Gespreksopname en toestemming

Ringhum kan de audio van elk gesprek naast zijn transcript bewaren, zodat je precies kunt terugluisteren wat er is gezegd. Opname wordt per assistent ingesteld en staat standaard uit voor nieuwe assistenten. Staat het aan, dan kan de assistent elke beller vertellen dat het gesprek wordt opgenomen, in de taal van de beller. Transcripten en samenvattingen worden voor elk gesprek aangemaakt, of je de audio nu opneemt of niet.

Opname aan- of uitzetten

1. Open Assistenten en selecteer de assistent.
2. Open het tabblad Gespreksinstellingen.
3. Zet in het kaartje Opname Gesprekken opnemen aan of uit.
4. Klik op Wijzigingen opslaan.

De instelling geldt voor elk gesprek dat deze assistent afhandelt: telefoongesprekken, WhatsApp-gesprekken, gesprekken via de websitewidget en uitgaande gesprekken.

Bellers vertellen dat het gesprek wordt opgenomen

Op veel plekken vereist de wet dat je mensen vertelt wanneer een gesprek wordt opgenomen. Verschillende Amerikaanse staten en de EU horen daarbij. Staat Gesprekken opnemen aan, dan verschijnt er een tweede optie:

• Bellers vertellen dat het gesprek wordt opgenomen: standaard aan. De assistent zegt een korte melding aan het begin van het gesprek, vlak voor zijn welkomstbericht.

De standaardmelding is één zin, zoals "Dit gesprek wordt opgenomen." Deze wordt in de taal van de beller gezegd. Begroet je assistent bellers in meerdere talen, dan krijgt elke begroeting de melding in zijn eigen taal. De standaardzin is beschikbaar in het Engels, Duits, Spaans, Frans, Italiaans, Nederlands, Portugees, Pools, Zweeds, Deens, Noors, Fins, Tsjechisch, Roemeens, Hongaars, Grieks, Turks, Russisch, Oekraïens, Indonesisch, Hindi, Japans, Koreaans en Chinees. Andere talen gebruiken de Engelse zin.

Je eigen formulering gebruiken

Voer je tekst in bij Eigen formulering (optioneel), tot 200 tekens. Bijvoorbeeld: "Dit gesprek kan worden opgenomen voor training en kwaliteitsdoeleinden."

Belangrijk: Je eigen formulering wordt precies zo gebruikt als je hem schrijft, voor elke beller en elke taal. Spreken je bellers verschillende talen, laat het veld dan leeg om de standaardzin te gebruiken in de taal van elke beller, of schrijf je melding in alle talen die je nodig hebt.

Let op: Je bent zelf verantwoordelijk voor het naleven van de opnamewetten die gelden voor je bedrijf en je bellers. Twijfel je, raadpleeg dan een juridisch adviseur. De melding ingeschakeld houden is de veiligste keuze.

Zet je de melding uit, dan worden gesprekken nog steeds opgenomen, maar kondigt de assistent dit niet aan.

Een opname beluisteren

Open Gesprekken en selecteer een gesprek. Is het gesprek opgenomen, dan verschijnt er een audiospeler bovenaan de kaart Transcriptie. Je kunt de opname afspelen, pauzeren en doorspoelen terwijl je het transcript leest.

Opnames worden privé opgeslagen. Ze zijn nooit openbaar toegankelijk en worden alleen gestreamd naar ingelogde leden van je werkruimte.

Wie kan beluisteren, downloaden en verwijderen

Zie Nodig je team uit voor hoe rollen werken.

Een opname of transcript downloaden

1. Open het gesprek.
2. Klik rechtsboven op het menu Meer (de drie puntjes).
3. Kies Opname downloaden (.wav).

Hetzelfde menu biedt Transcriptie downloaden (.txt) en Downloaden als JSON.

Een opname verwijderen

Verwijder het hele gesprek om een opname te verwijderen:

1. Open het gesprek.
2. Klik op het menu Meer en kies Gesprek verwijderen.
3. Bevestig.

Dit verwijdert de opname, het transcript, de samenvatting en de geëxtraheerde gegevens definitief. Een gesprek dat nog bezig is, kan niet worden verwijderd.

Opnames voor beperkte tijd bewaren

Bij het abonnement Scale kun je oude transcripten en opnames automatisch laten verwijderen:

1. Open Instellingen en ga naar het tabblad Werkruimte.
2. Kies onder Transcripties en opnames bewaren voor een periode van 7 dagen tot 1 jaar, of Altijd (standaard).

Oudere transcripten, opnames en voicemails worden elke nacht verwijderd. Samenvattingen en uitkomsten blijven bewaard.

Je kunt ook kiezen voor Geen bewaring — transcripties en audio nooit opslaan. Bij geen bewaring wordt geen enkel gesprek opgenomen, ook niet als Gesprekken opnemen aanstaat, en wordt het transcript verwijderd zodra de samenvatting is geschreven.

Problemen oplossen

Er staat geen audiospeler bij een gesprek. Opname stond uit voor de assistent toen het gesprek plaatsvond, je werkruimte gebruikt geen bewaring, of de opname is verwijderd door je bewaartermijn.

"De opname kon nu niet worden verwijderd. Probeer het over een minuut opnieuw." De opname kon niet uit de opslag worden verwijderd, dus het gesprek is behouden. Wacht een minuut en verwijder het opnieuw.

"Een gesprek kan niet worden verwijderd terwijl het nog bezig is." Wacht tot het gesprek is afgelopen en verwijder het daarna.