Indbakken: beskeder, tilbagekald og samtaler

Indbakken er dit teams to-do-liste for alt det, assistenterne ikke kunne afslutte på egen hånd: beskeder til en person, anmodninger om tilbagekald, voicemails og leads fra opkald, samt sms-, WhatsApp-, Instagram-, Messenger- og website-chatsamtaler. Hvert element har en status, en prioritet og en ejer, så intet går tabt, og to personer ikke ringer den samme kunde op igen.

Hvad der havner i Indbakken

Elementer fra opkald oprettes, når opkaldet slutter, med opkaldsopsummeringen som teksten. Assistenten kan også oprette en besked, et tilbagekald eller et lead under opkaldet, med en prioritet og en frist. Et element oprettet, når et opkald slutter, markeres som høj prioritet, når den opkaldende virkede oprevet.

Samtaler: ét element pr. henvendelse

Sms'er, WhatsApp-beskeder og chats grupperes. Mens en persons henvendelse stadig er åben, og de skrev inden for de sidste 24 timer, fortsætter hver ny besked det samme element og flytter det til toppen af listen. Når elementet er Færdig, eller efter en dag uden beskeder, starter deres næste besked et nyt element.

Cirka ti minutter efter den sidste besked skriver Ringhum et kort resumé af samtalen. Det vises øverst i elementet med en af disse mærkater:

Resuméet viser også de detaljer, personen gav, som deres navn, e-mail, telefon eller foretrukne tidspunkt. Klik på Vis samtalen for at læse selve beskederne.

Arbejd dig gennem listen

Åbn Indbakke i sidebjælken. Tællerne øverst viser Åben, I gang og Høj prioritet-elementer. Elementer med høj prioritet står altid øverst, derefter de nyeste.

• Åben viser alt, der ikke er færdigt endnu. Mine viser dine egne elementer, der ikke er færdige. Færdig og Alle viser resten.
• Filtrer efter type med Alle typer, og efter person med Alle eller Ikke tildelt.
• Søg kigger i titler og tekst.
• Eksportér CSV downloader de elementer, der matcher det aktuelle status- og typefilter.

Listen opdaterer sig selv hvert minut.

Tildel, prioritér og luk

Klik på et element for at åbne det til højre. Du kan derefter:

1. Tildele det: vælg et teammedlem i rullemenuen Ikke tildelt. De får en notifikation og en e-mail. Et åbent element flyttes til I gang.
2. Ændre prioriteten: klik på Markér som høj, eller Normal prioritet for at sænke den igen.
3. Ring tilbage: klik på Ring efterfulgt af nummeret for at taste det på din telefon. For opkaldselementer viser Åbn transskription hele opkaldet.
4. Tilføje en note: skriv i Tilføj en note…, og klik på Tilføj. Noter er kun synlige for dit team.
5. Afslutte: klik på Færdig. For at bringe det tilbage, klik på Genåbn. Du kan også klikke på fluebenet (Markér som udført) ved siden af et element i listen.

Ejere, admins og medlemmer kan administrere elementer. Betragtere kan læse Indbakken, men kan ikke ændre eller besvare noget.

Svar på sms'er, WhatsApp og chats

Samtaleelementer har en Svar-boks. Svaret sendes ud på den kanal, personen brugte.

1. Åbn elementet, og skriv i svarboksen.
2. Klik på Send SMS, Send via WhatsApp eller Send.

Elementet flyttes til I gang. For at se personens fulde historik skal du klikke på Åbn hele samtalen, som åbner Beskeder.

Ting at vide:

• WhatsApp tillader kun fritekstsvar inden for 24 timer efter personens seneste besked. Derefter skal de skrive til dig først. Se WhatsApp.
• Tekstbeskeder kan sendes på planerne Solo, Team og Scale. På Starter kan du modtage sms'er, men ikke svare med sms. Se Tekstbeskeder.
• Website-chat-svar vises i chatten på din hjemmeside.
• Hvis assistenten har svaret den samme person mange gange inden for den sidste time, sætter den sig på pause for at undgå en svarløkke. Elementet sættes til høj prioritet og viser en meddelelse. Svar selv; assistenten svarer igen efter timen.

Fejlfinding

"Svar ikke sendt: …" Beskeden fortæller hvorfor. Almindelige årsager: afsendelse af sms er ikke inkluderet i din plan, personen svarede STOP, intet nummer har sms slået til, der er ingen kredit tilbage til beskeder ud over planen, eller website-chatten findes ikke længere.

"Denne besked har intet telefonnummer at svare til." Ringhum ved ikke, hvor svaret skal sendes hen. Kontakt personen på en anden måde.

En samtale er markeret Færdig, men kunden har stadig brug for hjælp. Klik på Genåbn. Hvis de skriver igen, startes et nyt element.

Jeg slettede en voicemail ved en fejl. At slette et element kan ikke fortrydes. For en voicemail slettes optagelsen også, inklusive fra opkaldet.

Tip: Send indbakke-elementer til Slack, Microsoft Teams, en helpdesk eller et opgaveværktøj, så dit team ser dem der, hvor de allerede arbejder. Se Vælg, hvad der sendes.