Nodig je team uit en stel rollen in

Een werkruimte is gedeeld: iedereen die je uitnodigt ziet dezelfde assistenten, nummers, gesprekken en inbox. Elke persoon heeft een rol die bepaalt wat hij kan zien en wijzigen, zodat een receptioniste berichten kan afhandelen zonder de facturatie te kunnen wijzigen of nummers te verwijderen. Je beheert mensen op de pagina Leden.

Iemand uitnodigen

Je moet eigenaar of beheerder zijn.

1. Open Leden in de zijbalk.
2. Druk op Lid uitnodigen.
3. Voer het E-mail-adres in en kies een Rol.
4. Druk op Uitnodiging versturen.

Ze krijgen een e-mail met een link om deel te nemen. De link werkt zeven dagen. Hebben ze al een account, dan zien ze de uitnodiging ook in hun meldingen. Zo niet, dan maken ze via de link een account aan, met het e-mailadres waarnaar de uitnodiging is gestuurd.

Onder Openstaande uitnodigingen kun je een uitnodiging Opnieuw versturen, waardoor deze nog eens zeven dagen geldig wordt, of Annuleren.

Tip: De uitnodiging is gekoppeld aan het e-mailadres. Opent iemand deze terwijl hij is ingelogd met een ander adres, dan ziet hij Verkeerd account en kan hij uitloggen en wisselen.

Rollen

Elke werkruimte heeft precies één eigenaar, meestal de persoon die haar heeft aangemaakt. Wanneer je iemand uitnodigt, kun je kiezen tussen Beheerder, Lid of Kijker.

Wat elke rol kan doen

De kaart Rollen op de pagina Leden toont hetzelfde overzicht.

Let op: Wanneer een lid of beheerder een assistent aanmaakt of wijzigt, krijgt de eigenaar hier een e-mail over.

Een rol wijzigen of iemand verwijderen

Op de pagina Leden kunnen eigenaren en beheerders de rol van een persoon wijzigen vanuit de lijst, of het menu op hun rij openen en Uit werkruimte verwijderen kiezen. De persoon krijgt in beide gevallen een e-mail. Beheerders kunnen niemand een rol geven die hoger is dan hun eigen rol.

Druk op Werkruimte verlaten om zelf een werkruimte te verlaten. Je verliest dan toegang tot de assistenten en gesprekken ervan.

Eigenaarschap overdragen

Alleen de eigenaar kan dit doen. Open het menu op de rij van de nieuwe eigenaar en kies Eigenaarschap overdragen. Diegene wordt de eigenaar, en jij wordt beheerder. Jullie krijgen allebei een e-mail.

De eigenaar kan niet worden verwijderd en kan de werkruimte niet verlaten. Draag eerst het eigenaarschap over.

Plekken per abonnement

Elke persoon in de werkruimte neemt een plek in, inclusief jijzelf. Uitnodigingen die nog openstaan en niet verlopen zijn, nemen ook een plek in.

De pagina Leden toont hoeveel plekken er gebruikt zijn. Zijn er geen meer over, dan toont Lid uitnodigen de melding Je abonnement heeft geen vrije plekken meer. Upgrade via Facturatie, of annuleer een openstaande uitnodiging om een plek vrij te maken. Zie Abonnement wijzigen.

Meerdere werkruimtes

Een werkruimte heeft zijn eigen assistenten, nummers, leden en abonnement. Gebruik aparte werkruimtes voor aparte bedrijven of merken.

• Open het werkruimtemenu bovenaan de zijbalk en kies een andere werkruimte om te wisselen.
• Open hetzelfde menu, kies Nieuwe werkruimte, voer een Naam van de werkruimte in en druk op Werkruimte aanmaken om er een aan te maken. Je doorloopt daarvoor de begeleide installatie.

Hoeveel werkruimtes je kunt bezitten hangt af van je abonnement: 1 bij Starter en Solo, 3 bij Team, en 3 bij Scale, waar je er meer kunt toevoegen. Uitgenodigd worden voor de werkruimte van iemand anders telt niet mee voor je eigen limiet.

Recente activiteit en exports

Eigenaren en beheerders zien Recente activiteit op de pagina Leden: wie leden, assistenten, nummers en API-sleutels heeft gewijzigd, en wanneer. Druk op CSV exporteren om de ledenlijst te downloaden.

Problemen oplossen

"Die persoon is al lid van deze werkruimte." Diegene is al toegetreden. Wijzig in plaats daarvan zijn rol in de lijst.

"Deze werkruimte heeft geen vrije plekken meer op zijn abonnement. Vraag de eigenaar om te upgraden." De persoon die de uitnodiging aanneemt, ziet dit wanneer de werkruimte inmiddels vol is geraakt. Maak een plek vrij of upgrade, en verstuur de uitnodiging daarna opnieuw.

"Deze uitnodiging is verlopen." Uitnodigingen zijn zeven dagen geldig. Vraag een eigenaar of beheerder om op Opnieuw versturen te drukken.

"Deze uitnodiging is niet meer geldig." Ze is geannuleerd of al gebruikt. Vraag om een nieuwe.