Kamers, reserveringen en agendasynchronisatie

Run je een hotel, gastenverblijf of vakantieverhuur, dan kan je assistent kamerreserveringen aannemen. Hij controleert welke kamertypes vrij zijn voor de data van de beller, geeft de prijs op basis van je tarieven, verzamelt de gegevens van de gast en boekt het verblijf. Agendasynchronisatie met Booking.com, Airbnb en VRBO voorkomt dat dezelfde nachten twee keer worden verkocht.

Reserveringen werken bij elk abonnement.

Voordat je begint

De pagina's zijn Reserveringen en Kamers & tarieven in het onderdeel Dagelijks werk van de zijbalk. Ze worden standaard getoond wanneer Branche onder Bedrijf → Profiel is ingesteld op Hotel / horeca, en voor elke werkruimte die al kamertypes heeft. Zie je ze niet, klik dan op Dit menu indelen naast Dagelijks werk en zet ze aan.

Stap 1: Voeg je kamertypes toe

Open Kamers & tarieven en klik op Kamertype toevoegen. Een kamertype is een soort kamer die je verhuurt, zoals "Tweepersoonskamer met zeezicht". Vul in:

• Naam en eventueel Categorie.
• Prijs per nacht.
• Aantal van deze kamer: hoeveel identieke eenheden er tegelijk geboekt kunnen worden.
• Volwassenen en Kinderen: hoeveel gasten er in één eenheid slapen. Kinderen komen bovenop de volwassenen.
• Voorzieningen (gescheiden door komma's) en Beschrijving. De assistent leest deze voor wanneer daarom wordt gevraagd, bijvoorbeeld "heeft de kamer een bad?".
• Boekbaar. Gesloten kamertypes worden niet aan bellers aangeboden.

Klik op Tarief toevoegen onder Seizoenstarieven en voer een datumbereik en een prijs per nacht in om meer te rekenen in het hoogseizoen of op feestdagen. Elke nacht van een verblijf wordt apart geprijsd, zodat een verblijf dat in het hoogseizoen doorloopt correct wordt geprijsd. Zonder seizoenstarieven geldt de prijs per nacht het hele jaar.

Stap 2: Stel je huisregels in

Op het tabblad Hotelinstellingen:

Klik op Instellingen opslaan.

Stap 3: Schakel reserveringen in voor de assistent

1. Open Assistenten, dan de assistent, dan het tabblad Vaardigheden.
2. Zet Kamerreserveringen aannemen aan en sla op.

Het tabblad bevestigt dan voor hoeveel kamertypes de assistent reserveringen aanneemt.

Hoe de assistent een verblijf boekt

1. Hij vraagt naar de in- en uitcheckdatum (of de aankomstdatum en het aantal nachten) en hoeveel volwassenen en kinderen.
2. Hij controleert welke kamertypes vrij en groot genoeg zijn, en biedt deze aan met de prijs per nacht en het totaal.
3. Wanneer de beller een kamer kiest, leest hij de samenvatting terug, vraagt de naam van de gast, en, als ze een bevestigingsmail willen, hun e-mailadres.
4. Hij boekt het verblijf pas nadat de beller "ja" zegt, en geeft daarna het reserveringsnummer en het inchecktijdstip op.

Een kamertype is vrij wanneer er voor geen enkele van die nachten meer eenheden geboekt zijn dan Aantal van deze kamer. Aangevraagde, bevestigde en ingecheckte reserveringen tellen mee, inclusief nachten die geblokkeerd zijn door je andere boekingskanalen.

De gast krijgt een bevestiging per e-mail als hij die heeft opgegeven, en per sms als je werkruimte hem kan sms'en. Staat automatische bevestiging uit, dan meldt de sms dat de reservering is ontvangen en dat je deze binnenkort bevestigt. Ze krijgen een tweede bericht wanneer je bevestigt.

Bellers kunnen ook vragen naar een verblijf dat ze hebben geboekt. De assistent vindt de eigen reserveringen van de beller aan de hand van het nummer waarmee hij belt, en kan er een annuleren vóór het inchecken. Hij noemt dan je annuleringsvoorwaarden.

De pagina Reserveringen

Reserveringen toont bovenaan Aankomsten vandaag en Vertrekken vandaag, daarna je aankomende verblijven. Filter op status of zoek op reserveringsnummer, gast of telefoonnummer. CSV exporteren downloadt de lijst.

Open een reservering om deze door de statussen te bewegen: Bevestigen, Inchecken, Uitchecken, Niet verschenen of Reservering annuleren. Een reden die je opgeeft bij het annuleren wordt naar de gast gestuurd.

Klik op Nieuwe reservering om met de hand een verblijf toe te voegen, kies de data en gasten, en klik op Beschikbaarheid controleren. De controle telt ook blokkeringen van Booking.com en Airbnb mee. Prijzen komen van het kamertype en de seizoenstarieven ervan. Met de hand toegevoegde reserveringen slaan het minimale en maximale verblijf over.

Teamleden met Reserveringen ingeschakeld onder Instellingen → Meldingen worden op de hoogte gebracht van nieuwe en geannuleerde reserveringen.

Agendasynchronisatie met Booking.com, Airbnb en VRBO

Agendasynchronisatie werkt via iCal-links in beide richtingen. Alleen geblokkeerde data worden uitgewisseld. Tarieven, namen van gasten en andere gegevens niet, en het is geen directe koppeling met die sites.

Elk kamertype heeft zijn eigen agenda op het tabblad Agendasynchronisatie van Kamers & tarieven:

• Exportadres: een link naar de nachten die in Ringhum zijn geboekt. Je plakt deze in Booking.com, Airbnb of VRBO zodat zij die nachten blokkeren. Gasten daar zien alleen "Gereserveerd via Ringhum", nooit namen.
• Geïmporteerde agenda's: de exportlinks van die sites. Hun boekingen blokkeren dan de kamer in Ringhum en verschijnen op de pagina Reserveringen als geïmporteerde blokkeringen.

Een kanaal koppelen

1. Open in Ringhum Kamers & tarieven → Agendasynchronisatie en klik op Kopiëren naast het Exportadres van het kamertype.
2. Open op het kanaal de agendasynchronisatie-instellingen van de bijbehorende advertentie of kamer, en voeg een nieuwe geïmporteerde agenda toe met dat adres:
   • Booking.com: ga in het Extranet naar Tarieven & beschikbaarheid → Agenda's synchroniseren.
   • Airbnb: open de instellingen Beschikbaarheid van de advertentie en zoek naar Agenda's koppelen (of Agenda's synchroniseren).
   • VRBO: open de agenda van de advertentie en zoek naar de import- en exportagenda-instellingen.
3. Kopieer op dezelfde kanaalpagina de eigen exportlink van het kanaal.
4. Klik terug in Ringhum op Bewerken bij het kamertype, klik op Agenda toevoegen onder Agenda's importeren, geef het een Label zoals "Airbnb", en plak de link.
5. Klik op Opslaan, en daarna op Nu synchroniseren om het meteen te lezen.

Let op: De menunamen van de kanalen veranderen van tijd tot tijd. Kun je ze niet vinden, zoek dan op hun helppagina's naar "agenda's synchroniseren" of "iCal".

Hoe vaak het bijwerkt

• Ringhum leest geïmporteerde agenda's elk uur. Nu synchroniseren leest ze meteen. Het kaartje toont Laatst gesynchroniseerd en hoeveel geïmporteerde blokkeringen er in het verschiet liggen, of de fout als een link niet gelezen kon worden.
• De kanalen lezen het exportadres van Ringhum op hun eigen schema, meestal elke paar uur. Een boeking die telefonisch is gemaakt, kan even duren voordat die daar als geblokkeerd verschijnt.
• De meeste kanalen tonen één eenheid per agenda, dus elke geïmporteerde boeking blokkeert één eenheid van het kamertype. Een kamertype met meerdere eenheden kan meerdere geïmporteerde agenda's hebben, één per advertentie.

Geïmporteerde blokkeringen worden op het kanaal beheerd. Wanneer een boeking daar wordt verwijderd, verdwijnt de blokkering bij de volgende synchronisatie uit Ringhum. Ze sturen geen gastberichten of teammeldingen vanuit Ringhum.

Belangrijk: Adres opnieuw genereren maakt een nieuw exportadres aan. Het oude stopt met werken op elke plek waar het was geplakt, dus plak het nieuwe adres opnieuw in elk kanaal.

Problemen oplossen

De assistent zegt dat een kamer vol is, maar deze lijkt vrij. Controleer Reserveringen op geïmporteerde blokkeringen voor die nachten, en controleer of Aantal van deze kamer klopt.

Een geïmporteerde agenda toont een fout. Kopieer de exportlink opnieuw vanaf het kanaal en vervang deze bij het kamertype. De link moet een volledig https://-adres zijn.

Een gast kreeg geen bevestiging. De reservering heeft een e-mailadres nodig, of een telefoonnummer dat je werkruimte kan sms'en.