Skriv gode instruktioner

Instruktioner fortæller din assistent, hvordan den skal opføre sig: dens tone, dens regler og hvad den skal gøre i situationer, der opstår under dine opkald. Fakta om din virksomhed hører hjemme et andet sted, i din virksomhedsprofil og videnbase. At holde de to adskilt gør assistenten hurtigere, mere præcis og lettere at opdatere.

Hvor instruktioner findes

Åbn Assistenter, vælg en assistent, og gå til fanen Adfærd. Den har tre dele, der former, hvordan assistenten taler:

De samme instruktioner bruges på telefonopkald, WhatsApp, tekstbeskeder og website-chatten. Under opkald tales svarene højt. I chats skrives de som normal tekst.

Tip: Redigeringen siger det ligeud: "Korte prompts svarer hurtigere." Hvert ord i dine instruktioner læses før hvert svar. En fokuseret side med instruktioner slår en lang en.

Få et første udkast

Du behøver ikke starte fra en tom boks.

• Skabeloner. Under boksen Instruktioner udfylder Venlig receptionist, Striks & effektiv og Salgskvalificering hver et kort udgangspunkt.
• Generer ud fra virksomhedsprofil. Vælg en tone (Venlig & professionel, Varm & rolig, Livlig & energisk, Formel & kortfattet eller Afslappet & legende), og klik derefter på Generer ud fra virksomhedsprofil. Udkastet bruger dine virksomhedsdetaljer og de evner, du har slået til. Læs det, ret det, der er forkert, og klik på Gem ændringer.

En ny assistent starter med fornuftige standardinstruktioner: hold svar til én eller to sætninger, stil ét spørgsmål ad gangen, tilbyd at tage imod en besked, når du er i tvivl, og gentag navne, numre og datoer tilbage.

Hvad du skal skrive i dine instruktioner

Gode instruktioner besvarer fire spørgsmål.

1. Hvem er assistenten? Rollen og tonen. "Du besvarer telefonen for en travl familietandlægeklinik. Vær varm og rolig."
2. Hvad skal den altid gøre? "Spørg, om den opkaldende er en ny eller eksisterende patient, før du booker."
3. Hvad må den aldrig gøre? "Giv aldrig medicinsk rådgivning. Lov aldrig en aftale samme dag."
4. Hvad skal den gøre, når den er i tvivl? "Hvis du ikke kan svare, tilbyd at tage imod en besked til receptionen."

Skriv hver regel som én almindelig sætning. Brug de ord, du ville bruge til at briefe en ny receptionist deres første morgen.

Gode og dårlige eksempler

For vagt

Vær hjælpsom og professionel, og besvar spørgsmål om vores virksomhed.

Assistenten gør allerede dette. Det tilføjer intet.

Bedre

Når en opkaldende spørger om tandpine eller hævelse, skal du behandle det som hastende: spørg om deres navn og en kort beskrivelse, og tag imod en besked markeret som hastende.

Dette er konkret. Det navngiver situationen og den præcise handling.

Fakta det forkerte sted

Vores rengøring koster 95 kr., undersøgelser er 120 kr., blegning er 350 kr., vi har åbent mandag til fredag 8-18 og lørdag 9-13, parkering er bag bygningen...

Priser og åbningstider ændrer sig. Når de står i instruktionerne, skal du huske at opdatere dem der også. Sæt ydelser og priser under Virksomhed → Ydelser, åbningstider under Virksomhed → Åbningstider & booking, og længere materiale i videnbasen. Se Byg din assistents videnbase.

Bedre

Oplys kun priser, der findes i virksomhedsoplysningerne. Hvis en behandling ikke er anført, skal du sige, at teamet bekræfter prisen, og tilbyde at tage imod en besked.

Modstridende regler

Hold opkald korte. Forklar altid alle vores ydelser i detaljer.

Når to regler trækker i modsatte retninger, må assistenten gætte. Beslut, hvad der betyder mest, og skriv kun det.

Formatering til en skærm

Brug punktopstillinger og fed tekst for tydelighed.

Svar under opkald tales, så formatering kan ikke høres. Skriv instruktioner om, hvad der skal siges, ikke hvordan det skal se ud.

Hvad assistenten allerede gør

Nogle regler er indbyggede, så du behøver ikke gentage dem:

• Den svarer kun ud fra det, du har givet den: dine instruktioner, virksomhedsoplysninger, videnbase, menukort eller værelser, og hvad dens værktøjer returnerer. Den svarer ikke ud fra almen viden eller finder på priser, tider, navne eller betingelser.
• Den afviser høfligt spørgsmål, der ikke handler om din virksomhed.
• Den siger aldrig, at den har booket, sendt eller gemt noget, medmindre det faktisk skete under opkaldet.
• Under opkald siger den priser, tider og telefonnumre, som folk siger dem højt.
• Den fortæller opkaldende, at den er en AI-assistent, hvis de spørger. Med Hold rollen slået til under Opkaldsindstillinger taler den som sin persona og bringer aldrig selv det at være AI på bane, men den svarer stadig ærligt, hvis en opkaldende oprigtigt spørger, om de taler med en rigtig person.

Test, og forbedr derefter

1. Klik på Gem ændringer.
2. Åbn fanen Playground, og skriv det, en rigtig opkaldende ville sige. Bookinger og beskeder simuleres kun der.
3. Brug Ring i browseren eller Ring til mig for at teste for at høre assistenten tale. Testopkald er begrænset til 3 minutter og bruger din plans minutter ligesom ethvert andet opkald.
4. Læs et par rigtige opkald under Opkald, og ændr én ting ad gangen.

Når rigtige opkald begynder at komme ind, gennemgås assistentens opkald, og foreslåede ændringer til dens instruktioner vises på fanen Adfærd. Se Opkaldscoach og videnhuller.

Ofte stillede spørgsmål

Mine ændringer ser ikke ud til at gælde. Klik på Gem ændringer. Gemte instruktioner gælder fra det næste opkald. Et opkald allerede i gang beholder den version, det startede med.

Playground siger, der ingen beskeder er tilbage. Playground-beskeder er begrænsede: et fast antal pr. faktureringsmåned på en betalt plan, og et par i alt uden en plan. Brug et testopkald i stedet, eller vent til den næste faktureringsmåned.

"Testopkald kræver en plan eller kredit" vises i stedet for testknapperne. Ring til mig for at teste er tilgængelig på en betalt plan. Ring i browseren er en del af planerne Team og Scale og kræver en plan eller kredit.

Skal jeg anføre hvert spørgsmål, opkaldende kan stille? Nej. Sæt spørgsmål og svar under Virksomhed → FAQ, eller i videnbasen. Hold instruktionerne til adfærd.