag. Als Boekingen op dezelfde dag toestaan uitstaat, biedt vandaag geen tijden aan.
4. Boekingshorizon. Dagen verder weg dan Boeken tot (dagen vooruit) bieden geen tijden aan.
5. Minimale aanlooptijd. Tijden die eerder beginnen dan Minimale aanlooptijd (uren) vanaf nu, worden weggelaten.
6. Kandidaattijden. Starttijden worden uitgezet vanaf het begin van elk tijdsblok, met steeds Duur tijdslot ertussen. Een starttijd wordt alleen behouden als de hele afspraak, met de Duur van de dienst, eindigt vóór het einde van dat tijdsblok.
7. Bestaande afspraken. Geplande en bevestigde afspraken blokkeren hun tijd, verbreed met de Buffer ertussen (min) aan beide kanten. Geannuleerde, voltooide en niet-verschenen afspraken blokkeren niets.
8. Gekoppelde agenda's. Bezette tijden uit agenda's die je hebt gekoppeld onder Integraties blokkeren ook tijd. Zie Agenda's en bezette tijden.

Wat overblijft, wordt aangeboden. Tijdens een gesprek biedt de assistent er een paar tegelijk aan. Op de boekingspagina zien klanten ze allemaal voor de dag die ze kiezen.

Let op: Duur tijdslot en duur zijn twee verschillende dingen. Duur tijdslot is het interval tussen mogelijke starttijden. Duur is hoe lang de afspraak duurt. Een dienst van 45 minuten met een tijdslot van 30 minuten kan starten om 9:00, 9:30, 10:00 enzovoort.

Medewerkers

Wanneer een klant om een specifieke persoon vraagt:

• Alleen de eigen afspraken van die persoon blokkeren zijn tijden. Afspraken voor andere personen doen dat niet.
• Bezette tijden uit gekoppelde agenda's blokkeren nog steeds iedereen, omdat ze voor de hele werkruimte gelden.
• Als de persoon zijn eigen werktijden heeft, vervangen die je openingstijden voor zijn boekingen. Werktijden per persoon kunnen momenteel alleen via de API worden ingesteld. Zonder die instelling gelden je openingstijden.

Wanneer de klant niemand kiest (Maakt niet uit, wie er kan op de boekingspagina), blokkeert elke actieve afspraak in de werkruimte de tijd, ongeacht met wie.

Belangrijk: Met Maakt niet uit, wie er kan kan je bedrijf maar één afspraak tegelijk hebben. Als meerdere mensen parallel afspraken aannemen, vraag klanten dan een persoon te kiezen, en zorg dat elke persoon vermeld staat in Bedrijf → Teamoverzicht.

Een uitgewerkt voorbeeld

Stel dat je deze instellingen hebt:

• Openingstijden op dinsdag: 9:00 tot 12:00 en 13:00 tot 17:00
• Duur tijdslot: 30 min
• Buffer ertussen (min): 15
• Minimale aanlooptijd (uren): 2
• De dienst duurt 45 minuten
• Er is al een afspraak geboekt van 10:00 tot 10:45

De bestaande afspraak blokkeert 9:45 tot 11:00 zodra de buffer van 15 minuten aan beide kanten is toegevoegd. Voor een afspraak van 45 minuten biedt dinsdag:

Als een klant om 8:30 op die dinsdag vraagt, verwijdert de minimale aanlooptijd van 2 uur ook 9:00, omdat dit begint vóór 10:30.

Boekingen die de regels overslaan

• Afspraken die je met de hand toevoegt. Afspraken → Nieuwe afspraak boekt de tijd die je invoert zonder de beschikbaarheid te controleren, zodat je bewust kunt overboeken. De klant krijgt nog steeds een bevestiging.
• Een afspraak verzetten. Verzetten bij een afspraak controleert of de nieuwe tijd vrij is en binnen de openingstijden valt. Zo niet, dan zie je "Dat tijdstip is niet beschikbaar."

Problemen oplossen

De assistent zegt dat er geen vrije tijden zijn, maar de agenda lijkt leeg. Controleer in deze volgorde: de dag staat niet onder Feestdagen & sluitingen, de dag heeft openingstijden, de datum valt binnen Boeken tot (dagen vooruit), en de tijd is later dan Minimale aanlooptijd (uren). Controleer daarna je gekoppelde agenda's op bezette gebeurtenissen op die dag.

Een sluiting die ik vorig jaar instelde, sluit de dag dit jaar niet. Een sluiting geldt voor precies één datum. Voeg jaarlijkse feestdagen elk jaar opnieuw toe.

Een lange dienst toont nooit tijden. De hele dienst moet binnen één openingsblok passen. Een dienst van 120 minuten kan niet geboekt worden in een blok van 9:00 tot 10:30, en loopt niet door over een lunchpauze heen.

Twee klanten werden op hetzelfde moment geboekt. Dit gebeurt wanneer de ene boeking een medewerker heeft en de andere niet, of wanneer iemand met de hand is toegevoegd onder Afspraken. Zie de sectie over medewerkers hierboven.