Åbningstider og adfærd uden for åbningstid

Din assistent kan svare døgnet rundt. Åbningstider lader dig bestemme, hvad der sker, når du har lukket: assistenten bliver ved med at svare, eller opkaldende hører en kort hilsen og lægger en voicemail. Denne artikel forklarer begge muligheder og de andre indstillinger, der fortæller assistenten, hvornår du har åbent.

To steder, der beskriver dine åbningstider

Ringhum har to relaterede indstillinger. Det hjælper at vide, hvad hver af dem gør.

Begge bruger dit workspaces tidszone. Tjek den under Indstillinger → Workspace → Workspacets tidszone.

Vigtigt: Hold de to i trit med hinanden. Hvis dine åbningstider på siden Virksomhed siger, at du lukker kl. 18, skal du også indstille assistentens åbningstider til at lukke kl. 18.

Indstil dine åbningstider

1. Gå til Virksomhed, og åbn fanen Åbningstider & booking.
2. Under Åbningstider skal du indstille tiderne for hver dag. Brug + Tilføj tider for et andet interval, for eksempel omkring en frokostpause. Markér en dag som Lukket, hvis du ikke har åbent.
3. Kopiér mandag til tir.-fre. sparer dig for at skrive det samme, når hverdagene er ens.
4. Under Helligdage & lukkedage skal du klikke på + Tilføj en lukkedag for hver dag, du har lukket. Assistenten fortæller opkaldende, at du har lukket, og booker ikke disse dage.
5. Klik på Gem tider & regler.

Disse tider er en del af de virksomhedsoplysninger, assistenten modtager, når Brug virksomhedsprofilen er slået til. Assistenten kender også dagens dato og det aktuelle klokkeslæt, hvor din virksomhed ligger, så den kan fortælle en opkaldende, om du har åbent lige nu.

Slå åbningstider til for en assistent

1. Åbn Assistenter, klik på assistenten, og gå til fanen Adfærd.
2. I kortet Åbningstider skal du slå Brug åbningstider til. Med den slået fra opfører assistenten sig ens døgnet rundt.
3. Indstil Åbner og Lukker.
4. Under Dage skal du vælge de dage, du har åbent. Mandag til fredag er valgt som standard.
5. Vælg, hvad der skal ske under Uden for åbningstid.
6. Klik på Gem ændringer.

Assistenten bruger ét åbningstidspunkt og ét lukketidspunkt for alle valgte dage. En dag, der ikke er valgt, tæller som lukket hele dagen.

Uden for åbningstid: to muligheder

Assistenten svarer stadig (med efter-lukketid-beskeden)

Opkald besvares af assistenten som normalt. Den kan stadig besvare spørgsmål, tage imod beskeder og booke aftaler til, når du har åbent, ud fra dine åbningstider fra siden Virksomhed.

Afspil en hilsen, og optag en voicemail

Assistenten svarer ikke. Den opkaldende hører din Voicemail-velkomst og kan lægge en besked efter tonen. Hvis du lader hilsenen stå tom, hører opkaldende: "Tak for opkaldet til [din virksomhed]. Vi har lukket lige nu. Læg venligst dit navn, nummer og en kort besked efter tonen, så ringer vi tilbage."

En voicemail kan være op til 3 minutter lang. Den kan blive kortere, når dit workspace har lidt tilbage af minutter og kredit. Hver voicemail havner i Indbakken med optagelsen og en transskription, så dit team kan lytte og ringe tilbage. Teammedlemmer, der har Nye voicemails slået til under Indstillinger → Notifikationer, bliver notificeret.

Efter-lukketid-beskeden

Når du bruger åbningstider, kan du skrive en Efter-lukketid-besked på op til 500 tegn, for eksempel: "Tak for opkaldet. Vi har lukket lige nu, men jeg kan tage imod en besked eller booke dig ind til i morgen."

Beskeden bruges af din website-widget. Når taleopkald i widgeten er lukket, ser besøgende denne besked under en knap Lukket lige nu. Hvis du lader den stå tom, ser de "Vi har lukket lige nu. Prøv venligst igen i åbningstiden."

Bemærk: På telefonopkald henter assistenten sine åbningstider fra Virksomhed → Åbningstider & booking. For at forme, hvad den siger om at have lukket på opkald, skal du tilføje en linje til dine instruktioner, for eksempel: "Når vi har lukket, skal du sige det og derefter tilbyde at tage imod en besked eller booke en tid til, når vi har åbent."

Website-widgeten uden for åbningstid

Taleopkald i widgeten følger assistentens åbningstider:

Taleopkald i widgeten er også lukket, når assistentens status ikke er Aktiv. Widget-chatten påvirkes ikke af åbningstider. Se Website-widget.

Ofte stillede spørgsmål

Assistenten siger, vi har lukket, når vi har åbent. Tjek workspacets tidszone under Indstillinger → Workspace, derefter åbningstiderne og lukkedagene under Virksomhed → Åbningstider & booking, og til sidst assistentens egne åbningstider på fanen Adfærd.

Kan jeg lukke til frokost? På siden Virksomhed, ja: tilføj et andet interval med + Tilføj tider. Assistentens egne åbningstider har ét åbningstidspunkt og ét lukketidspunkt pr. dag.