Beskeder, tilbagekald og hasteopkald

Nogle opkaldende har brug for en person. Din assistent stiller ikke opkald om til dit team. Den tager imod en besked eller en anmodning om tilbagekald med alt, dit team har brug for til at følge op, og markerer dem, der haster. Denne artikel forklarer, hvordan det fungerer, og hvordan du sikrer, at intet bliver overset.

Slå den til

1. Åbn Assistenter, klik på assistenten, og gå til fanen Evner.
2. Slå Tag imod en besked til.
3. Klik på Gem ændringer.

Tag imod en besked er slået til som standard for nye assistenter. Det virker på telefonopkald og i chats på WhatsApp, tekstbeskeder og website-chatten.

Hvad assistenten gør

Når assistenten ikke kan hjælpe, eller nogen er utilgængelig, tilbyder den én af to ting:

Før den gemmer noget, gør assistenten følgende:

• spørger om den opkaldendes navn. Den gemmer aldrig en besked uden ét.
• bruger nummeret, den opkaldende ringer fra, og spørger kun om et andet nummer, hvis de ønsker at blive kontaktet et andet sted.
• spørger kun om en e-mailadresse, hvis dine instruktioner siger det, og staver den tilbage.
• bekræfter detaljerne tilbage til den opkaldende.

Den fortæller aldrig en opkaldende, at nogen vender tilbage til dem, før beskeden eller anmodningen om tilbagekald rent faktisk er gemt.

Tip: For at indsamle mere skal du sige det i dine instruktioner, for eksempel: "Før du tager en besked, skal du også spørge om den opkaldendes adresse, og om de er en eksisterende kunde." Se Skriv gode instruktioner.

Hasteopkald

Når en opkaldendes besked haster, markerer assistenten den som hastende. Den havner i Indbakken som Høj prioritet, sorteret øverst og vist med en rød prik.

Fortæl assistenten, hvad der tæller som hastende for din virksomhed, for eksempel:

Behandl et sprængt rør, en gaslugt eller manglende varme som hastende. Tag den opkaldendes adresse, og markér beskeden som hastende.

Du kan selv ændre prioriteten når som helst med Markér som høj eller Normal prioritet.

Hvor beskeder går hen

Hver besked, anmodning om tilbagekald og voicemail havner i Indbakken, med et link til opkaldets transskription og de detaljer, assistenten indsamlede. Derfra kan dit team:

• tildele den til en person. Tildeling flytter den til I gang, og den tildelte person notificeres.
• ringe personen op igen med linket Ring, eller svare via sms eller WhatsApp, når tilgængeligt.
• tilføje noter.
• markere den som Færdig, eller genåbne den.

Brug filtrene Åben, Mine, Færdig og Alle til at arbejde dig gennem listen, og Eksportér CSV til at downloade den. Se Indbakke.

Hvordan dit team notificeres

Voicemails har deres egen notifikation, Nye voicemails. Se Notifikationer.

Når en opkaldende beder om et tilbagekald og har opgivet en e-mailadresse, modtager de også en e-mail, der bekræfter, at dit team ringer dem op.

Overtag et live-opkald

Din assistent stiller ikke opkald om, men et teammedlem kan træde ind, mens et opkald er i gang.

1. Tilføj dit telefonnummer under Indstillinger → Profil, før du får brug for det.
2. Åbn Opkald, og klik på det live opkald.
3. Klik på Overtag, og bekræft.

Din telefon ringer. Når du tager den, stopper assistenten, og den opkaldende hører dig. Opkaldets resultat sættes til Overført. Kun én overtagelse er mulig pr. opkald, og dit workspace skal have nok minutter eller kredit til begge led af opkaldet.

Testopkald

Beskeder og anmodninger om tilbagekald fra Playground simuleres og når ikke Indbakken. På et testopkald vises beskeder, assistenten gemmer, faktisk i Indbakken, så du kan se præcis, hvad dit team vil modtage.

Fejlfinding

Beskeder når ikke Indbakken. Tjek, at Tag imod en besked er slået til og gemt for den assistent. Uden den kan assistenten kun sige, at teamet vender tilbage til den opkaldende; den kan ikke gemme noget.

Jeg får ikke e-mails om nye beskeder. Åbn Indstillinger → Notifikationer, og slå Opkald der kræver opmærksomhed til. Hvert teammedlem indstiller dette for sig selv.

"Tilføj dit telefonnummer under Indstillinger → Profil først." Overtagelse ringer din egen telefon, så den kræver dit nummer. Tilføj det under Indstillinger → Profil, og prøv igen.

"Dette opkald er ikke længere live." eller "Dette opkald er allerede blevet overført." Opkaldet sluttede, eller nogen har allerede overtaget det. Åbn opkaldssiden for at se transskriptionen, og brug Ring tilbage, hvis du har brug for at nå den opkaldende.