Beveiliging, privacy en je gegevens

Je gesprekken bevatten de namen, nummers en gesprekken van je klanten, dus het is belangrijk wie ze kan zien en hoe lang ze worden bewaard. Dit artikel behandelt de controles die je hebt: je login beveiligen, bepalen wie in je team wat ziet, kiezen hoe lang transcripten en opnames worden opgeslagen, en je gegevens exporteren of verwijderen.

Tweestapsverificatie inschakelen

Tweestapsverificatie voegt een tweede stap toe bij het inloggen: na je wachtwoord voer je een 6-cijferige code in uit een authenticator-app op je telefoon. We raden dit aan voor eigenaren en beheerders.

1. Open Instellingen en selecteer het tabblad Beveiliging.
2. Druk onder Tweestapsverificatie op Tweestapsverificatie instellen.
3. Open een authenticator-app zoals Google Authenticator, 1Password of Authy.
4. Scan de QR-code, of voer de getoonde sleutel in.
5. Voer de 6-cijferige code uit de app in en druk op Bevestigen en inschakelen.
6. Bewaar de Herstelcodes op een veilige plek.

Elke herstelcode werkt één keer, als je je telefoon kwijtraakt. Je kunt op elk moment Nieuwe herstelcodes aanmaken; de oude werken dan niet meer. Druk op Uitschakelen en bevestig met je wachtwoord om tweestapsverificatie uit te zetten.

Tweestapsverificatie geldt ook wanneer je inlogt met een sociale login. Je krijgt een e-mail telkens wanneer tweestapsverificatie wordt aan- of uitgezet, of nieuwe herstelcodes worden gemaakt.

Je wachtwoord en inlogsessies

• Wijzig je wachtwoord onder Instellingen → Beveiliging → Wachtwoord. Het moet minstens 8 tekens bevatten, met letters en cijfers. Je krijgt een e-mail wanneer het wijzigt.
• Het wijzigen van je e-mailadres onder Instellingen → Profiel wordt pas van kracht nadat je de bevestigingslink opent die naar het nieuwe adres is gestuurd.
• Na meerdere verkeerde wachtwoorden achter elkaar wordt inloggen kort gepauzeerd.

Tip: We mailen je wanneer je account inlogt vanaf een browser of apparaat dat nog niet eerder is gebruikt. Herken je dit niet, wijzig dan je wachtwoord en log overal elders uit.

Sessies bekijken en beëindigen

Onder Instellingen → Beveiliging:

• Aangemelde apparaten toont de browsers waarmee je account heeft ingelogd, met wanneer elk voor het laatst is gebruikt. Vergeten verwijdert er een uit de lijst, zodat inloggen ermee je opnieuw waarschuwt.
• Overal elders uitloggen beëindigt elke andere sessie en behoudt alleen de browser die je gebruikt. Bevestig met je wachtwoord.
• Browsersessies → Andere sessies uitloggen doet hetzelfde voor andere apparaten waarop je bent ingelogd.

Wie gesprekken en opnames kan zien

Toegang volgt de rollen in je werkruimte. Iedereen in de werkruimte, inclusief kijkers, kan gesprekken, transcripten en opnames zien. Alleen eigenaren en beheerders kunnen gesprekken verwijderen, telefoonnummers beheren, API-sleutels aanmaken en integraties koppelen. Geef mensen de laagste rol die ze nodig hebben. Zie Nodig je team uit en stel rollen in.

Eigenaren en beheerders kunnen Recente activiteit zien op de pagina Leden: wijzigingen aan leden, assistenten, nummers en API-sleutels, en wie ze heeft gemaakt.

Gespreksopname

Opname staat uit voor een nieuwe assistent. Je zet het per assistent aan onder Assistenten → Bewerken → Gespreksinstellingen → Opname, met Gesprekken opnemen. Bellers vertellen dat het gesprek wordt opgenomen staat standaard aan en zegt dit aan het begin van de begroeting, in de taal van de beller. Op veel plekken is dit wettelijk verplicht. Zie Opname en toestemming.

Hoe lang gegevens worden bewaard

Standaard worden transcripten en opnames bewaard zolang de werkruimte bestaat. Bij het abonnement Scale kunnen eigenaren en beheerders een limiet instellen:

1. Open Instellingen en selecteer het tabblad Werkruimte.
2. Kies onder Transcripties en opnames bewaren voor 1 jaar, 6 maanden, 90 dagen, 30 dagen, 7 dagen, of Geen bewaring — transcripties en audio nooit opslaan.
3. Druk op Werkruimte opslaan.

Oudere transcripten, opnames en voicemails worden elke nacht verwijderd. Samenvattingen en uitkomsten blijven bewaard. Bij geen bewaring worden het transcript en de audio verwijderd zodra de samenvatting is geschreven.

Gegevens verwijderen

Het verwijderen van een werkruimte verwijdert alle assistenten, nummers, gesprekken en leden ervan definitief. De telefoonnummers ervan gaan terug naar de telefoonmaatschappij, live gesprekken eindigen en het abonnement stopt. Elk lid krijgt een e-mail.

Het verwijderen van je account plant deze in voor verwijdering over 30 dagen. Abonnementen stoppen meteen met verlengen, en telefoonnummers worden bij hun volgende verlenging vrijgegeven en kunnen niet worden hersteld. Opnieuw inloggen binnen de 30 dagen annuleert de verwijdering. Ben je eigenaar van een werkruimte met andere leden, draag dan eerst het eigenaarschap over.

Je gegevens exporteren

• Mijn gegevens downloaden (Instellingen → Profiel → Je gegevens): alles wat we over jou als persoon opslaan, als JSON-bestand.
• Werkruimtegegevens exporteren (Instellingen → Werkruimte → Werkruimte exporteren): leden, assistenten, nummers, webhooks en elk gesprek met zijn transcript, als één JSON-bestand. Alleen de eigenaar kan exporteren.
• Losse gesprekken: download het transcript (tekst of JSON) of de opname vanaf de gesprekspagina.
• Lijsten: gesprekken, contacten, afspraken, bestellingen, reserveringen, inboxitems en leden kunnen als CSV worden geëxporteerd vanaf hun pagina's.

Hoe we met gevoelige gegevens omgaan

• API-sleutels worden één keer getoond wanneer je ze aanmaakt en alleen als vingerafdruk opgeslagen, zodat niemand ze kan terughalen. Zie API-sleutels en scopes.
• De inloggegevens die je invoert voor gekoppelde apps worden versleuteld opgeslagen.
• Het rekeningnummer en de pincode die je invoert om een nummer naar ons over te zetten, worden versleuteld opgeslagen.
• Documenten voor telefoonnummers en nummeroverzettingen gaan rechtstreeks naar de telefoonmaatschappij voor beoordeling. Wij bewaren ze niet.

Als we je ooit vragen om je identiteit te verifiëren, worden de foto's van je identiteitsbewijs 30 dagen na onze beslissing verwijderd.

Lees voor alle details het privacybeleid en de verwerkersovereenkomst op /legal/privacy en /legal/dpa.