Hvad din assistent kan gøre: evner forklaret

Evner afgør, hvad din assistent må gøre i en samtale, ud over at tale. Hver enkelt er en kontakt på assistentens fane Evner. Evner gælder for telefonopkald og i chats: WhatsApp, tekstbeskeder og webside-chatten.

Hvor du finder dem

1. Åbn Assistenter, og klik på assistenten.
2. Gå til fanen Evner.
3. Slå evner til eller fra.
4. Klik på Gem ændringer.

Panelet Forhåndsvisning til højre viser de evner, der er slået til. En ny assistent starter med Besvar spørgsmål og Tag imod en besked slået til.

Evnerne i overblik

Besvar spørgsmål

Assistenten svarer ud fra din virksomhedsprofil, FAQ og videnbase. Ved specifikke spørgsmål om priser, betingelser eller produkter søger den først i din viden. Hvis der ikke kommer noget relevant frem, siger den, at nogen vil følge op, i stedet for at gætte. Se Byg din assistents videnbase.

Tag imod en besked

Når assistenten ikke kan hjælpe, eller den opkaldende har brug for en person, tager den imod en besked eller aftaler et tilbagekald. Den spørger først om den opkaldendes navn. Nummeret, personen ringer fra, gemmes automatisk, så den spørger kun om et nummer, hvis personen ønsker at blive kontaktet på et andet. Beskeden havner i din Indbakke, og dit team bliver notificeret. En besked kan markeres som hastende.

Vi anbefaler at lade den være slået til, så alle opkaldende, der har brug for en person, efterlader deres oplysninger. Se Beskeder, tilbagekald og hasteopkald.

Book aftaler

Assistenten spørger, hvad besøget drejer sig om, tjekker ledighed, tilbyder to eller tre konkrete tidspunkter, bekræfter den opkaldendes navn og e-mailadresse og booker. Den kan også finde, omlægge og annullere den opkaldendes egne aftaler. Den finder aldrig på ledighed.

Ledighed kommer fra dine åbningstider, helligdage, bookingregler og ydelser på siden Virksomhed. Når evnen er slået til, viser fanen en note om Kalenderforbindelse: tilslut Google Calendar eller Calendly på siden Integrationer, eller modtag appointment.booked-webhooks og book i dit eget system.

Selve aftalebookingen foretaget af assistenten er ikke begrænset til en plan. Se Bookingregler.

Tag imod ordrer

Assistenten tager imod ordrer vare for vare fra dit menukort, spørger kun om nødvendige valg som størrelse, giver et tilbud med totalbeløbet, spørger om det er til afhentning eller levering, læser ordren op og afgiver den kun, efter den opkaldende siger ja. Ordrer havner på siden Ordrer.

Fanen fortæller, hvor mange varer assistenten kan sælge. Hvis den viser Dit menukort er tomt, skal du tilføje produkter under Menukort & bestillingsindstillinger. Assistenten tager kun imod ordrer, når dit menukort har mindst én tilgængelig vare. Se Tag imod ordrer.

Tag imod værelsesreservationer

Assistenten spørger om datoer og antal gæster, tjekker hvilke værelsestyper der er ledige, oplyser pris pr. nat og totalbeløb, læser alt op og booker kun, efter den opkaldende bekræfter. Ophold havner på siden Reservationer.

Hvis fanen viser Ingen værelsestyper endnu, skal du tilføje værelsestyper med kapacitet og priser under Værelser & hotelindstillinger. Se Hotelreservationer.

Send e-mail

Assistenten kan sende den opkaldende de oplysninger, de beder om, via e-mail, for eksempel din adresse, åbningstider, en prisliste, et link eller en opsummering. Den spørger om e-mailadressen og staver den tilbage, før den sender.

Med Send e-mail eller Book aftaler slået til kan assistenten også sende den opkaldende en kort besked, for eksempel en adresse eller et link, efter at have bedt om tilladelse. Den sendes på WhatsApp, hvis den opkaldende har skrevet til dig der inden for de sidste 24 timer, ellers som en tekstbesked, hvis dit workspace kan sende sms'er. Afsendelse af tekstbeskeder er en del af planerne Solo, Team og Scale og kræver et nummer godkendt til sms. Se Tekstbeskeder.

Indsaml information

Med Indsaml information slået til vises et kort Indsaml information under evnerne. Brug det til at angive de detaljer, du vil have fra hvert opkald.

1. Klik på Tilføj variabel.
2. I den første boks skal du indtaste et navn med små bogstaver, tal og understregninger, for eksempel order_number. Op til 40 tegn.
3. I den anden boks skal du beskrive den, for eksempel "Den opkaldendes ordrenummer, f.eks. NS-10422". Op til 160 tegn.
4. Klik på Gem ændringer.

Assistenten indsamler disse detaljer naturligt undervejs i samtalen og gemmer dem, sammen med den opkaldendes navn og e-mail, på deres kontaktkort. De vises også ved opkaldet som udtrukne detaljer og i opsummeringsmailen, der sendes efter hvert opkald.

Hvad evner ikke kan gøre

• Overføre opkald. Assistenten stiller ikke opkald om til en person. Den tager i stedet imod en besked eller en anmodning om tilbagekald. Et teammedlem kan stadig overtage et live-opkald med Overtag på opkaldets side. Se Beskeder, tilbagekald og hasteopkald.
• Handle senere. Assistenten kan ikke ringe, skrive eller sende e-mail til nogen senere eller sætte påmindelser. Når nogen vil have gjort noget senere, siger den, at teamet vender tilbage.
• Påstå, at noget er sket, når det ikke er. Den siger aldrig, at den har booket, sendt eller gemt noget, medmindre det faktisk lykkedes under samtalen.

Ofte stillede spørgsmål

Jeg slog en evne til, men assistenten bruger den ikke. Klik på Gem ændringer; evner gælder fra det næste opkald. For ordrer og reservationer skal du tjekke, at dit menukort eller dine værelsestyper har mindst én tilgængelig vare. Hvis der ikke vises en note om dit menukort eller dine værelser på fanen Evner, efter du har slået evnen til, er ordrer eller reservationer ikke slået til for dit workspace. Kontakt support.

Koster evner ekstra? Nej. Evner prissættes ikke separat. Samtaler bruger minutter som normalt. Se Sådan tælles minutter.

Kan jeg teste en evne uden en rigtig booking? Ja. På fanen Playground simuleres bookinger og beskeder. På et testopkald kan assistenten højst afgive tre ordrer eller booke tre ophold.