Uitgaande gesprekken en campagnes

Met een campagne laat je je assistent een lijst met je contacten voor je bellen: afspraakherinneringen, bevestigingen, follow-ups of korte enquêtes. Je kiest de assistent, de contacten, de dagen en tijden waarop hij mag bellen, en wat hij moet zeggen. Ringhum plaatst de gesprekken binnen dat venster, probeert het opnieuw bij mensen die niet opnemen, en toont het resultaat van elk gesprek.

Uitgaande campagnes zijn inbegrepen bij de abonnementen Team en Scale.

Wat je nodig hebt

• Het abonnement Team of Scale.
• Een assistent om de gesprekken te plaatsen.
• Een telefoonnummer in je werkruimte om vanaf te bellen.
• Contacten met een telefoonnummer onder Contacten. Deze worden opgebouwd uit gesprekken, of je kunt ze toevoegen met CSV importeren op de pagina Contacten. Labels en opgeslagen segmenten maken het makkelijk om de juiste groep te kiezen.

Er zijn geen vaste campagnetypes. Waar een campagne voor dient, wordt bepaald door de assistent die je kiest en de instructies die je hem voor die campagne geeft.

Een campagne aanmaken

1. Open Campagnes en klik op Nieuwe campagne.
2. Voer een Naam in, bijvoorbeeld "Herinneringen controlebezoek — maart", en kies de Assistent die de gesprekken voert.
3. Klik op Aanmaken. De campagne opent als Concept.

Instellen

Onder Instellingen op de campagnepagina:

Klik op Instellingen opslaan.

De extra instructies zijn de plek waar je zegt waar het gesprek over gaat. Bijvoorbeeld: "Je belt om de patiënt te herinneren aan zijn aankomende controle en de aanwezigheid te bevestigen. Kan hij niet komen, bied dan aan een nieuwe tijd te boeken." De assistent behoudt al zijn gebruikelijke kennis en vaardigheden, dus hij kan tijdens hetzelfde gesprek boeken, verzetten of een bericht aannemen als die vaardigheden aanstaan. Zie Goede instructies schrijven.

Belangrijk: Het belvenster gebruikt de tijdzone van je werkruimte, niet de lokale tijd van elk contact. Bel je mensen in andere tijdzones, stel het venster dan zo in dat het voor iedereen past.

Contacten toevoegen

Gebruik Contacten toevoegen op de campagnepagina:

• Op label: kies een label en voeg iedereen ermee toe.
• Op opgeslagen segment: kies een segment uit Contacten.
• Zoeken: typ een Naam of nummer, vink mensen aan en klik op Selectie toevoegen.
• Iedereen: Alle contacten toevoegen voegt elk contact met een telefoonnummer toe.

Contacten zonder telefoonnummer worden niet toegevoegd, en een contact wordt nooit twee keer toegevoegd. Je kunt een contact verwijderen zolang het nog in afwachting is.

Starten, pauzeren en afronden

1. Klik op Starten. Ligt Starten op in de toekomst, dan is de campagne Ingepland. Anders is deze Actief, en gaan gesprekken binnen het venster uit.
2. Klik op Pauzeren om te stoppen met nieuwe gesprekken plaatsen. Gesprekken die al bezig zijn, worden afgerond. Klik op Hervatten om verder te gaan.
3. Wanneer elk contact is bereikt of al zijn pogingen heeft gebruikt, is de campagne Voltooid.

Annuleren stopt de campagne voorgoed: contacten in afwachting worden niet gebeld en de campagne kan niet opnieuw worden gestart. Campagne verwijderen onder Gevarenzone verwijdert deze.

Wie op Starten klikt, krijgt een e-mail dat de campagne is gestart. De persoon die de campagne heeft aangemaakt, krijgt een e-mail wanneer deze afrondt, of als deze geblokkeerd is omdat de assistent ervan is verwijderd of er geen nummer is om vanaf te bellen. Deze e-mails volgen de schakelaar Campagne-updates onder Instellingen → Meldingen. Een afgeronde campagne verstuurt ook het webhook-event campaign.completed.

Resultaten

De campagnepagina toont de voortgang, de Gesprekstijd in factureerbare minuten, Recente gesprekken, en elk contact met zijn status, pogingen, laatste poging en resultaat. Klik op een gesprek om het transcript en de samenvatting te lezen. Resultaten exporteren downloadt de lijst.

• Een contact telt als Bereikt wanneer het gesprek tot stand kwam en langer dan 5 seconden duurde.
• Gesprekken die niet worden opgenomen, of die mislukken, worden na Opnieuw na (min) opnieuw geprobeerd totdat Pogingen op is.

A/B-test je script

1. Klik op Een A/B-test uitvoeren.
2. Schrijf Instructies voor variant B, bijvoorbeeld een andere opening of aanbieding.
3. Stel Aandeel contacten naar B (%) in en sla op.

Contacten worden willekeurig verdeeld over de twee scripts. De kaart Bereik en resultaten per script vergelijkt ze. Een succes is een gesprek dat een afspraak boekte, het verzoek oploste of werd doorverbonden. Zodra elk script minstens 5 contacten heeft bereikt, wordt het betere script gemarkeerd als Aan kop. Laat de instructies voor B leeg om de test uit te zetten.

Niet bellen en toestemming

• Contacten die op hun contactpagina zijn gemarkeerd als Niet bellen worden altijd overgeslagen, ook als ze al aan de campagne waren toegevoegd voordat ze zo werden gemarkeerd.
• Gesprekken gaan alleen uit binnen het venster en op de dagen die je hebt ingesteld.
• Gesprekken naar 0900-nummers en andere niet-ondersteunde bestemmingen worden geweigerd.

Ringhum controleert niet of een contact toestemming heeft gegeven om gebeld te worden. Zorg voordat je start dat je toestemming hebt om de mensen op je lijst te bellen volgens de regels die voor jou gelden, en markeer iedereen die vraagt niet gebeld te worden als Niet bellen. Neem je gesprekken op, zie dan Opname en toestemming.

Facturatie

Campagnegesprekken gebruiken je minuten zoals elk ander gesprek. Een uitgaande minuut wordt geprijsd op basis van het land dat je belt, dus een gesprek naar een duur land gebruikt meerdere abonnementsminuten per minuut. Gesprekstarieven in de zijbalk vermeldt de tarieven. Zodra de minuten van je abonnement op zijn, komen verdere minuten uit je tegoed. Zie Hoe minuten worden geteld.

Campagnegesprekken tellen ook mee voor de limiet van je abonnement voor gelijktijdige gesprekken, samen met inkomende gesprekken.

Problemen oplossen

De campagne is actief, maar er gaan geen gesprekken uit. Controleer of de huidige tijd binnen Venster van en Venster tot valt in de getoonde tijdzone, op een van de gekozen Dagen, en na Starten op. Controleer of de campagne nog contacten in afwachting heeft.

Veel contacten tonen mislukt. Een gesprek kan niet worden geplaatst wanneer de werkruimte op zijn limiet van gelijktijdige gesprekken zit, of wanneer je tegoed leeg is en de minuten van het abonnement op zijn. Verlaag Gelijktijdige gesprekken, voeg tegoed toe onder Facturatie, of upgrade.

"Voeg eerst contacten toe." De campagne heeft geen contacten in afwachting. Voeg er een paar toe voordat je op Starten klikt.

"Deze campagne is beëindigd en kan niet opnieuw worden gestart." Voltooide en geannuleerde campagnes kunnen niet opnieuw worden gestart. Maak een nieuwe campagne aan met de contacten die je nog wilt bellen.