WhatsApp-beskeder og -opkald

Du kan tilslutte et telefonnummer til WhatsApp Business. Din assistent besvarer derefter WhatsApp-beskeder og WhatsApp-opkald til det nummer med den samme viden, de samme evner og instruktioner, som den bruger i telefonen. Alle WhatsApp-samtaler havner også i din indbakke, så dit team kan tage over når som helst. WhatsApp er inkluderet i alle planer.

Før du starter

• Nummeret skal være aktivt og købt hos Ringhum. Et nummer, der stadig venter på dokumenter, kan endnu ikke tilsluttes.
• Nummeret må ikke allerede være registreret på WhatsApp eller WhatsApp Business.
• Tildel en assistent til nummeret. Uden en assistent kommer beskederne stadig ind, men ingen besvarer dem automatisk.
• Kun arbejdsområdets Ejer og Admins kan slå WhatsApp til eller fra.

Slå WhatsApp til for et nummer

1. Åbn Telefonnumre.
2. Find nummeret, og klik på Aktivér WhatsApp i kolonnen WhatsApp.
3. Indtast et Visningsnavn. Folk ser dette navn, når de skriver til eller ringer til dig på WhatsApp, så brug dit firmanavn, som kunderne kender det.
4. Tilføj eventuelt en Note til os, for eksempel hvis nummeret tidligere har været på WhatsApp.
5. Klik på Anmod om WhatsApp.

Opsætningen sker automatisk og tager som regel nogle få minutter. WhatsApp sender en bekræftelseskode til nummeret, vi indtaster den for dig og slår WhatsApp til, hvorefter Meta gennemgår visningsnavnet. Mens dette sker, viser nummeret Bliver sat op og fortsætter med at modtage almindelige opkald og sms'er. Når det er klar, skifter status til Aktiv, og dit team får en notifikation.

Bemærk: Hvis status viser Kunne ikke sættes op, vises årsagen nedenunder. Ret den, og klik på Prøv igen.

Rediger din WhatsApp-profil

Når nummeret er aktivt, kan du klikke på Rediger profil ved siden af det. Du kan ændre:

• Profilbillede: et kvadratisk JPEG eller PNG på op til 5 MB.
• Visningsnavn: en ændring bliver gennemgået af Meta, før den vises.
• Kategori, Om (op til 139 tegn), Beskrivelse, E-mail, Hjemmeside og Adresse.

Når du gemmer siden Virksomhed, bliver dens om-tekst, beskrivelse, e-mail, hjemmeside og adresse også kopieret til din WhatsApp-profil. Visningsnavnet rører vi ikke ved.

AI-svar på WhatsApp-beskeder

AI-svar er som standard slået til for et WhatsApp-nummer. Assistenten besvarer spørgsmål fra din videnbase og kan booke aftaler, tage imod ordrer og reservationer og notere beskeder til dit team, afhængigt af dens evner. Den læser også talebeskeder, billeder og dokumenter, som folk sender.

For at slå assistenten fra for ét nummer skal du klikke på AI-svar til i kolonnen WhatsApp. Den skifter til AI-svar fra, og beskeder går herefter kun til din indbakke og til Beskeder, så dit team kan besvare dem.

Når assistenten svarer, får dit team en opsummering af samtalen, når den går i ro, i stedet for en notifikation for hver enkelt besked. Når AI-svar er slået fra, giver hver indkommende besked en notifikation.

Bemærk: Assistenten svarer højst 30 gange i timen til én person. Hvis en samtale når denne grænse, sætter assistenten samtalen på pause for den person, og samtalen markeres som høj prioritet i indbakken, så nogen i dit team kan tage over.

24-timers-reglen

WhatsApp tillader kun en virksomhed at sende en fritekstbesked inden for 24 timer efter personens seneste besked. Dette gælder både for assistenten og for dit team.

• Svar fra Beskeder eller fra indbakken, mens vinduet er åbent.
• Efter 24 timers stilhed skal personen skrive til dig først. Beskeder viser en meddelelse i stedet for svarfeltet.
• Det er endnu ikke muligt at starte en ny WhatsApp-samtale med en skabelonbesked.

Når du sender en besked fra en kontaktperson, sendes den via WhatsApp, mens personens 24-timers-vindue er åbent, og ellers som en sms (hvis sms er aktiveret på et af dine numre).

WhatsApp-opkald

Når WhatsApp-opkald er slået til, viser nummeret opkald ved siden af status Aktiv. Folk kan derefter ringe til dit nummer fra WhatsApp, og assistenten svarer ligesom ved et almindeligt telefonopkald. Opkaldet vises under Opkald med et WhatsApp-mærke samt den fulde transskription og opsummering.

Opkald slås til under opsætningen. Hvis WhatsApp endnu ikke tillader opkald på nummeret, får du besked om, at beskeder er i gang, og at opkald følger senere. Vi bliver ved med at tjekke og slår det til, så snart WhatsApp tillader det.

Ring til en kunde på WhatsApp

Din assistent kan også ringe til en kunde på WhatsApp, men WhatsApp kræver først personens tilladelse.

1. Åbn Kontakter, og vælg personen.
2. I kortet WhatsApp skal du klikke på Bed om tilladelse til at ringe. Personen modtager en WhatsApp-besked med en knap Tillad.
3. Når personen accepterer, viser kortet Opkald tilladt, enten permanent eller indtil en dato. Hvis personen ikke valgte en periode, gælder tilladelsen i 7 dage.
4. Klik på Ring på WhatsApp. Assistenten valgt ved siden af Ring nu foretager opkaldet.

Selve anmodningen om tilladelse er en fritekstbesked, så den kan kun sendes inden for 24 timer efter personens seneste WhatsApp-besked.

Vigtigt: WhatsApp tillader ikke virksomheder at starte opkald til numre i USA, Canada, Egypten, Vietnam eller Nigeria. Personer i disse lande kan stadig ringe til dig på WhatsApp.

Priser

WhatsApp bruger de samme planminutter som dine telefonopkald.

En besked, der ikke kan sendes, bliver refunderet. Længere AI-samtaler kan bruge lidt mere; se Samtaler og AI-forbrug.

Fejlfinding

Kolonnen WhatsApp viser en bindestreg. Nummeret bliver stadig aktiveret, eller det er ikke købt hos Ringhum. Kun numre købt her kan tilsluttes.

"WhatsApp tillader kun et fritekstsvar inden for 24 timer efter personens seneste besked." Vinduet er lukket. Vent på, at personen skriver til dig igen.

"Denne person har endnu ikke tilladt WhatsApp-opkald." Send en anmodning om tilladelse fra kontaktpersonens side, og vent på, at personen trykker på Tillad.

"Du skal bruge et nummer med WhatsApp-opkald slået til." WhatsApp-opkald er ikke aktivt på nogen af dine numre endnu. Tjek kolonnen WhatsApp under Telefonnumre.

Hvordan slår jeg WhatsApp fra? Klik på Slå fra i kolonnen WhatsApp. Folk kan ikke længere skrive til eller ringe til nummeret på WhatsApp. Du kan anmode om det igen senere.