Bekræftelser, påmindelser og ændringer

Enhver aftale i Ringhum sender beskeder automatisk. Det er lige meget, om assistenten bookede den under et opkald eller i en chat, om en kunde bookede den på din bookingside, eller om du selv tilføjede den. Kunden får en bekræftelse med det samme og en påmindelse dagen før. De får besked, når aftalen flyttes eller annulleres. Dit team holdes også informeret.

Sådan når beskederne kunden

Hver kundebesked kan sendes på to måder:

• Via e-mail, når aftalen har kundens e-mailadresse. Bekræftelses-, omlægnings- og påmindelsesmails indeholder en kalenderfil (appointment.ics), der tilføjer aftalen til kundens kalender med ét tryk.
• Via sms, når dit workspace kan sende sms til kunden. Hvis kunden har skrevet til dit WhatsApp-nummer inden for de sidste 24 timer, sendes beskeden på WhatsApp. Ellers sendes den som sms fra et nummer, der er godkendt til sms.

Når begge er mulige, får kunden begge dele. Når ingen af delene er mulige, sendes ingen besked, og aftalen er stadig booket.

Afsendelse af sms er inkluderet i planerne Solo, Team og Scale og kræver et nummer godkendt til sms. Se Tekstbeskeder (SMS). På Starter-planen får kunder e-mails samt WhatsApp-beskeder, hvis de for nylig har skrevet til dig der.

Tip: Bed om en e-mailadresse. Assistenten spørger efter den, når den booker, og staver den tilbage, og bekræftelsesmailen er den eneste besked, der indeholder kalenderfilen.

Hvad kunden modtager

Bekræftelses-, omlægnings- og påmindelsesbeskeder beder kunden om at svare eller ringe til dig for at lave en ændring. E-mails viser Hvad, Hvornår (med tidszonen), Med (medarbejderen, hvis der er en) og Hvor. Hvor er adressen på aftalens sted eller din virksomhedsadresse fra Virksomhed → Profil. Hvis du har et offentligt telefonnummer på din profil, beder mailen kunden om at ringe til det for ændringer. Hvis din bookingside er slået til, har mailen også en knap Book et andet tidspunkt.

E-mails bærer dit firmanavn. På planer med e-mail-branding bærer de også dit logo, dine farver og din ordlyd. Se E-mail-branding.

Påmindelser

Påmindelser sendes automatisk ud cirka 24 timer før starttidspunktet. Der er intet at slå til. Ringhum tjekker hvert 30. minut for aftaler, der starter mellem 23 og 25 timer fra nu.

• Hver aftale får én påmindelse.
• Flytning af en aftale nulstiller dens påmindelse, så kunden bliver mindet om det nye tidspunkt.
• Kun planlagte og bekræftede aftaler får en påmindelse. Annullerede aftaler gør ikke.
• En aftale booket mindre end cirka 23 timer frem får ingen påmindelse, fordi dens påmindelsestidspunkt allerede er passeret. Bekræftelsen dækker den.

Aftalens detaljer under Aftaler viser Underrettet med tidspunktet for bekræftelsen og "påmindelse sendt", når påmindelsen er sendt ud.

Ændring og annullering

Fra dashboardet. Åbn aftalen under Aftaler:

1. For at flytte den skal du vælge en ny dato og et nyt klokkeslæt under Omlæg og klikke på Flyt. Du kan også klikke på et af de foreslåede ledige tidspunkter. Kunden får en "omlagt"-besked.
2. For at annullere den skal du klikke på Annuller og bekræfte. Kunden får en annulleringsbesked.
3. Markér som bekræftet, Gennemført og Udeblevet ændrer kun status. De sender ikke noget til kunden.

Bemærk: Når du annullerer fra dashboardet, er årsagen, der sendes til kunden, "Annulleret af" efterfulgt af dit navn.

Af kunden. Kunder ændrer bookinger ved at ringe eller skrive til dig. Når Book aftaler er slået til for assistenten, kan den finde den opkaldendes kommende aftaler ud fra det telefonnummer, personen ringer eller skriver fra, og flytte eller annullere dem. De samme beskeder sendes, som når du selv gør det.

Hvad dit team modtager

Ethvert medlem, der har Aftaler slået til under Indstillinger → Notifikationer, får en e-mail og en notifikation i appen, når en aftale bookes, omlægges eller annulleres. Notifikationen linker til aftalen.

De samme begivenheder sendes også:

• til dine webhooks som appointment.booked, appointment.rescheduled og appointment.cancelled,
• til tilsluttede apps, der modtager aftalebegivenheder,
• til tilsluttede kalendere, der accepterer bookinger, som f.eks. Google Calendar.

For at se alle aftaler i din egen kalenderapp skal du bruge Aftaler → Kalenderfeed og abonnere på linket fra Google, Apple eller Outlook. Hver aftale har også et link Download .ics.

Ofte stillede spørgsmål

Kunden fik ikke en sms. Tjek, at aftalen har et telefonnummer, og at dit workspace har et nummer godkendt til sms, eller at kunden skrev til dig på WhatsApp inden for de sidste 24 timer. En kunde, der har svaret STOP, får ikke længere sms'er.

Kunden fik ikke en e-mail. Aftalen skal have en e-mailadresse. Du kan se den i aftaledetaljerne. Bed kunden om at tjekke sin spammappe.

Kan jeg slå påmindelser fra eller ændre, hvornår de sendes? Nej. Påmindelser sendes altid ud cirka 24 timer i forvejen, via de samme kanaler som bekræftelsen.

Sender testopkald bekræftelser? Bookinger foretaget under et testopkald følger de samme regler som rigtige, så brug dit eget telefonnummer og din egen e-mail, når du tester.