Openingstijden en gedrag buiten openingstijden

Je assistent kan dag en nacht antwoorden. Met openingstijden bepaal je wat er gebeurt wanneer je gesloten bent: de assistent blijft antwoorden, of bellers horen een korte begroeting en spreken een voicemail in. Dit artikel legt beide opties uit, en de andere instellingen die de assistent vertellen wanneer je open bent.

Twee plekken die je tijden beschrijven

Ringhum houdt twee gerelateerde instellingen bij. Het helpt om te weten wat elke instelling doet.

Beide gebruiken de tijdzone van je werkruimte. Controleer deze onder Instellingen → Werkruimte → Tijdzone van de werkruimte.

Belangrijk: Houd de twee gelijk. Als je openingstijden op de bedrijfspagina zeggen dat je om 18:00 sluit, stel dan ook de openingstijden van de assistent in op sluiten om 18:00.

Je openingstijden instellen

1. Ga naar Bedrijf en open het tabblad Tijden & boeken.
2. Stel onder Openingstijden de tijden voor elke dag in. Gebruik + Tijden toevoegen voor een tweede blok, bijvoorbeeld rond een lunchpauze. Markeer een dag als Gesloten als je dan niet open bent.
3. Maandag kopiëren naar di–vr bespaart typewerk wanneer de doordeweekse dagen hetzelfde zijn.
4. Klik onder Feestdagen & sluitingen op + Sluiting toevoegen voor elke dag dat je gesloten bent. De assistent vertelt bellers dat je gesloten bent en boekt deze dagen niet in.
5. Klik op Tijden & regels opslaan.

Deze tijden maken deel uit van de bedrijfsinformatie die de assistent ontvangt wanneer Bedrijfsprofiel gebruiken aanstaat. De assistent weet ook de datum van vandaag en de huidige tijd waar je bedrijf zich bevindt, zodat hij een beller kan vertellen of je nu open bent.

Openingstijden inschakelen voor een assistent

1. Open Assistenten, klik op de assistent en ga naar het tabblad Gedrag.
2. Schakel in het kaartje Openingstijden Openingstijden gebruiken in. Staat dit uit, dan gedraagt de assistent zich dag en nacht hetzelfde.
3. Stel Opent en Sluit in.
4. Selecteer onder Dagen de dagen dat je open bent. Standaard zijn maandag tot en met vrijdag geselecteerd.
5. Kies wat er gebeurt onder Buiten openingstijden.
6. Klik op Wijzigingen opslaan.

De assistent gebruikt één open- en één sluitingstijd voor alle geselecteerde dagen. Een dag die niet is geselecteerd, telt de hele dag als gesloten.

Buiten openingstijden: twee opties

De assistent blijft antwoorden (met het bericht buiten openingstijden)

Gesprekken worden zoals gebruikelijk door de assistent beantwoord. Hij kan nog steeds vragen beantwoorden, berichten aannemen en afspraken boeken voor wanneer je open bent, met je openingstijden van de bedrijfspagina.

Een begroeting afspelen en een voicemail opnemen

De assistent neemt niet op. De beller hoort je Voicemailbegroeting en kan na de piep een bericht inspreken. Als je de begroeting leeg laat, horen bellers: "Bedankt voor het bellen met [je bedrijf]. We zijn momenteel gesloten. Spreek na de piep je naam, nummer en een kort bericht in, dan bellen we je terug."

Een voicemail kan tot 3 minuten lang zijn. Dit kan korter zijn wanneer je werkruimte weinig minuten en tegoed over heeft. Elke voicemail komt terecht in de Inbox met de opname en een transcriptie, zodat je team kan luisteren en terugbellen. Teamleden die Nieuwe voicemails hebben ingeschakeld onder Instellingen → Meldingen worden op de hoogte gebracht.

Het bericht buiten openingstijden

Wanneer je openingstijden gebruikt, kun je een Bericht buiten openingstijden schrijven, tot 500 tekens, bijvoorbeeld: "Bedankt voor het bellen. We zijn momenteel gesloten, maar ik kan een bericht aannemen of je voor morgen inplannen."

Dit bericht wordt gebruikt door je websitewidget. Wanneer spraakgesprekken in de widget gesloten zijn, zien bezoekers dit bericht onder een knop Momenteel gesloten. Als je het leeg laat, zien ze: "We zijn momenteel gesloten. Probeer het opnieuw tijdens openingstijden."

Let op: Bij telefoongesprekken haalt de assistent zijn openingstijden uit Bedrijf → Tijden & boeken. Om te sturen wat hij tijdens gesprekken zegt over gesloten zijn, voeg je een regel toe aan je instructies, bijvoorbeeld: "Als we gesloten zijn, zeg dit dan, en bied vervolgens aan een bericht aan te nemen of een tijd te boeken voor wanneer we open zijn."

De websitewidget buiten openingstijden

Spraakgesprekken in de widget volgen de openingstijden van de assistent:

Spraakgesprekken in de widget zijn ook gesloten wanneer de status van de assistent niet Actief is. De widgetchat wordt niet beïnvloed door openingstijden. Zie Websitewidget.

Veelgestelde vragen

De assistent zegt dat we gesloten zijn terwijl we open zijn. Controleer de tijdzone van de werkruimte onder Instellingen → Werkruimte, daarna de openingstijden en sluitingen onder Bedrijf → Tijden & boeken, en de eigen openingstijden van de assistent op het tabblad Gedrag.

Kan ik sluiten voor de lunch? Op de bedrijfspagina wel: voeg een tweede blok toe met + Tijden toevoegen. De eigen openingstijden van de assistent hebben één open- en één sluitingstijd per dag.