Bestellingen aannemen en bestellingen opzoeken

Je assistent kan bestellingen aannemen voor afhalen, bezorgen of ter plaatse, tijdens gesprekken en in tekstgesprekken. Hij verkoopt alleen wat op je menu staat, tegen je prijzen, en hij prijst elke bestelling met je kosten en regels voordat de klant bevestigt. Bestellingen komen op een live bord voor je keuken of winkel terecht, en kunnen naar je kassa, webshop of bonprinter worden gestuurd. Bellers kunnen ook vragen waar hun bestelling blijft.

Bestellingen aannemen werkt bij elk abonnement.

Voordat je begint

De bestelpagina's zijn Bestellingen en Menu & producten in het onderdeel Dagelijks werk van de zijbalk. Ze worden standaard getoond wanneer Branche onder Bedrijf → Profiel Restaurant of Retail / e-commerce is, en voor elke werkruimte die al producten of bestellingen heeft. Zie je ze niet, klik dan op Dit menu indelen naast Dagelijks werk en zet ze aan.

Stap 1: Voeg je menu toe

Open Menu & producten. Klik op het tabblad Producten op Product toevoegen en vul in:

• Naam, Prijs, Categorie en Beschrijving. De assistent gebruikt de beschrijving om vragen te beantwoorden zoals "is het pittig?".
• Opties: groepen keuzes zoals formaten of extra's. Kies voor elke groep Verplichte keuze (de beller moet er één kiezen) of Meerdere toegestaan. Elke keuze kan een Meerprijs hebben.
• SKU / kassacode, als je kassa die nodig heeft.
• Beschikbaar. Uitverkochte producten worden niet aan bellers aangeboden. Je kunt ook op het label Beschikbaar of Uitverkocht van een product in de lijst klikken om het te wisselen.

Je kunt je menu ook importeren op het tabblad Importeren:

• Vanuit je winkel of kassa: koppel Square, Clover, HubRise, Shopify of WooCommerce onder Integraties, en klik daarna op Menu importeren. Producten, prijzen, formaten en modifiers komen mee over. Voer dit op elk moment opnieuw uit om wijzigingen op te halen. Er wordt niets verwijderd.
• Vanuit een spreadsheet: upload een CSV-bestand waarvan de eerste rij de kolommen benoemt, met minstens name en price. Optionele kolommen zijn category, description, options en sku. Rijen met dezelfde naam en categorie werken het bestaande product bij.

In de kolom options betekent een * na een groepsnaam dat de beller er één moet kiezen, een + betekent een willekeurig aantal, en +2 na een keuze voegt 2,00 toe aan de prijs. Bijvoorbeeld: Size*: Small, Medium +2, Large +4; Extras+: Cheese +1.5, Olives +1.

Stap 2: Stel je bestelregels in

Op het tabblad Afhalen & bezorgen:

Klik op Instellingen opslaan.

Stap 3: Schakel bestellen in voor de assistent

1. Open Assistenten, dan de assistent, dan het tabblad Vaardigheden.
2. Zet Bestellingen aannemen aan en sla op.

Het tabblad bevestigt dan voor hoeveel producten de assistent bestellingen aanneemt, of waarschuwt je dat je menu leeg is.

Hoe de assistent een bestelling aanneemt

1. Hij neemt de bestelling item voor item op en vraagt alleen naar de verplichte keuzes, zoals het formaat, en de hoeveelheid.
2. Hij prijst de bestelling met je menu, kosten en minimums. Hij berekent totalen nooit zelf. Klopt er iets niet, zoals een onbekend item, een ontbrekend formaat of een gesloten keuken, dan lost hij dat samen met de beller op.
3. Hij vraagt naar afhalen of bezorgen (alleen wat je aanbiedt) en vraagt bij bezorging het volledige adres.
4. Hij vraagt naar de naam van de beller. Het nummer waarmee wordt gebeld, wordt automatisch opgeslagen.
5. Hij leest de bestelling en het totaal terug en plaatst deze pas nadat de beller "ja" zegt.

De klant krijgt daarna een bevestiging. Per sms leest dit bijvoorbeeld "Northside Pizza: bestelling #1042 ontvangen, totaal $24,50." Per e-mail krijgt hij de volledige bestelling als hij een adres opgaf. Heb je een betaallink voor bestellingen ingesteld, dan wordt deze meegestuurd. Zie Betaallinks.

Het bestellingenbord

Bestellingen → Bord toont open bestellingen in kolommen: Nieuw, Bevestigd, In bereiding, Gereed, en Onderweg als je bezorgt. Bestellingen voor meer dan 12 uur vooruit wachten onder Gepland voor later. Geschiedenis vermeldt elke bestelling, met zoeken op bestelnummer, naam of telefoonnummer, en CSV exporteren.

Elke bestelling gaat met één klik verder: Accepteren, Start bereiding, Markeer als klaar, Onderweg (alleen bezorgbestellingen), en daarna Afronden. De klant wordt geïnformeerd wanneer de bestelling is bevestigd, klaar, onderweg of geannuleerd. Je kunt ook Bestelling annuleren, met een optionele reden die naar de klant wordt gestuurd, en Markeren als betaald.

Klik op Nieuwe bestelling om met de hand een bestelling toe te voegen. Prijzen komen uit je menu, en je bestelregels worden niet gecontroleerd.

Teamleden met Bestellingen ingeschakeld onder Instellingen → Meldingen worden op de hoogte gebracht van nieuwe en geannuleerde bestellingen.

Bestellingen naar je andere tools sturen

Koppel deze onder Integraties, en nieuwe bestellingen worden er automatisch naartoe verstuurd:

Annuleer je een bestelling in Ringhum, dan wordt deze ook geannuleerd in Square, HubRise, Shopify en WooCommerce, en verwijderd uit Clover. Andere statuswijzigingen worden in die apps zelf beheerd. De regel Verzonden naar van de bestelling toont waar deze naartoe ging. Gebruik Recente afleveringen op de kaart van elke app om te controleren wat is verstuurd. Zie Problemen met afleveringen oplossen.

Bestellingen opzoeken en annuleren

Bellers kunnen vragen "waar blijft mijn bestelling?":

• Bestellingen aangenomen in Ringhum worden gevonden aan de hand van het nummer waarmee de beller belt, of een bestelnummer dat hij opgeeft. Voor de privacy vindt de assistent alleen de eigen bestellingen van de beller.
• Bestellingen uit een gekoppelde Shopify- of WooCommerce-winkel kunnen ook worden gevonden via het e-mailadres dat bij het afrekenen is gebruikt of het bestelnummer. De assistent leest de status, de items, het totaal en eventuele trackinggegevens voor.

Bellers kunnen hun eigen bestelling annuleren zolang deze Nieuw of Bevestigd is. Zodra de bereiding is begonnen, biedt de assistent in plaats daarvan aan een bericht voor je team aan te nemen.

Problemen oplossen

De assistent biedt niet aan om bestellingen aan te nemen. Controleer of Bestellingen aannemen aanstaat onder de Vaardigheden van de assistent, en of ten minste één product gemarkeerd is als Beschikbaar.

De assistent zegt dat je gesloten bent. Bestellingen aannemen buiten openingstijden staat uit, en de bestelling is voor een tijdstip buiten je openingstijden. Bellers kunnen nog wel bestellen voor een later tijdstip.

Een bestelling bereikte mijn kassa niet. Open de kaart van de app onder Integraties en controleer Recente afleveringen op de fout.