Værelser, reservationer og kalendersynkronisering

Hvis du driver et hotel, et gæstehus eller en feriebolig, kan din assistent tage imod værelsesreservationer. Den tjekker, hvilke værelsestyper der er ledige på den opkaldendes datoer, oplyser prisen ud fra dine priser, indsamler gæstens oplysninger og booker opholdet. Kalendersynkronisering med Booking.com, Airbnb og VRBO forhindrer, at de samme nætter bliver solgt to gange.

Reservationer virker på alle planer.

Før du starter

Siderne er Reservationer og Værelser & priser i afsnittet Drift i sidebjælken. De vises som standard, når Branche under Virksomhed → Profil er sat til Hotel / gæstfrihed, og for ethvert workspace, der allerede har værelsestyper. Hvis du ikke ser dem, skal du klikke på Tilpas denne menu ved siden af Drift og slå dem til.

Trin 1: Tilføj dine værelsestyper

Åbn Værelser & priser, og klik på Tilføj værelsestype. En værelsestype er en slags værelse, du udlejer, som f.eks. "Dobbeltværelse med havudsigt". Udfyld:

• Navn og eventuelt Kategori.
• Pris pr. nat.
• Antal af dette værelse: hvor mange identiske enheder der kan bookes samtidig.
• Voksne og Børn: hvor mange gæster én enhed sover. Børn kommer oven i voksne.
• Faciliteter (adskilt med komma) og Beskrivelse. Assistenten læser dem op, når der spørges, for eksempel "har det badekar?".
• Kan bookes. Lukkede værelsestyper tilbydes ikke til opkaldende.

For at tage mere i højsæson eller på helligdage skal du klikke på Tilføj pris under Sæsonpriser og indtaste et datointerval og en pris pr. nat. Hver nat i et ophold prissættes for sig, så et ophold, der strækker sig ind i højsæsonen, prissættes korrekt. Uden sæsonpriser gælder prisen pr. nat hele året.

Trin 2: Indstil dine husregler

På fanen Hotelindstillinger:

Klik på Gem indstillinger.

Trin 3: Slå reservationer til for assistenten

1. Åbn Assistenter, derefter assistenten, derefter fanen Evner.
2. Slå Tag imod værelsesreservationer til, og gem.

Fanen bekræfter derefter, hvor mange værelsestyper assistenten tager imod reservationer for.

Sådan booker assistenten et ophold

1. Den spørger om indtjeknings- og udtjekningsdatoer (eller ankomstdatoen og antal nætter) samt antal voksne og børn.
2. Den tjekker, hvilke værelsestyper der er ledige og store nok, og tilbyder dem med prisen pr. nat og totalbeløbet.
3. Når den opkaldende vælger et værelse, læser den opsummeringen op, får gæstens navn og, hvis de ønsker en bekræftelsesmail, deres e-mailadresse.
4. Den booker kun opholdet, efter den opkaldende siger ja, og giver derefter reservationsnummeret og indtjekningstidspunktet.

En værelsestype er ledig, når færre enheder er booket for nogen af de nætter, end Antal af dette værelse angiver. Anmodede, bekræftede og indtjekkede reservationer tæller med, herunder nætter blokeret af dine andre bookingkanaler.

Gæsten får en bekræftelse via e-mail, hvis de har oplyst en, og via sms, hvis dit workspace kan sende sms til dem. Med automatisk bekræftelse slået fra siger sms'en, at reservationen er modtaget, og at du bekræfter den snarest. De får en anden besked, når du bekræfter den.

Opkaldende kan også spørge om et ophold, de har booket. Assistenten finder den opkaldendes egne reservationer ud fra det nummer, de ringer fra, og kan annullere en før indtjekning. Den nævner derefter din afbestillingspolitik.

Siden Reservationer

Reservationer viser Ankomster i dag og Afrejser i dag øverst, derefter dine kommende ophold. Filtrer efter status, eller søg efter reservationsnummer, gæst eller telefon. Eksportér CSV downloader listen.

Åbn en reservation for at flytte den gennem dens statusser: Bekræft, Check ind, Check ud, Udeblevet eller Annuller reservation. En årsag, du angiver ved annullering, sendes til gæsten.

For at tilføje et ophold manuelt skal du klikke på Ny reservation, vælge datoer og gæster og klikke på Tjek ledighed. Tjekket tæller også blokeringer fra Booking.com og Airbnb med. Priser kommer fra værelsestypen og dens sæsonpriser. Reservationer tilføjet manuelt springer minimums- og maksimumsopholdet over.

Teammedlemmer, der har Reservationer slået til under Indstillinger → Notifikationer, får besked om nye og annullerede reservationer.

Kalendersynkronisering med Booking.com, Airbnb og VRBO

Kalendersynkronisering fungerer via iCal-links i begge retninger. Kun blokerede datoer udveksles. Priser, gæstenavne og andre detaljer gør ikke, og det er ikke en direkte forbindelse til de sider.

Hver værelsestype har sin egen kalender på fanen Kalendersynkronisering under Værelser & priser:

• Eksportadresse: et link til de nætter, der er booket i Ringhum. Du indsætter det i Booking.com, Airbnb eller VRBO, så de blokerer de nætter. Gæster der ser kun "Reserveret via Ringhum", aldrig navne.
• Importerede kalendere: eksportlinkene fra de sider. Deres bookinger blokerer derefter værelset i Ringhum og vises på siden Reservationer som importerede blokeringer.

Tilslut en kanal

1. I Ringhum skal du åbne Værelser & priser → Kalendersynkronisering og klikke på Kopiér ved siden af værelsestypens Eksportadresse.
2. På kanalen skal du åbne kalendersynkroniseringsindstillingerne for den matchende annonce eller det matchende værelse og tilføje en ny importeret kalender med den adresse:
   • Booking.com: i Extranet, gå til Priser & tilgængelighed → Synkroniser kalendere.
   • Airbnb: åbn annoncens Tilgængelighed-indstillinger, og find Forbind kalendere (eller Synkroniser kalendere).
   • VRBO: åbn annoncens kalender, og find indstillingerne for import- og eksportkalender.
3. På den samme kanalside skal du kopiere kanalens eget eksportlink.
4. Tilbage i Ringhum skal du klikke på Rediger på værelsestypen, klikke på Tilføj kalender under Importer kalendere, give den et Mærkat som f.eks. "Airbnb" og indsætte linket.
5. Klik på Gem, og derefter Synkroniser nu for at læse det med det samme.

Bemærk: Kanalernes menunavne ændrer sig fra tid til anden. Hvis du ikke kan finde dem, kan du søge på deres hjælpesider efter "synkroniser kalendere" eller "iCal".

Hvor ofte det opdateres

• Ringhum læser importerede kalendere hver time. Synkroniser nu læser dem med det samme. Kortet viser Sidst synkroniseret og hvor mange importerede blokeringer der ligger forude, eller fejlen, hvis et link ikke kunne læses.
• Kanalerne læser Ringhums eksportadresse efter deres egen tidsplan, som regel hver par timer. Et ophold booket over telefonen kan tage lidt tid om at vise sig som blokeret der.
• De fleste kanaler viser én enhed pr. kalender, så hver importeret booking blokerer én enhed af værelsestypen. En værelsestype med flere enheder kan have flere importerede kalendere, én pr. annonce.

Importerede blokeringer administreres på kanalen. Når en booking fjernes der, forsvinder blokeringen fra Ringhum ved næste synkronisering. De sender ikke gæstebeskeder eller teamnotifikationer fra Ringhum.

Vigtigt: Generer adresse igen opretter en ny eksportadresse. Den gamle holder op med at virke, alle steder den er indsat, så indsæt den nye i hver kanal igen.

Fejlfinding

Assistenten siger, et værelse er fuldt, men det ser ledigt ud. Tjek Reservationer for importerede blokeringer på de nætter, og tjek, at Antal af dette værelse er korrekt.

En importeret kalender viser en fejl. Kopiér eksportlinket fra kanalen igen, og erstat det i værelsestypen. Linket skal være en fuld https://-adresse.

En gæst fik ikke en bekræftelse. Reservationen skal have en e-mailadresse eller et telefonnummer, dit workspace kan sende sms til.