Sådan beregnes ledighed

Når en opkaldende beder om en aftale, eller en kunde åbner din bookingside, beregner Ringhum de ledige tidspunkter med det samme. Din assistent og bookingsiden bruger den samme beregning, så de er aldrig uenige. Denne artikel forklarer hver regel, hvor du indstiller den, og hvordan de kombineres.

Alle tidspunkter bruger dit workspaces tidszone, som du indstiller under Indstillinger → Workspace → Workspacets tidszone.

Hvor indstillingerne findes

De fleste regler findes under Virksomhed → Åbningstider & booking. Klik på Gem åbningstider & regler efter en ændring.

Reglerne trin for trin

For hver dag anvender Ringhum disse tjek i rækkefølge:

1. Lukkedage. Hvis datoen er anført under Helligdage & lukkedage, er hele dagen lukket.
2. Åbningstider. Dagens tidsintervaller er de eneste tidspunkter, der kan bookes. En dag uden interval er lukket. Tilføj et andet interval for en frokostpause, for eksempel 9:00 til 12:00 og 13:00 til 17:00.
3. Samme dag. Hvis Tillad bookinger samme dag er slået fra, tilbyder i dag ingen tidspunkter.
4. Bookinghorisont. Dage længere frem end Kan bookes op til (dage frem) tilbyder ingen tidspunkter.
5. Minimumsvarsel. Tidspunkter, der starter tidligere end Minimumsvarsel (timer) fra nu, udelades.
6. Kandidattidspunkter. Starttidspunkter lægges ud fra begyndelsen af hvert interval, med Slotlængde imellem. Et starttidspunkt beholdes kun, hvis hele aftalen, ud fra ydelsens Varighed, slutter inden intervallets afslutning.
7. Eksisterende aftaler. Planlagte og bekræftede aftaler blokerer deres tidspunkt, udvidet med Buffer imellem (min.) på begge sider. Annullerede, gennemførte og udeblevne aftaler blokerer ikke noget.
8. Tilsluttede kalendere. Optaget-tider fra kalendere, du har tilsluttet under Integrationer, blokerer også tid. Se Kalendere og optaget-tider.

Det, der er tilbage, tilbydes. Under et opkald tilbyder assistenten et par af disse tidspunkter ad gangen. På bookingsiden ser kunder alle tidspunkter for den dag, de vælger.

Bemærk: Slotlængde og varighed er to forskellige ting. Slotlængde er afstanden mellem mulige starttidspunkter. Varighed er, hvor lang tid aftalen varer. En 45-minutters ydelse med en 30-minutters slotlængde kan starte kl. 9:00, 9:30, 10:00 og så videre.

Medarbejdere

Når en kunde beder om en bestemt person:

• Kun den persons egne aftaler blokerer deres tidspunkter. Aftaler for andre personer gør ikke.
• Optaget-tider fra tilsluttede kalendere blokerer stadig for alle, fordi de gælder for hele workspacet.
• Hvis personen har sine egne arbejdstider, erstatter de dine åbningstider for deres bookinger. Arbejdstider pr. person kan i øjeblikket kun indstilles via API'et. Uden dem gælder dine åbningstider.

Når kunden ikke vælger nogen bestemt (Alle tilgængelige på bookingsiden), blokerer enhver aktiv aftale i workspacet tidspunktet, uanset hvem den er med.

Vigtigt: Med Alle tilgængelige kan din virksomhed kun holde én aftale ad gangen. Hvis flere personer tager imod aftaler parallelt, skal du bede kunder om at vælge en person og sikre dig, at hver person er anført i Virksomhed → Teamoversigt.

Et gennemregnet eksempel

Antag, at du har følgende indstillinger:

• Åbningstider tirsdag: 9:00 til 12:00 og 13:00 til 17:00
• Slotlængde: 30 min
• Buffer imellem (min.): 15
• Minimumsvarsel (timer): 2
• Ydelsen varer 45 minutter
• Én aftale er allerede booket fra 10:00 til 10:45

Den eksisterende aftale blokerer fra 9:45 til 11:00, når den 15-minutters buffer lægges til på begge sider. For en 45-minutters aftale tilbyder tirsdag:

Hvis en kunde spørger kl. 8:30 den tirsdag, fjerner de 2 timers minimumsvarsel også kl. 9:00, fordi det starter før kl. 10:30.

Bookinger, der springer reglerne over

• Aftaler, du tilføjer manuelt. Aftaler → Ny aftale booker det tidspunkt, du indtaster, uden at tjekke ledighed, så du kan overbooke med vilje. Kunden får stadig en bekræftelse.
• Flytning af en aftale. Omlæg på en aftale tjekker, at det nye tidspunkt er ledigt og inden for åbningstiderne. Hvis ikke, ser du "Det tidspunkt er ikke ledigt."

Fejlfinding

Assistenten siger, der ingen ledige tidspunkter er, men kalenderen ser tom ud. Tjek i denne rækkefølge: dagen står ikke under Helligdage & lukkedage, dagen har åbningstider, datoen er inden for Kan bookes op til (dage frem), og tidspunktet er efter Minimumsvarsel (timer). Tjek derefter dine tilsluttede kalendere for optagede begivenheder den dag.

En lukkedag, jeg indstillede sidste år, lukker ikke dagen i år. En lukkedag gælder for én præcis dato. Tilføj årlige helligdage igen for hvert år.

En lang ydelse viser aldrig noget tidspunkt. Hele ydelsen skal passe inden for ét åbningsinterval. En 120-minutters ydelse kan ikke bookes i et interval fra 9:00 til 10:30, og den kører ikke hen over en frokostpause.

To kunder blev booket på samme tidspunkt. Dette sker, når den ene booking har en medarbejder, og den anden ikke har, eller når nogen blev tilføjet manuelt under Aftaler. Se afsnittet om medarbejdere ovenfor.