Wat je assistent kan doen: vaardigheden uitgelegd

Vaardigheden bepalen wat je assistent mag doen in een gesprek, naast praten. Elke vaardigheid is een schakelaar op het tabblad Vaardigheden van de assistent. Vaardigheden gelden voor telefoongesprekken en chats: WhatsApp, sms en de websitechat.

Waar je ze vindt

1. Open Assistenten en klik op de assistent.
2. Ga naar het tabblad Vaardigheden.
3. Schakel vaardigheden in of uit.
4. Klik op Wijzigingen opslaan.

Het paneel Voorbeeld rechts toont de vaardigheden die aanstaan. Een nieuwe assistent start met Vragen beantwoorden en Bericht aannemen ingeschakeld.

De vaardigheden in het kort

Vragen beantwoorden

De assistent beantwoordt vragen op basis van je bedrijfsprofiel, veelgestelde vragen en kennisbank. Bij specifieke vragen over prijzen, voorwaarden of producten doorzoekt hij eerst je kennis. Als er niets relevants naar voren komt, zegt hij dat iemand contact zal opnemen, in plaats van te gokken. Zie Bouw de kennisbank van je assistent.

Bericht aannemen

Wanneer de assistent niet kan helpen, of de beller een mens nodig heeft, neemt hij een bericht aan of regelt hij een terugbelverzoek. Hij vraagt eerst naar de naam van de beller. Het nummer waarmee wordt gebeld, wordt automatisch opgeslagen, dus hij vraagt alleen om een nummer als de beller op een ander nummer bereikt wil worden. Het bericht komt terecht in je Inbox en je team wordt op de hoogte gebracht. Een bericht kan als urgent worden gemarkeerd.

We raden aan deze vaardigheid aan te laten staan, zodat elke beller die een mens nodig heeft zijn gegevens achterlaat. Zie Berichten, terugbelverzoeken en urgente gesprekken.

Afspraken inplannen

De assistent vraagt waar het bezoek voor is, controleert de beschikbaarheid, biedt twee of drie concrete tijden aan, bevestigt de naam en het e-mailadres van de beller, en boekt de afspraak. Hij kan ook de eigen afspraken van de beller vinden, verzetten en annuleren. Hij verzint nooit beschikbaarheid.

Beschikbaarheid komt van je openingstijden, feestdagen, boekingsregels en diensten op de pagina Bedrijf. Wanneer de vaardigheid aanstaat, toont het tabblad een melding Agendakoppeling: koppel Google Calendar of Calendly op de pagina Integraties, of ontvang appointment.booked-webhooks en boek in je eigen systeem.

Het boeken van afspraken door de assistent zelf is niet gebonden aan een abonnement. Zie Beschikbaarheidsregels.

Bestellingen aannemen

De assistent neemt bestellingen item voor item op uit je menu, vraagt alleen naar verplichte keuzes zoals formaat, geeft een offerte met het totaalbedrag, vraagt of het voor afhalen of bezorgen is, leest de bestelling terug en plaatst deze pas nadat de beller "ja" zegt. Bestellingen komen terecht op de pagina Bestellingen.

Het tabblad laat zien hoeveel items de assistent kan verkopen. Als er Je menu is leeg staat, voeg je producten toe onder Menu- & bestelinstellingen. De assistent neemt alleen bestellingen aan wanneer je menu ten minste één beschikbaar item heeft. Zie Bestellingen aannemen.

Kamerreserveringen aannemen

De assistent vraagt naar data en aantal gasten, controleert welke kamertypes vrij zijn, geeft de prijs per nacht en het totaalbedrag op, leest alles terug en boekt pas nadat de beller bevestigt. Verblijven komen terecht op de pagina Reserveringen.

Als het tabblad Nog geen kamertypes toont, voeg je kamertypes met capaciteit en prijzen toe onder Kamers & hotelinstellingen. Zie Hotelreserveringen.

E-mail versturen

De assistent kan de beller informatie e-mailen waar hij om vraagt, zoals je adres, openingstijden, een prijslijst, een link of een samenvatting. Hij vraagt om het e-mailadres en spelt dit terug voordat hij verstuurt.

Met E-mail versturen of Afspraken inplannen aan kan de assistent de beller ook een kort bericht sturen, zoals een adres of een link, na toestemming te hebben gevraagd. Dit gaat via WhatsApp als de beller je daar in de afgelopen 24 uur heeft geschreven, anders via sms, als je werkruimte sms'jes kan versturen. Sms versturen maakt deel uit van de abonnementen Solo, Team en Scale en vereist een nummer dat is goedgekeurd voor sms. Zie Sms'en.

Informatie verzamelen

Met Informatie verzamelen aan verschijnt er een kaart Informatie verzamelen onder de vaardigheden. Gebruik deze om gegevens op te sommen die je van elk gesprek wilt.

1. Klik op Variabele toevoegen.
2. Voer in het eerste vak een naam in met kleine letters, cijfers en underscores, bijvoorbeeld order_number. Maximaal 40 tekens.
3. Beschrijf deze in het tweede vak, bijvoorbeeld "Het bestelnummer van de beller, bijv. NS-10422". Maximaal 160 tekens.
4. Klik op Wijzigingen opslaan.

De assistent verzamelt deze gegevens op een natuurlijke manier tijdens het gesprek en slaat ze samen met de naam en het e-mailadres van de beller op in zijn contactgegevens. Ze verschijnen ook bij het gesprek als geëxtraheerde gegevens, en in de samenvattingsmail die na elk gesprek wordt verstuurd.

Wat vaardigheden niet kunnen

• Gesprekken doorverbinden. De assistent verbindt gesprekken niet door naar een mens. In plaats daarvan neemt hij een bericht of terugbelverzoek aan. Een teamlid kan een live gesprek nog steeds overnemen met Overnemen op de gesprekspagina. Zie Berichten, terugbelverzoeken en urgente gesprekken.
• Later handelen. De assistent kan niet later bellen, berichten of mailen naar iemand, of herinneringen instellen. Als iemand iets later gedaan wil hebben, zegt hij dat het team contact zal opnemen.
• Beweren wat niet is gebeurd. Hij zegt nooit dat hij iets heeft geboekt, verstuurd of opgeslagen tenzij dat daadwerkelijk is gelukt tijdens het gesprek.

Veelgestelde vragen

Ik heb een vaardigheid ingeschakeld, maar de assistent gebruikt hem niet. Klik op Wijzigingen opslaan; vaardigheden gelden vanaf het volgende gesprek. Controleer voor bestellingen en reserveringen of je menu of kamertypes ten minste één beschikbaar item hebben. Als er geen melding over je menu of kamers verschijnt op het tabblad Vaardigheden nadat je de vaardigheid hebt ingeschakeld, staan bestellingen of reserveringen niet aan voor je werkruimte. Neem contact op met support.

Kosten vaardigheden extra? Nee. Vaardigheden worden niet apart geprijsd. Gesprekken gebruiken zoals gebruikelijk minuten. Zie Hoe minuten worden geteld.

Kan ik een vaardigheid testen zonder een echte boeking? Ja. Op het tabblad Playground worden boekingen en berichten gesimuleerd. Tijdens een testgesprek kan de assistent maximaal drie bestellingen plaatsen of maximaal drie verblijven boeken.